Din guide för att skapa en multidimensionell mötes- och eventstrategi

Varför du behöver en event- och mötesstrategi och varför du behöver den nu

Under de senaste åren har vi sett hur pandemin förändrade vårt sätt att arbeta. Fysisk närvaro ersattes snabbt med digitala alternativ, som alla anpassade sig till. Detta skapade nya behov och önskemål för medarbetarna, där flexibilitet och möjligheten att arbeta på distans blev en nödvändighet snarare än ett undantag. Medarbetarnas förändrade behov och krav i kombination med andra interna och externa faktorer har påverkat hur företag arrangerar möten och evenemang.

Idag kämpar många företag för att leva upp till de ökande kraven på miljöaspekter, dataintegritet och budgetnedskärningar. Detta samtidigt som man försöker leverera högkvalitativa produkter och tjänster och upprätthålla en hälsosam arbetsmiljö för de anställda.

För att kunna blomstra och utveckla en sund verksamhet i en osäker värld behöver du en eventlösning som är inkluderande, engagerande, justerbar, pålitlig och smidig. En lösning passar inte alla, du behöver en komplett mötes- och eventstrategi som omfattar alla typer av event, skräddarsydd efter deltagarnas behov och i linje med dina affärsmål. En strategi som är multidimensionell och framtidssäker.

Framtiden för möten och event

Världen förändras ständigt, och det kommer den alltid att göra. Att anpassa sig till världens nuvarande tillstånd och göra en plan utifrån den kommer därför inte att vara ett hållbart alternativ. Men den plötsliga omställningen under pandemin och det nuvarande läget har gett oss mycket kunskap om hur vi bör tänka kring att skapa evenemang.

Varför de gamla sätten inte fungerar längre

Efter nästan två år av exklusivt digitala event är marknadsförare ivriga att starta om med fysiska event. Virtuella event är bra för många saker, men fysiska event och möten handlar i mångt och mycket om att vårda kundrelationer. Att göra det kan bygga relationer som leder till högre konverteringsfrekvens och upprätthåller medarbetarnas engagemang. Tre av fem marknadsförare säger att det är avgörande att engagera sig på nytt med fysiska event. Det finns dock flera anledningar till att det inte kommer att vara ett alternativ att gå tillbaka till hur det var innan pandemin. Därför står CMOs nu inför nya utmaningar i sitt sätt att planera och effektivt genomföra engagerande event och möten.

Miljö  

Fysiska event och möten är viktiga för de anställdas engagemang och kundrelationer, men de är också en av de största källorna till utsläpp. Medvetenheten om klimatförändringar har blivit mer omfattande, vilket sätter mer press på företag att minska sina koldioxidavtryck. Studier visar att en övergång från fysiska till virtuella event kan minska energiförbrukningen med 90 % och koldioxidavtrycket med så mycket som 94 %. Med andra ord är det inte hållbart eller socialt acceptabelt för företag att återgå till att organisera fysiska event som de gjorde före pandemin. Mer om detta i denna artikel.

Medarbetares nya förväntningar

Utöver miljöaspekterna av minskat resande, upptäcker de anställda nu att det är valfritt att resa långa sträckor till jobbet, mässor och event. Sedan pandemin visade att det är möjligt att delta på distans har motivationen att resa minskat. Istället för att dagligen pendla till kontoret, frigjordes timmar för såväl mer fritid som effektivare arbetstider för de anställda.

En annan viktig faktor som talar för en mer flexibel arbetsmiljö är den förbättrade tillgängligheten som digitala event ger. Digitala event kan öka demokratiseringen och bidra till att utjämna sociala skillnader i samhället genom att eliminera fysiska avstånd. Detta gör det möjligt för alla att få tillgång till information och delta i diskussioner, även om de inte kan resa till en plats på grund av funktionshinder, tidsbrist eller ekonomiska resurser. Mer om detta i denna artikel.

Finansiella 

Andra hinder när det gäller affärsresor är kostnaderna. När pandemin slog till 2020 sjönk de globala affärsreseutgifterna med totalt 52 %, medan utgifterna för affärsresor i USA rasade med 71 %, eller 94 miljarder dollar. Och resultatet av en nyligen genomförd studie visar att vi bör förvänta oss en 20 % minskning av utgifterna för affärsresor till 2023.

