Färre leads när eventdeltagare uteblir, vad gör vi?

Minskade resebudgetar begränsar möjligheterna för arbetsresor 

När pandemin slog till år 2020 minskade de globala utgifterna för affärsresor med totalt 52 %. Utgifterna för affärsresor i USA rasade med 71 %, eller med 94 miljarder dollar. Nu skriver vi 2022 och huruvida företagsresorna kommer återgå till samma nivåer ser högst oklart ut, av flera skäl.  

I McKinsey & Companys studie frågade man arbetare som reste i tjänsten innan pandemin om de skulle återvända till resandet efter pandemin. Resultatet visade att vi kan förvänta oss en 20-procentig minskning av företagens reseutgifter till 2023. Förändringen är även uppmärksammad i Sverige med bland annat Telia, SEB och Volvo som signalerat om minskade resebudgetar. Branschorganisation spår i SvD en halvering för affärsflyget.

Företags minskade resebudgetar i kombination med de nya förutsättningar som digitaliseringen har skapat, gör det oklart huruvida fysiska möten och event kommer återgå till nivån innan pandemin.

Virtuella event är inte lösning på allt

Digitala event har möjliggjort för deltagare att vara flexibla, fokusera sin tid på arbetet, och ta del av information på distans. Men å andra sidan efterfrågas också fysiska event. Fysiska event är viktiga för företag, eftersom de ofta är bättre på att skapa affärsmöjligheter och utveckla kundrelationer. 

Under pandemin blev begreppet ”digital event fatigue” allt vanligare. I början av pandemin loggade alla in och deltog virtuellt i möten och event, men över tid sjönk det virtuella engagemanget. 

I en undersökning bland marknadsförare säger en majoritet att de endast är ”måttligt effektiva” eller ”inte effektiva” när det gäller att genomföra virtuella event som ger värde för organisationen. 

Flera företag upplever en villrådighet kring hur de ska förhålla sig kring event och möten. De behöver på-plats-event, men de nya kraven från arbetstagarna och nya omvärldsförutsättningar gör det omöjligt att gå tillbaka till hur det var innan. 

Med begränsade resebudgetar och nya behov hos deltagarna, krävs ett omtag av företags event när samhället har öppnat upp igen. Hanteringen av event under pandemin har lärt oss att digitala event är lösningen för vissa tillfällen och vissa grupper. Medan vid andra tillfällen är fysiska event eller någon form av hybrid den bästa lösningen. Företag behöver hitta sin optimala mix från fall till fall – detta kräver flexibilitet och en agil förmåga kring event och möten.  

En övergripande strategi för event och möten blir allt viktigare 

Behovet av större intern kontroll för en mer agil evenhantering gör att många företag och organisationer tar ett helhetsgrepp om sin event-och mötesstrategi. Målet blir att skapa event som engagerar och som deltagarna prioriterar att delta i. Samtidigt ska eventen leverera affärsvärde och vara effektiva.  

Företag har börjat inse nyttan av att ha flera mindre event, istället för få stora. På så sätt kan de skapa event med tydlig relevans för målgruppen, och göra det i ett format som passar just den målgruppen. Ny teknik erbjuder också nya former av möten och event. Exempel på nya mötesformer som vuxit i popularitet är digital communities eller “hybrid hub event”, som digitalt kopplar ihop fysiska mötesplatser. Sådana event möjliggör fysiska möte samtidigt som antalet resor kan begränsas.  

För att kunna möta dagens utmaningar behöver företag bemästra alla olika event- och mötesformer och leverera värde till deltagarna. Det innebär att kunna arrangera och utföra event av hög kvalitet, oavsett om de är fysiskt, virtuellt eller i hybridformat. Det krävs att marknadsavdelningen samarbetar med andra avdelningar. Man måste utforma en tydlig och omfattande strategi, där varje event och möte är specialiserat och utformat utifrån företagets målsättning. Detta skapar bästa förutsättningar för att maximera affärsnyttan i företagets event.