Vilka funktioner har eventplattformen InvitePeople?

Den digitala upplevelsen kan helt anpassas utifrån er profil och varumärke för säkerställa att ert event stärker och utvecklar ert varumärke.

Deltagarna har tillgång till alla delar av ett event med en enkel och säker login. Personliga möten, social interaktion, chatt, live streams, Q&As, breakout sessions, mingel och feedback. Självklart är hemsidan anpassad för mobil.

För alla typer av event och eventarrangörer, från mindre företag till internationella organisationer samt eventbyråer. Mindre event  till återkommande konferenser med parallella talarspår.

Onboarding samt löpande stöd från vårt Customer Success team säkerställer att ert eller er kunds event blir en succé. Alla våra projektledare är erfarna event managers, såväl från traditionella event som digitala och hybrid.

Innehåll

Digital eventlobby med undersidor

Eventhemsida

Hemsida för ditt event, med undersidor och landningssidor. Du kan skapa en enhetlig upplevelse som stärker ert varumärke och ger era deltagare en professionell upplevelse. Eventsidor kan enkelt anpassas i den grafiska editorn. För ytterligare möjligheter kan HTML och CSS användas. Sajten är responsiv för olika skärmstorlekar samt SEO-optimerad.

Social media

Oavsett om ni har en fysiskt eller digital konferens kan alla deltagare dela eventet och tipsa om programmet på Facebook, LinkedIn och Twitter. Ni ökar synligheten med en anpassad ikon för delning på sociala medier.

Eventhantering

Säker och beprövad teknik

• Individuella inbjudningslänkar och tvåfaktorsinloggning (2FA).
• Utvecklad i linje med GDPR och regler för personuppgifter.
• All trafik krypteras via SSL eller VPN-tunnel.
• Videosändning via RTMP(S) alternativt WebRTC.
• Alla inloggningsförsök loggas med IP-adress.

För mer om våra säkerhetsåtgärder, se
InvitePeople security and data protection whitepaper

Statistik

Följ hur det går med bokningar, deltagarnas aktiviteter, möten, tittarsiffror och mycket annat i realtid direkt i plattformen. Såväl före och under som efter kan du exportera ett stort antal statistikrapporter från plattformen, för att få ännu mer detaljerad koll på eventet. Mer om statistik- och analysmodulen här.

Eventsmallar

Ska ni ordna flera liknande event eller möten? Inga problem. Med egna mallar för just era event är inställningarna redan gjorda. Bara att fylla på med innehåll. Givetvis går allt att anpassa så att varje event blir unikt.

Övervaka alla dina event

Följ bokningar och deltagares aktiviteter i realtid för varje event, och få aggregerad statistik för alla dina event samlat på ett ställe i plattformen.

Integreringar

InvitePeople integrerar med ett antal andra molntjänster. Använd Zapier för att skapa automatiseringar. Single-sign-on finns tillgängligt genom Facebook, LinkedIn, Google och Microsoft. Vi kan utbyta data med eventappar och på-platslösningar automatiskt, till exempel med MeetApp.

Importera och exportera data

Oavsett om du älskar eller bara står ut med Excel har vi goda nyheter för dig som vill lägga in mycket information på en gång. Du kan importera deltagare, programpunkter, företag och möten med hjälp av våra Excelmallar och några få klick i plattformen. Och ännu enklare är det att exportera listor och statistik, allt ifrån standardlistor till avancerade urval. Exporterar du deltagaruppgifter behöver du inte ens hämta listan, utan gå direkt till utskicksfunktionen och skicka information till de deltagare du valt ut. Smart va? Givetvis kan du alltid se både tidigare importer och tidigare exporter som gjorts.

REST API

Hämta data från InvitePeople genom vårt REST API.

KUNDCASE: En medlemsorganisations digitala transformation av konferenser

Videosändning

Direktsändning

Direktsänd online- eller hybridevent i plattformen med hjälp av en studio. Oavsett om sändningen sker från en professionell TV-studio, videokonferenssystemet på kontoret eller hemifrån är det enkelt att sända live. Vi erbjuder en mängd lösningar som passar de flesta användningsområden. Sändning kan ske via RTMP(S) eller direkt från webbläsaren (WebRTC). Streamad direktsändning spelas automatiskt in och går sedan enkelt att trimma så att ni efteråt kan publicera respektive programpunkt för deltagarna att titta på efteråt i plattformen, eller för export till er egen webbplats.