Utöver resekostnaden innebär det ofta många andra utgifter att organisera ett fysiskt event. Det tillkommer kostnader för lokalhyra, catering, personal, hotell och resor. Utöver det kostar det också tid för deltagarna att resa, tid som annars skulle kunna spenderas på jobbet eller med familjen. Det kräver ofta mer ansträngning för deltagarna och är kostsamt för företagen när det gäller arbetseffektivitet. Mer om detta i denna artikel.

Dataintegritet 

GDPR tvingar företag att ta ansvar för hur de hanterar personuppgifter. Dessa behöver inte bara hanteras korrekt och arkiveras i ett säkert system, de behöver också lagras i ett format som är lättillgängligt och hanterbart att hämta insikter från för att följa upp leads. Många företag har hanterat sin data på ett ineffektivt sätt med externa partners som hanterar data. Mer om detta i denna artikel.

En multidimensionell event- och mötesstrategi

För att övervinna dessa utmaningar och planera framgångsrika event krävs att man inte ser varje möte och event som ett enskilt event, utan tar ett helhetsgrepp där alla former av event och möten är en del av en välsmord maskin. Där marknadsavdelningen tillsammans med andra avdelningar tar fram en tydlig och heltäckande strategi som matchar olika event med rätt målsättningar.

Detta börjar med att du tar ett fullständigt grepp om er event- och mötesstrategi. Du måste börja från början och kartlägga hur varje event och möte passar in i er kundresa. När du har fått allt klart kan du börja gruppera olika evenemang och möten för att göra en standardiserad eventmodell för varje grupp. Variabler som dina mål, din målgrupps behov och din budget avgör hur varje typ av möte och event arrangeras.

Några eventdimensioner att överväga

En multidimensionell evenemangsstrategi är en övergripande strategi för dina evenemang och möten. Utvärdera vilka dimensioner som behöver beaktas och väljas utifrån deras relevans för målgruppen

Mål och budget 

Den mest centrala dimensionen är målen och budgeten eftersom de kommer att forma evenemanget. Vill du generera leads? Förmedla ett budskap till din målgrupp? Bestäm tidigt vilken effekt du vill att eventet ska ha.

Digitalt 

Den digitala komponenten består inte bara av den faktiska digitala plattformen, utan också av alternativen direktsändning, förinspelad video och strömmar. Beroende på arrangemangets komplexitet kommer hybridevent, till exempel, att kräva en högre nivå av teknisk förståelse.

Fysiskt

Ett fysiskt event kan antingen vara enbart på plats eller ett evenemang med både på plats och digitala komponenter. Eventet kan antingen vara på en plats eller utgå från flera navplatser.

Var medveten om att alla event, även en videokonferens, kommer att ha något fysiskt inslag. Oavsett vilken form ditt event kommer att ha, måste du ta hänsyn till att upplevelsen för varje deltagare alltid är en live-upplevelse.

Eventets beståndsdelar 

Beståndsdelarna kan vara en agenda med till exempel talare och moderatorer, socialt nätverk, utställning och eventhantering på plats.

Tidsfaktorn

Tidsfaktorn avgör när och hur ofta eventet kommer att inträffa. Det kan vara en engångshändelse, on-demand eller kontinuerliga möten eller event.

Deltagargrupper

Denna komponent består av deltagarna, målgruppen för ditt evenemang och deras mål och förväntningar. Deltagarna kan vara anställda, partners eller utställare, och deras förväntningar kommer att vara avgörande när man beslutar om andra delar av strategin.

Möjligheter för en multidimensionell eventstrategi

En multidimensionell strategi ger dig möjlighet att vara flexibel och justerbar i din eventplanering. Genom att skapa mer frekventa event, mindre i storlek, blir det lättare att skapa event med relevans för målgruppen. Tillsammans med de nya tekniska verktygen kommer att ge en helt ny arena av mötes- och eventmöjligheter som kommer att kunna möta behoven hos dina anställda och deltagare.

Exempel på detta är hybridhubbar och digitala gemenskaper som kopplar samman olika fysiska platser med tekniska medel. Detta möjliggör kontinuerliga möten, med högt engagemang, även om deltagarna är på olika ställen i världen. På så sätt kan du nå nya målgrupper, utan att någon behöver resa långa sträckor.

