10 tips från experten – för framgångsrika virtuella events

1. Anpassa eventet efter målgruppen

Det låter kanske självklart – men utgå alltid från målgruppen. Detta är en kritisk punkt som ofta förbises under planeringsstadiet. Men när du vet vilken din målgrupp är och vad den uppskattar kan du ta strategiska beslut om innehåll, funktioner och vilken typ av eventplattform som behövs.

2. Håll engagemanget vid liv från inbjudan till event

Bygg upp en förväntan inför eventet.Ett vanligt ”missed opportunity” är att släppa kommunikationen med deltagarna så fort de har köpt sin biljett. Gör inte det! Mejla dem och påminn dem om alla roliga saker som kommer att ske på eventet. Dela överraskande nyheter inför premiären och berätta vad de har att vänta sig. Uppmuntra till interaktion i eventplattformen redan innan eventet.

Kanske kan de skicka bilder till er eller svara på frågor som sedan kan visas upp under eventets gång? Om du lyckas skapa en buzz kring eventet innan premiären, finns en större chans att fler dyker upp och engagerar sig på plats.

3. Skapa rätt stämning online med färg, form och design

Ditt event behöver inte bli tråkigt för att det är digitalt. Tvärtom har du chansen att leka med era visioner, använda roliga effekter och kul layout. Du kan skapa enkla igenkänningsfaktorer med break-out rooms som leder in till ”Kaffemaskinen” eller ”AW-mingel”. Vad ni kallar era rum är en liten detalj som bidrar till god stämningen. Glöm inte, det är ni som formar deltagarnas upplevelse.

4. Flytta det virtuella eventet hem till deltagarna

Eventet är igång. Och trots att dina deltagare sitter samlade på olika håll i världen ska det inte hindra dig från att skapa en härlig stämning och gemenskap. Det gör du genom att få in roliga hybrida element i ditt digitala event. Teambuilding fungerar jättebra även online. Du kan hitta exempel på lite längre virtuella teambuilding-övningar här.

Bjud på underhållning i form av roliga gästföreläsare eller videos under lunchpausen. Om alla deltagare sitter i samma land, kan du till och med bjuda dem på fika. Skicka en sms-kod innan eventet som de kan använda för att hämta ut bulle och kaffe i närmaste matvarubutik. En riktigt uppskattad gest!

5. Planera in fysiska pauser i ditt virtuella event

Det är lätt att tappa sitt fokus om man sitter vid en skärm hela dagen. Det är bevisat att fysisk aktivitet kan hjälpa. Ett smart knep är därför att schemalägga pauser för promenader. Du kan erbjuda dina deltagare en inspirerande podd som de kan lyssna på under tiden, för att sedan diskutera den tillsammans när alla är tillbaka.

Du kan även använda dig av korta pauser för frågor mitt i presentationer. Eller bryta av ett stillasittande lyssnande och överraska med interaktivitet för att höja energin.

6. Bygg ett event-team och fördela ansvaret

Ingen kan göra allt, men alla kan göra något. Det är egentligen ingen skillnad mellan ett digitalt och ett fysiskt event, det krävs lika mycket förberedelser och planering. Fördela ansvaret mellan er i teamet så det är tydligt vem som har ansvar för till exempel underhållning, teknik och support. Om ni har ett tight team som jobbar bra tillsammans så kommer det att skina igenom i produktionen.

7. Ta hjälp av professionella eventarrangörer

Det du inte kan själva, kan du få hjälp med av experter. Hyr in ett produktionsbolag för era seminariesändningar. Om det blir riktigt bra kan ni spara materialet och återanvända det. Använd er av en virtuell eventplattform som är anpassat för just ert event. Du kan även bolla med eventbyråer för att få till ett event med wow-faktor. Om du har leverantörer som kan ge dig support hela vägen, från vision till färdigt resultat, så kan du känna dig trygg med att det arbete ni lägger ner ger ett önskvärt resultat.

8. Avsätt tid för paus och mingel i agendan

En av de stora utmaningarna med att ha digitala deltagare är att behålla deras fokus. Utöver promenader är det bra att planera in tydliga pauser i schemat. Då kommer alla veta med säkerhet när det är dags att sträcka på benen och när de får tid att jobba ikapp och svara på mejl. På sätt är deltagare mer engagerade när workshops och föreläsningar är igång.

9. Använd en eventplattform

Utnyttja möjligheterna med en moderna eventplattform. De vanliga verktygen för videomöten är enkla och något vi alla lärt oss hantera. När det kommer till fullskaliga event saknar de dock många av de funktioner som behövs för nätverkande och engagemang. Utvärdera olika alternativ av eventsystem. Börja med att kartlägga vilka behov ni har idag och vilka scenarion ni kan stå inför inom rimlig tid. Kommer ni behöva hantera både digitala och fysiska event?

Lästips: Checklista när du ska välja eventplattform.

10. Utvärdera ditt event och lär för framtiden

Vad tyckte dina deltagare om eventet? Saknade de något och vad tyckte de var givande? Passa på att lära dig av deltagarna genom att fråga dem. Det är enkelt att skicka automatiserade frågor till deltagarna. Tänk bara på att inte skicka för många frågor, helst inte fler än tre åt gången. Passa gärna på att fråga medan eventet är igång, då har ni större chans att få svar.

Missa inte heller chansen att fråga era partners, sponsorer och kollegor vad de tyckte. Här kan du gärna satsa på någon form av djupintervju med öppna frågor, för att få en mer djupgående feedback. Var inte rädd för att få kritiska svar. Det är genom misstagen vi lär oss!