Videouppladdning

Förinspelade filmer laddas enkelt upp i plattformen, och knyts till programpunkten. Du kan välja att ställa in filmer som förinspelad live – som startar när programpunkten startar, vilket ger en livekänsla till deltagaren – eller som video-on-demand – där deltagaren själv bestämmer när hen vill titta.

Deltagarhantering

Registrering och biljetthantering

Det går att skapa oändligt många olika biljettyper, begränsa antal och vilka tider de är tillgängliga. Vill du erbjuda rabatter eller specialbiljetter till exempelvis föreläsare, utställare eller gäster, går det enkelt att göra egna registreringssidor för dessa, och anpassa såväl information som priser och antal.

Reserverade platser

Är det begränsat antal deltagare på programpunkterna, ställer ni enkelt in antal platser och låter besökarna boka sittplatser direkt i plattformen. Det finns även möjlighet att lägga in kartor över arenor, hörsalar eller bord för en exakt platsbokning och att låta utställare boka montrar för mässor.

Print-on-demand incheckning

Skicka ut biljetterna direkt i bekräftelsemailet, eller separat närmare eventet per mail eller sms. Deltagarna kan skriva ut sin biljett själv innan eller på plats med hjälp av vår självbetjäningslösning. Ni scannar deltagarna enkelt och smidigt med vår scanning-app, för att ha koll på närvaron. Det går givetvis bra att skippa utskrifterna och i stället scanna deltagarnas biljetter direkt i mobilen.

Kommunicera med e-post och SMS

Förutom bekräftelsemail kan du enkelt skicka mail till deltagarna med personligt innehåll: allt från inloggningslänkar till bokade programpunkter går att skicka till alla deltagare, utvalda deltagare eller individuellt till en enskild deltagare. Det går att tidsinställa utskick och att skapa utkast, och även att kopiera tidigare utskick för att enkelt kunna skicka samma eller liknande information i flera omgångar.

Pushnotiser

Deltagare på online-möten och digitala event notifieras med hjälp av push-notiser när de är inloggade. Du ställer själv in hur långt innan ett möte eller en bokad programpunkt som deltagarna ska få notiser. Du kan också välja att skicka ut notiser via email eller sms.

Uppföljning och enkäter

Följ upp dina deltagare med enkäter direkt i plattformen, och låt dem återkoppla om både eventet som helhet och programpunkterna de deltagit på.

KUNDCASE: Business Sweden – Resan mot lyckade digitala events

Innehållshantering

Oavsett om ni ska ha en fysisk eller digital konferens så är det möjligt att delegera skapandet av innehåll för ditt event. Bjud in innehållsansvariga (till exempel föreläsaren) för att själva lägga in information om sin programpunkt. Såväl administratörer som innehållsansvarige kan ändra texter och bilder samt diskutera med varandra tills admin låser informationen inför publicering.

Programpunkter

Bygg upp eventets program för en eller flera dagar, och anpassa vilken slags innehåll programpunkterna ska ha vid digitalt deltagande: streamad livesändning, förinspelad film, videomöte, workshop, breakouts. Koppla ihop föreläsarnas personliga profiler med deras programpunkter. Lägg in sponsrade programpunkter med koppling till sponsorns företagsprofil i plattformen. Vill du länka till externa plattformar, till exempel Teams eller Vimeo, i en eller flera programpunkter? Inga problem. Går det att lägga upp en pdf med presentationsmaterial som deltagarna kan ladda ner innan eller efter programmet? Jajamen. Och programpunkterna går så klart att redigera hela tiden, inget är hugget i sten.

Mötes- och Leadshantering

Mötesbokning

Låt deltagare, föreläsare och utställare boka möten med varandra. Med vår kalenderfunktion kan du förbestämma ett antal mötesplatser, såväl digitala som fysiska, och sedan låta deltagarna själv välja vilket som passar bäst. Digitala möten går att ha i vår egen videomötesmodul eller i Teams.

