En medlemsorganisations digitala transformation av konferenser

Digitala och virtuella konferenser är framtiden

Energiföretagen Sverige är Sveriges branschorganisation för företag som producerar, distribuerar, säljer och lagrar energi. Med nästan 400 företagsmedlemmar är de knytpunkten för utbildningar och arbetet mot ekonomisk, ekologisk och socialt hållbar utveckling inom energisystem.

Tidigare har våra arrangemang ägt rum runt om i Sverige, men med de förändrade förutsättningarna det senaste året uppstod behovet att titta på nya, digitala lösningar, berättar Martina Hultqvist, projektkoordinator på Energiföretagen Sverige.

Redan innan pandemin bröt ut hade de tittat på virtuella alternativ. Precis som för andra medlemsorganisationer fanns ett behov av att både kunna hålla i presentationer och kunna erbjuda sina medlemmar möjlighet att agera med varandra. Pausmingel är en viktig del av konferenserna och det ställer krav på att det ska finnas digitala kontaktytor där deltagare kan mötas.

Här fanns allt vi behövde för att utveckla vår virtuella konferensform, menar Johan Hector, projektledare på deras utbildningsenhet Kompetenscentrum. Det fanns många flexibla funktioner, live streaming och kontaktytor där alla deltagare kan chatta och prata med varandra i videosamtal.

Utveckla intern kompetens kring event-verktyget

Energiföretagen Sverige hade redan från start avsikten att kunna arbeta så mycket som möjligt internt med de virtuella konferenserna. Därför var fokus på att lära sig plattformen från grunden redan från uppstarten. Till sin hjälp hade de en projektledare från InvitePeoples Customer Success team. Det visade sig snabbt att det var enklare att förstå plattformen än de tidigare hade trott.

Det var viktigt för oss att förstå systemet, känna tillit till det och kunna ha fria händer att sköta allt själva om vi så ville. Vi kom snabbt in i hur det fungerade. Plattformen är väldigt användarvänlig, menar Johan.

Energiföretagen Sverige gjorde bedömningen att digitala och hybrida events är här för att stanna och investerade även i en egen studio för att kunna filma och streama material.

Det här är en långsiktig satsning för oss, då våra medlemmar och andra kunder kommer att efterfråga digitala utbildningsaktiviteter även i framtiden, berättar Johan. Vi har aldrig sett det som en tillfällig lösning under pandemin. Utan som en chans till modernisering och digitalisering.

Möjligt att förlänga event

Idag har de redan hållit i två konferenser i egen regi och har nu ytterligare nio inbokade under året. Energiföretagen Sverige känner sig bekväma med systemet och har en tydlig plan på hur de ska använda eventplattformen framöver. Till våren 2022 ska de satsa mer på hybrida evenemang.

Vi får mer självförtroende ju mer vi använder plattformen, menar Martina. Så nu vill vi tänka utanför boxen, inspireras och hitta nya sätt att utbilda och mötas.

De ser även fram emot att förlänga framtida event genom att låta utställare ha kvar digitala showrooms under en längre tid via plattformen.

De får mer exponering och det kräver inget extra arbete. På så vis kan vi få event att leva betydligt längre än helt fysiska event som har ett hårt stoppdatum.

Den digitala transformationen har gått fort och Energiföretagen Sverige ser bara möjligheter med utvecklingen.

Det har varit ett fantastiskt samarbete, vi har fått ut mycket genom en liten insats, berättar Johan. Plattformen är lätt att administrera. Dessutom är vi helt trygga med att vi här får en snyggt paketerad konferens, anpassad efter vårt varumärke och med alla de funktioner som vi behöver. Klockrent.