Fördelarna med en multidimensionell event- och mötesstrategi

• Effektivare användning av din organisations resebudget.
• Flexibelt deltagande i linje med dagens förväntningar.
• Redovisningsbar minskning av din organisations koldioxidavtryck.
• Bättre möteseffektivitet, kontroll och flexibilitet.
• Ökad möjlighet till affärsinriktade möten.
• Bättre marknadsföringsdataanvändning från event och möten.
• Ökad informationsdemokrati och kunskapsspridning.
• Bättre kontroll över personlig datasäkerhet.

Att skapa en multidimensionell eventstrategi

För att skapa en framgångsrik multidimensionell strategi är det fördelaktigt att förlägga eventhanteringen internt. Du kommer även att kunna skräddarsy strategin utifrån din specifika organisations behov. Detta gör att du kan hantera allt på ett ställe och få full kontroll över hela processen.

Till skillnad från att hantera event i projekt, kräver en multidimensionell strategi att du hanterar dina event och möten som en kontinuerlig process. En strategi som är levande och smidig. Vi har sett hur snabbt världen kan förändras. En smidig och multidimensionell strategi är justerbar så att du snabbt kan hitta sätt att kontinuerligt leverera event med högt värde – oavsett hur nuläget ser ut. Det är därför vi kallar det “Framtidssäkert”.

Framgångsfaktorer

För att kunna skapa en framgångsrik strategi är det viktigt att identifiera huvudsakliga framgångsfaktorer inom eventhantering.

• Först och främst, få en överblick över vilken roll olika evenemang och möten har i olika faser av kundresan. Finns det några luckor i vår befintliga strategi? Tänk på alla interna evenemang samt ditt deltagande i externa evenemang.
  
• Koordinera alla dina egna event och möten, interna såväl som att delta i externa event. Försök att hitta sätt att integrera dem med varandra och utveckla synergier.
  
• Att ha ett tydligt Unique Value Proposition (UVP) för varje evenemang. Du bör känna till det interna värdet av att organisera/delta och vad som är det externa värdet för deltagare/partners..
  
• Paketering och standardisering av olika event har visat sig vara effektivt inom eventhantering. Att ta fram färdiga mallar för olika typer av event kommer att göra hela processen med marknadsföring, implementering och uppföljning mycket smidigare.
  
• En välstrukturerad uppföljningsprocess. Ett bra sätt är att skapa en uppföljning utifrån dina mål, automatisera den och konsolidera insamlingen av data.
  
• Och sist men inte minst, fastna inte i det gamla sättet. Våga tänka nytt och testa vad som fungerar!

Övergripande strategi för företagets event

Den övergripande strategin bör så småningom bli en väloljad maskin där varje typ av event består av en smidig process som levererar värde och kundframgång.

För att skapa den övergripande strategin för din organisation är detta faktorer du behöver tänka på:

• Vilka egenskaper har eventet för vår marknadsplan och affärsmodell?
  
• Vilka är de specifika kraven, målen och utmaningarna för olika affärsområden och avdelningar?
  
• Hur passar eventet in i kundresan, och vilka olika event passar in i olika faser?
  
• Vilka olika typer av event och möten ska vi anordna?
  
• Vilka olika typer av externa event ska vi delta i?
  
• Vad är den totala budgeten?
  
• Vilka påvisade fördelar/ROI har vi?

När du har din övergripande strategi på plats har du en tydlig förståelse för vilka typer av event och möten du bör arrangera för olika tillfällen. Därefter kan du göra en strategi för vissa typer av event.

Komponenterna i din eventstrategi

Sammanfattningsvis består varje event och möte av en process; plan, marknadsföring, utförande och uppföljning. Men processen är bara en av komponenterna i en multidimensionell event- och mötesstrategi. Denna holistiska strategi består av totalt fyra huvudkomponenter; strategi, processer, organisation och teknik. Och hur dessa komponenter kommer att formas beror på variablerna, såsom ditt syfte och mål, målgrupper och budget.

Det är därför du måste börja från grunden och bygga din unika eventstrategi utifrån era specifika förutsättningar och mål.

