Minimera säkerhetsrisker och maximera nyttan av eventdata
Det är viktigt att ha full kontroll över processer och rutiner när det gäller persondata från event. Bristfällig hantering kan leda till att data går förlorad, och kan även straffas med bötfällning om inte GDPR följs. Osäker hantering i form av data i excel-dokument som skickas mellan externa parter är ofta även ineffektiv när det gäller att nyttja datan i marknadssyfte.
För att optimera hanteringen av data behöver du en strategi där personuppgifterna hanteras på ett säkert sätt och sammanställs så att marknadsinsikter snabbt kan tas tillvara.
Höga krav på säker hantering av eventdata
EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR, som trädde i kraft den 25 maj 2018, innebär bland annat hårdare krav på hantering av personuppgifter. För företag innebär det högre krav på rutiner och processer för säker hantering av register samt krav på ansvarig ledningsnivå. Efterlevs inte GDPR kan det resultera i böter på upp till 2 procent av bolagets globala årsomsättning eller upp till 10 miljoner euro.
Inför ett event samlar man in persondata på deltagarna, exempelvis namn, epost och matpreferenser. Och precis som all annan persondata, behöver eventdatan hanteras enligt GDPR. Det är företagets ansvar och skyldighet att följa lagarna, vilket inkluderar totalt ansvar även för de olika aktörerna i leveranskedjan som också får tillgång till personuppgifterna.
På ett event är det lätt att eventdatan läggs in i ett excel-dokument som sedan läggs på en USB-sticka. Dokumentet eller stickan skickas sedan mellan externa leverantörer innan det till sist når tillbaka till företaget. Denna hantering av persondata är problematisk, eftersom varje steg i kedjan innebär en risk till att datan går förlorad eller hamnar i fel händer.
Missade möjligheter med outnyttjad eventdata
Att ta kontroll över hanteringen av eventdata möjliggör även att bättre kunna nyttja datan i marknadsföringssyfte. Eventdata är viktig för att hjälpa planerare och organisationer att förstå exakt vad som händer vid deras event och hur de kan förbättra saker och ting i framtiden. Oavsett om det handlar om att mäta närvaro eller ta reda på vilka sessioner som folk tyckte var mest engagerande, kan eventdata vara otroligt värdefull.
Med extern hantering av eventdata finns risken att datan inte kommer till användning tillräckligt snabbt efter eventets genomförande. När dessutom datan är i Excel-format, blir det en omständlig och tidskrävande process att tolka och analysera den. En eventplattform som integrerar med ert CRM-system är ett effektiv metod för att effektivt använda eventdata.
För att effektivisera hanteringen av data och snabbt agera på insikterna, bör datan rapporteras direkt in i ett system som snabbt ger dig en tydlig överblick. Det kan exempelvis vara viktiga insikter kring kunder och deras köpresa som kommer fram under mässor och event. Denna information kan användas för att i nästa steg nå ut med relevant information till målgruppen och förhoppningsvis öka ROI för eventet.
Allt samlat på samma ställe för optimal kontroll
För att både optimera säkerheten och effektivisera datahanteringen är det smart att minska antalet system som används och minimera antalet inblandande. Detta innebär att flytta hem hanteringen in-house och endast använda ETT system för hantering av data. Genom att använda ett system med helhetslösning får du kontroll över datan och kan använda den på bästa sätt. Ett system med en helhetslösning gör att du enkelt och säkert kan administrera deltagarna, hantera data, samtidigt som du kan kommunicera tydligt före, under och efter genomförandet.
Under pandemin har vi bevittnat hur snabbt omständigheterna för event kan skifta, och det är därför en bra tid att ta ett nytt helhetsgrepp på eventhanteringen för att framtidssäkra framgångsrika event. Oavsett om det är fysiskt, digitalt eller hybrid-event, så skapar du förutsättningar för säkrast möjliga datahantering och bättre ROI.