Videomöten

Ska ni ha ett enklare event, kan ni köra live i vår videomötesmodul. Deltagarna deltar utan att synas, medan föreläsarna har möjlighet att dela ljud och bild. Deltagarna kan ställa frågor eller svara på minienkäter i chatten. Det går också att öka interaktiviteten genom att skicka ut deltagarna i förindelade eller slumpad breakouts där alla kan dela ljud och bild. Och givetvis går det fint att skifta mellan flera breakouts och föreläsningsdelar i samma programpunkt.

Speed meetings

Skapa data som grund för mötesbokning. Låt deltagare och/eller företag ranka vilka de helst vill träffa. Både för fysiska som digitala matchmaking-event. I digitala event sker möten i automatiska videokonferenser.

Lead-skanning

Låt utställare, sponsorer och partners samla leads på ditt event. Statistik på leads finns att se i realtid och att hämta efter avslutat event.

Utställarhantering

Bygg en utställning med olika företagsprofiler och produktkategorier, lägg upp huvudsponsorer och andra utställarkategorier, erbjud lead-scanning på såväl fysiska som digitala utställningar och bjud in företagsrepresentanter att bygga upp sina digitala montar. Efter eventet finns ett antal statistikrapporter för både utställare och arrangörer. För fysiska mässor kan InvitePeoples plattform även hantera utställarbrickor.

Digital utställning

Oavsett om ni har en fysisk, digital eller hybrid mässa kan utställarna skapa egna montrar i plattformen, där de kan presentera sig själv och sina produkter och tjänster. Utställarna kan följa de digitala besöken i realtid och besökarna har möjlighet att dela med sig av sin kontaktinformation eller boka möten med utställarna. Eftersom plattformen ofta är öppen både före och efter ett event, förlängs också utställarnas möjlighet att nå besökarna jämfört med att bara träffa dem på plats under några få dagars mässa.

KUNDCASE: Produktionsbolaget skapade nya affärsmöjligheter med virtuella event

Verktyg för engagemang

Chat

Knyt olika chattar till olika programspår och undersidor, låt deltagarna chatta med varandra och ställa frågor till föreläsarna och arrangören. Skapa minienkäter som deltagarna får svara på och dela resultatet direkt i chatten eller som en del av en föreläsning. Låt deltagarna gilla varandras meddelanden och skicka era egna gilla-symboler i chattarna.

Socialt nätverk

Vill du erbjuda deltagarna att nätverka med varandra, är vår plattform som klippt och skuren för det. Publicera deltagarlistan och låt dina deltagare presentera sig själva, skicka meddelanden och boka möten med varandra. Det går även att använda våra breakout-rum som öppna mingelrum om du vill erbjuda ännu mer digitalt nätverkande.

Gamification

Genom att ge poäng för olika prestationer skapar du aktivitet och interaktion före och under eventet, och låta deltagarna klättra på topplistan. Detta kan också vara ett bra sätt att uppmuntra deltagare att till exempel delta på viktiga programpunkter, svara på enkäter samt att besöka utställningen och specifika utställare.

Live event

På-plats

InvitePeople erbjuder en fullständig på-plats-lösning med skrivare och datorer och en kiosklösning med förenklad registrering för deltagare och/eller er personal på plats. Vi erbjuder scanners, iZettle för kortbetalningar och givetvis vår kunniga supportpersonal.

Namnbrickor

Skräddarsy namnbrickor och biljetter med till exempel er logga och den registreringsinformation ni vill ska synas. Låt deltagarna skriva ut hemma eller på plats.

Skanning på plats

Skanna deltagarnas biljetter eller namnbrickor för att få koll på närvaro eller för att kontrollera mot platsbokningen.

Onboarding och support

Anpassad onboarding med er dedikerade Customer Success Manager ingår. Utifrån ert event och era behov kan ytterligare utbildning och konsulthjälp inkluderas.

Vår tekniska support övervakar event i realtid och finns till hands vid eventuella driftstörningar. Vid planering av ert event kan vårt utvecklingsteam göra individuella anpassningar av plattformen.