10 steg – Hur du skapar en eventstrategi

För att göra den multidimensionella strategin lätt att förstå, har vi tagit fram den här tiostegslistan för att ge dig verktygen att skapa en framtidssäker event- och mötesstrategi.

1. Sätt upp mål

Det första steget är att definiera vad dina affärsmål är och hur detta event kommer att hjälpa dig att uppnå dessa mål. Sätt övergripande mål för varje område av eventet, det kan vara både kvantitativa och kvalitativa mål. Målen ska vara SMARTA mål (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound, det vill säga specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna).

2. Identifiera behoven hos dina deltagare och/eller partners

Gör research, intervjua och prata med ansvariga för att få en överblick över vilka behov just din målgrupp har. Detta kan gälla flexibilitet, sociala behov och tekniska behov. Bestäm hur eventen passar in i kundresan och vilka typer av event och möten du ska anordna. Här bör du också identifiera de relevanta ramarna för att framgångsrikt genomföra din eventstrategi.

3. Inventera vilken kompetens du har internt

När du vet vilka olika former ditt möte eller event ska ha, stäm av vilka verktyg och vilken kompetens du har internt. Vilken typ av system, människor, verktyg och teknisk kompetens finns? Vilka är era styrkor, svagheter och flaskhalsar? När du har sett över din interna organisation kommer du tydligt att kunna se vilken extern expertis och tekniska resurser du behöver för att komplettera dina interna resurser.

4. Konkretisera vilka tekniska verktyg du behöver – och hitta dem

Identifiera vilka tekniska verktyg du behöver för varje steg av ditt event för att få det att fungera smidigt. Hitta verktygen som hjälper dig att förenkla och effektivisera såväl planering och hantering som uppföljning. Det finns system som tillhandahåller en komplett lösning för alla dina tekniska behov, som du kommer att kunna hantera internt och på så vis ha full kontroll över hela processen.

Du kommer att behöver teknik för olika faser av ett event.

Innan eventet

• Budget 
• Planera innehåll och talare
• Eventhemsida för marknadsföring
• Hantera inbjudningar, registrering, biljetter och betalningar
• Platsplanering

Under eventet  

• Incheckning
• Videoverktyg
• Namnbrickor
• Deltagarapp med eventinfo
• Programbiljetter
• Leadskanning
• Mat- och dryckesbiljetter
• Utställare och produktpresentationer
• Mötesbokning
• Chatt och nätverkande
• Feedback och formulär

Efter eventet

• Uppföljning och utvärdering
• Dela data till försäljnings- och marknadsföringsprocesser.
• Analys för utveckling och förbättring
• Måluppfyllelse och ROI

Teknik baserad på funktioner och områden:

• Virtuell plats
• Allmän eventhantering
• Deltagarhantering
• Innehållshantering
• Videoverktyg
• Fysiskt event
• Utställarhantering
• Möten och leads
• Engagemangsverktyg
• Direkt teknisk support och kundsupport

5. Gör en plan

När alla processer är i gång är det dags att sätta ihop alla delar och göra en plan för hur ditt event ska genomföras. Du bör också planera hur du följer upp ditt event. I din plan måste du matcha varje fas i processen (planering, genomförande och uppföljning) med resursplanering för att säkerställa att du får fullt stöd inom alla områden.

6. GENOMFÖR!

7. Mät engagemang och följ upp

Genom den data du samlar in bör du kunna se engagemangsgraden för dina deltagare. Se över data för att identifiera om du bör följa upp några leads bland dina deltagare.

Lästips: Hur kan jag följa upp mitt event och mäta effekten?

8. Utvärdera resultat

Gå igenom resultaten för att se om eventet levde upp till dina förväntningar och hur väl eventet nådde upp till målen.

9. Förfina planen och gör justeringar

Nu när du vet vad som fungerade bra och vad som inte gjorde det, kan du justera för att uppnå bättre resultat vid ditt nästa event.

10. Sluta aldrig utvecklas

Denna strategi består av en kontinuerlig cykel av att utvärdera resultat och fortsätta skapa framgångsrika evenemang. Det är en pågående process som ständigt kommer att förändras utifrån din målgrupps behov.