Hur förenar vi krav kring miljö och affärsresultat för möten och event?

Fysiska event och möten är en bidragande orsak till de globala koldioxidutsläppen 

Den globala eventindustrin har under de senaste decennierna expanderat explosionsartat. Under 2017 deltog mer än 1,5 miljarder deltagare i över 180 länder i företagsevenemang, vilket bidrog till utgifter på 2,5 miljarder dollar och bidrog till 26 miljoner arbetstillfällen. Dessutom fördubblas antalet regelbundna internationella event vart tionde år, och marknadsstorleken för eventindustrin förväntas växa med 11 % under detta årtionde. 

I takt med att eventbranschen växer leder den också till betydande utsläpp av växthusgaser. Enligt en artikel från Nature uppgår koldioxidavtrycket per deltagare till 3 000 kg koldioxidekvivalenter enligt tidigare studier av livscykelanalyser. Koldioxidavtrycket för den globala eventindustrin är lika stort som de årliga växthusgasutsläppen från hela USA, vilket innebär ungefär 10% av de globala koldioxidutsläppen. 

2020 satte pandemin ett abrupt stopp för fysiska event och möten. Alla fick snabbt slå om till virtuella event och möten, vilket avsevärt minskade utsläppen. Studien från Nature visade att en övergång från fysiska till virtuella event kan minska energiförbrukningen med 90 % och koldioxidavtrycket med hela 94 %. 

Parisavtalet och en ökad medvetenhet bland människor har ökat pressen på företagen att vidta hållbarhetsåtgärder. Resultatet från den årliga hållbarhetsstudien Sustainable Brand Index visar att svenskars intresse för miljöfrågor och sociala frågor är större nu än innan pandemin.  

Det är med andra ord inte hållbart eller socialt accepterat för företag att gå tillbaka till att arrangera live-event på samma sätt som de gjorde före pandemin.  

Osäkerhet kring om fysiska event kommer nå upp till samma nivåer  

Många eventplanerare fick det svårt när alla fysiska event plötsligt ställdes in. Med två år av nästan enbart virtuella event är marknadsförare nu ivriga att återuppta fysiska event. Även om virtuella event är bra för mycket, handlar fysiska event och möten om att vårda kundrelationer. På så sätt kan man bygga relationer som leder till högre konverteringsfrekvens och bevara medarbetarengagemanget. Tre av fem marknadsförare säger att det är mycket viktigt, till och med avgörande, att återuppta fysiska event. 

Men frågan är om fysiska live-event kan återgå till samma nivå som innan. Anledningarna till osäkerheterna är många, inte minst de miljömässiga aspekterna, men även de budgetåtstramningar som företag behövt göra under pandemin. Företag inom alla sektorer har behövt effektivisera sina kostnader, och affärsresor är vanligtvis de första som skärs ned. En annan anledning är att många medarbetare har under pandemin kommit att uppskatta flexibiliteten med distansarbete, just för att de inte behöver pendla långa sträckor för att delta.

Lästips: Färre leads på grund av färre eventdeltagare, vad gör vi?

För att kunna möta de höga kraven på miljöanpassning, budgetåtstramningar och medarbetares behov behöver marknadsförare och eventplanerare tänka om och tänka nytt. 

Nya tankesätt och nya mötesformer 

De senaste åren har medfört flera nya och nyttiga lärdomar för marknadsförare. När pandemin tvingade fram virtuella event ville först marknadsförarna att de skulle ge samma resultat som traditionella fysiska event. Men många har nu insett att virtuella och fysiska event spelar olika roller. Därför är inte enbart virtuella event en aktuell lösning för att kunna möta företagens behov för kundrelationer och konverteringar, även om det är mest miljömässigt hållbart.  

En bra kompromiss mellan digitala och fysiska möten är hybridmöten. Hybrida lösningar som innefattar både digitala och fysiska komponenter på noggrant utvalda platser kan minska koldioxidavtrycket och energiförbrukningen med 66% jämfört med ett helt fysiskt event. Däremot kräver hybrida event mer resurser och utökat eventhantering eftersom det innefattar fler element.  

Ytterligare en lärdom var fördelarna med samarbete mellan eventplanerarna. Tidigare tenderade evenemangen att vara utspridda över hela organisationens affärsområden och geografiska områden utan någon större motivering, kostnadsstyrning eller bedömning av värdet. Detta ledde ofta till ineffektivitet och missade möjligheter.  

Framtiden kräver en mer övergripande strategi för event och möten  

För att möta de nya förutsättningarna kommer eventindustrin behöva anamma alla de olika event- och mötesformerna. Det innebär att kunna arrangera och genomföra event av hög kvalitet, oavsett om de är fysiska, virtuella eller i hybridformat. Detta ska dessutom göras på ett sätt som är hållbart ur ett ekonomiskt- och miljöperspektiv.  

Det krävs att man inte ser på varje möte och event som en enskild händelse, utan tar ett helhetsgrepp där alla former av event och möten är en del av ett väloljat maskineri. Där marknadsavdelningar samarbetar med varandra och utformar en tydlig och omfattande strategi som matchar olika event med rätt mål. En övergripande strategi där miljöanpassning möter resultat i samtliga evenemang.