Checklista när du ska välja eventplattform

1. En virtuell plattform med funktioner som matchar era utmaningar

När du söker efter en användbar plattform måste du först veta vad du har för utmaningar. Sätt dig ner med dina kollegor och brainstorma. Skriv ner de utmaningar som ni vill att er virtuella plattform ska lösa åt er. Några frågeställningar som ni kan diskutera är:

• Vad är målet med eventet?
• Vilken typ av event tänker ni er: Kick-off, konferens, mässa, digitalt möte eller något helt annat?
• Hur många deltagare ska vara med? Om det är ett hybrid-event, tänk både online och fysiskt.
• Vad behöver tekniken lösa när det gäller registrering, platsbokning, kommunikation, integration med andra system och programvaror, live-sändingar, interaktion, möten och andra delar av eventet?
• Vilken typ av utrustning behöver ni?
• Behöver ni både en fysisk lokal och en extern studio för era streamade föreläsningar? Hur ska de samverka med varandra?
• Behöver ni hjälp i form av tekniker och annan personal?

När ni har svarat på dessa frågor kommer ni snart ha en bra bild av vilken typ av event-plattform som ni behöver. Kanske ni behöver något mer än Teams och Zoom? Kanske behöver era deltagare ha möjlighet att chatta med varandra under seminarier och kanske behöver de en knutpunkt under events gång? Oavsett hur era utmaningar ser ut, så finns det plattformar på marknaden som kan matcha era behov.

2. En virtuell plattform som kan möta era visioner

Många företag är rädda för att de tekniska delarna av virtuella event kommer att begränsa dem. Tänk om – med rätt leverantör kan det faktiskt vara tvärtom.

Våga dröm! Plattformen som du väljer ska kunna möta och konkretisera era visioner.
Se om ni kan hitta en virtuell plattform som kan pricka av de funktioner som ni behöver. Det kan vara alltifrån möjlighet till mingel, registrering på plats och digitalt, mötesbokning och gamification. Systemet som du är intresserad ska kunna möta era behov.

3. En virtuell plattform med breda lösningar

Vi vet, vid en första anblick kan det kännas lockande att använda exempelvis Teams som plattform för ert virtuella och hybrida event. Det är vanligt att företag har en licens, och det känns användarvänligt för alla. Men om ni väljer det, kommer ni behöva andra leverantörer för exempelvis registrering och presentation av programpunkter.

Vi rekommenderar därför att den virtuella plattform som du väljer ska kunna erbjuda er flera funktioner för eventet. Att ha flera leverantörer, eller välja att använda sin egen hemsida som samlingspunkt för information, kommer att kräva mer arbete från er sida. Det skapar större risker för tekniska problem. När du har allt samlat på en plats så får du ett säkrare event som går smidigare och blir enklare för dina deltagare att använda.

Lästips: Vilka funktioner har InvitePeople för mina event?

4. En leverantör med snabb support

Det finns många virtuella plattformar att välja mellan. Efter pandemin har marknaden växt lavinartat. Som du kanske redan har sett finns det många bra alternativ från USA. Dessa plattformar går även att använda i Sverige. Men tänk på att support är en viktig del av upplevelsen, och se till att leverantören du väljer kan finnas där för dig som arrangör. Då underlättar det om ni sitter i samma tidzon.

Eftersom mycket teknik är inblandat under ett virtuellt event så är det positivt om din leverantör kan hjälpa er med alltifrån att planera och sätta upp eventet i ett tidigt skede och sedan ge er direkt support när ni stöter på problem. Större virtuella eventplattformar har många funktioner och mycket kraft bakom sig, men de erbjuder inte alltid den direkta supporten som ni kanske behöver. Balansera för- och nackdelar innan ni tar ert beslut.

5. Ett starkt team bakom ratten

Hur bra en virtuell plattform än verkar vara så är den inte stark av sig själv. Det är människorna bakom eventet som är framgångsfaktorn. Du som arrangör ska inte behöva göra allt, utan du behöver människor bakom dig som kan lösa problem. Se till att du har ett starkt team som samarbetar med varandra.

Teamet kan bestå av personal från er verksamhet, en Customer Success Manager som stöttar dig med den virtuella plattformen, experter från ett produktionsbolag och personal från er fysiska mötesplats om ni har ett hybridevent. Allt utifrån era behov och resurser, så klart. När dessa experter samarbetar med varandra har ni ett powerteam som kan lösa de flesta utmaningar.

Låt alla är med på banan i ett tidigt planeringsskede och se till att de är införstådda med varandras roller. Då undviker ni missförstånd och bygger på varandras styrkor.