Business Sweden – Resan mot lyckade digitala events

Resor och internationella events var en viktig beståndsdel i Business Swedens affärsmodell. Det var så de gav sina kunder möjligheten att nätverka och utforska affärspotentialen på nya marknader. När Covid-19 slog till behövde de snabbt finna nya digitala vägar. Lösningen? En virtuell plattform för konferenser och möten som enkelt kunde användas runt om i världen.
The journey to successful digital conferences

Business Sweden ägs gemensamt av svenska staten och det svenska privata näringslivet. Idag har de ett kontorsnät som sträcker sig över 5 kontinenter. Under 45 år har de med sitt unika mandat hjälpt svenska företag öka sin globala försäljning och internationella företag att investera och expandera i Sverige. De erbjuder praktisk support, strategisk expertis, och tillgång till viktiga nätverk och beslutsfattare. Såväl mindre möten som större internationella events är viktiga pusselbitar i deras affärsmodell.

– Vi hjälper företag att hitta affärsmöjligheter och vinna affärer. Ett sätt att göra det på och få dem att öka sin globala försäljning är att skapa mötesplatser där svenska och internationella företag kan samverka med varandra och med officiella beslutsfattare, berättar Gustav Wennerblom, Head of Digitalization på Business Sweden. Vi har närvaro på mer än 40 marknader så resandet har varit en central del av vårt uppdrag

När reserestriktionerna blev allt fler förändrades förutsättningarna drastiskt. För att möta kundernas behov och fortsätta skapa events i absoluta framkant behövde de finna en digital lösning.

– För oss var det viktigt att anmälningsflödet och nätverksmöjligheterna skulle fungera smidigt även digitalt. Så vi la fokus på att hitta en plattform som kunde möta våra utmaningar och som skulle gå snabbt att implementera.

Steget mot interaktivt nätverkande

Business Sweden valde InvitePeoples virtuella plattform. De hade tidigare erfarenhet av InvitePeoples tjänster för registrering, anmälningsflöden och deltagarprofiler. Onlinetjänsterna fungerar på ett liknande sätt och gör det möjligt för deltagare att interagera och nätverka utan fysiska träffar.

– Självklart blir samspelet inte exakt likadant som när man träffas ansikte mot ansikte i en hotell-lobby, men möjligheten att nätverka är lika stor, menar Gustav.

Genom en mobilvänlig webbplats och en användarvänlig app samlas alltifrån betalningstjänster, till biljettsläpp och möjlighet till interaktion på samma plats. Här kan konferensdeltagare enkelt nå seminarier, digitala utställningar och live-streams. Man kan se vilka som anmält sig till olika föreläsningar, ha ”speed-meetings” och använda breakout-rooms för att kontakta andra deltagare som man vill interagera med.

– För vissa kan det vara första gången de går på en interaktiv, digital konferens. Med den här lösningen kan vi lätt hjälpa deltagare som är ovana att använda digitala pttformar. Jag brukar jämföra det med att ha personal på en konferens som visar vilsna deltagare vart de ska gå. Det är en viktig tjänst att kunna bistå med.

Effektiv on-boarding och skräddarsydda lösningar

Resan mot virtuella events gick fortare än Business Sweden hade trott. Efter en smidig on-boarding kunde de fortsätta skapa lokala, digitala events, oavsett var de befann sig i världen. När någonting har saknats i mjukvaran har de varit i kontakt med InvitePeople och fått snabb respons och stöd.

– Det är den snabbaste leveransen från idé till implementering som jag har haft från någon leverantör. Det kunde ta InvitePeople bara två dagar att lösa vissa önskemål som vi hade och det är mycket värdefullt.

Idag är Business Sweden rustade för framtidens utmaningar. Nu kan de planera och skapa lyckade, digitala events så fort behovet uppstår i verksamheten.

– Vi tror att hybrid-events kommer att bli framtidens normala mötesform, även när pandemin har lagt sig, säger Gustav. Nu är vi redo att möta det nya normala på ett modernt och smidigt sätt. Oavsett vad framtiden bjuder på kommer vi att fortsätta arbeta för att ge våra kunder en förstklassig upplevelse.

Vill du också skapa digitala konferenser och events i världsklass? Hör av dig så får du prata med någon av våra eventexperter redan idag så hjälper vi dig igång.