10 Tipps vom Experten für erfolgreiche virtuelle Events

1. Passen Sie die Veranstaltung an Ihre Zielgruppe an

Es mag selbstverständlich klingen – aber: Gehen Sie immer von der Sicht der Zielgruppe aus. Dies ist ein kritischer Punkt, der in der Planungsphase oft übersehen wird. Erst wenn Sie genau wissen, wer Ihre Zielgruppe ist und was diese erwartet, können Sie strategische Entscheidungen über Inhalte, Funktionen und die Art der benötigten Veranstaltungsplattform treffen.

2. Halten Sie das Interesse an Ihrer Veranstaltung wach – auch nach Ihrer Einladung

Bauen Sie eine Erwartungshaltung vor der Veranstaltung auf. Eine häufige „verpasste Gelegenheit“ besteht darin, die Kommunikation mit den TeilnehmerInnen bereits abzuschließen, sobald diese ihr Ticket gekauft haben. Nutzen Sie stattdessen die Gelegenheit: Senden Sie ihnen eine weitere E-Mail und machen Sie aufmerksam auf all die tollen Dinge, die bei der Veranstaltung passieren werden. Teilen Sie überraschende Neuigkeiten vor Veranstaltungsbeginn mit und sagen Sie den Teilnehmenden, was sie erwartet. Fördern Sie die Interaktion in der Eventplattform bereits vor der eigentlichen Veranstaltung.

Vielleicht können die TeilnehmerInnen Ihnen Bilder schicken oder vor ab Fragen beantworten, die anschließend in den Veranstaltungsablauf / das Veranstaltungsprogramm eingebunden werden. Wenn Sie es schaffen, schon vor der Veranstaltungsbeginn für Aufsehen rund um die Veranstaltung zu sorgen, ist die Chance deutlich höher, dass mehr Menschen auftauchen und sich vor Ort einbringen.

3. Mit Farbe, Form und Design die richtige Atmosphäre schaffen

Ihre Veranstaltung muss nicht langweilig sein, denn sie ist digital. Sie können mit Ihren Visionen spielen, überraschende Effekte und ein sehenswertes Layout verwenden. Einfache Wiedererkennungsfaktoren schaffen Sie mit Breakout-Rooms, die zur „Kaffeemaschine“ oder „Pausen-Plausch“ führen. Wie Sie Ihre Räume nennen, ist ein kleines Detail, das zur guten Stimmung beitragen kann. Vergessen Sie nicht: Sie sind die Person, die die Erfahrung der Teilnehmer prägt.

4. Verschieben Sie die virtuelle Veranstaltung nach Hause zu den Teilnehmern

Die Veranstaltung läuft. Und auch wenn Ihre TeilnehmerInnen in verschiedenen Teilen der Welt versammelt sind, sollte es Sie nicht davon abhalten, eine wundervolle Atmosphäre und ein Gefühl von Gemeinschaft zu schaffen. Sie tun dies, indem Sie unterhaltende Hybridelemente in Ihr digitales Event integrieren. Team Building funktioniert auch online hervorragend.

Bieten Sie Unterhaltung in Form von inspirierenden GastrednerInnen oder Videos in der Mittagspause. Wenn alle TeilnehmerInnen im selben Land sind, können Sie sie sogar zum Kaffee einladen. Senden Sie vor der Veranstaltung einen SMS-Code, mit dem sie im nächsten Lebensmittelgeschäft Brötchen und Kaffee abholen können. Eine sehr geschätzte Geste!

5. Planen Sie physische Pausen in Ihrem virtuellen Event ein

Es ist leicht, den Fokus zu verlieren, wenn Sie den ganzen Tag vor einem Bildschirm sitzen. Es ist erwiesen, dass körperliche Aktivität helfen kann, aktiv und konzentriert zu bleiben. Ein kluger Trick ist es daher, Pausen für Spaziergänge einzuplanen. Bieten Sie Ihren TeilnehmerInnen einen inspirierenden Podcast an, den sie sich zwischendurch anhören und dann gemeinsam diskutieren können, wenn alle wieder im Meeting sind. Sie können aber auch kurze Pausen für Fragen mitten in Präsentationen nutzen. Oder brechen Sie ein sitzendes Hören ab und überraschen Sie mit Interaktivität, um neue Energie zu tanken.

6. Bauen Sie ein Event-Team auf und verteilen Sie die Verantwortlichkeiten

Niemand kann alles, aber jeder kann etwas. Es gibt keinen Unterschied zwischen einem digitalen und einem physischen Event, beides erfordert genauso viel Vorbereitung und Planung. Teilen Sie die Verantwortung im Team so auf, dass klar ist, wer beispielsweise für Unterhaltung, Technik und Support zuständig ist. Wenn Sie ein gutes Team haben, das hervorragend zusammenarbeitet, wird dies in der Produktion des Events sichtbar werden.

7. Holen Sie sich Hilfe von professionellen Veranstaltern

Lassen Sie sich von ExpertInnen helfen. Beauftragen Sie etwa eine Produktionsfirma für Ihre Videoübertragungen. Zeichnen Sie diese Inhalte auf und verwerten diese beliebig wieder. Entscheiden Sie sich für eine virtuelle Eventplattform, die sich Ihrem Event anpasst – nicht andersrum. Arbeiten Sie mit einer erfahrenen Eventagentur zusammen, um einen echten Wow Faktor zu erzeugen.

8. Nehmen Sie sich Zeit zum Innehalten und mischen Sie sich in die Agenda ein

Eine der großen Herausforderungen bei digitalen Veranstaltungen besteht darin, den Fokus zu behalten. Neben Spaziergängen ist es gut, Pausen im Programm einzuplanen. Auf diese Weise weiß man, wann es Zeit ist, sich die Beine zu vertreten oder E-Mails zu beantworten. Auf diese Weise können Sie die Teilnehmenden noch stärker in Workshops und Vorträge einbinden.

9. Nutze eine Event-Plattform

Nutzen Sie die Möglichkeiten einer modernen Eventplattform. Die Standardtools für Videokonferenzen sind einfach und wir haben alle gelernt, damit umzugehen. Wenn es jedoch um Großveranstaltungen geht, fehlen den Veranstaltern oft viele der Funktionen, die für Networking und Engagement erforderlich sind. Bewerten Sie verschiedene Plattformoptionen. Beginnen Sie damit, herauszufinden, welche Bedürfnisse Sie heute haben und mit welchen Veranstaltungsformate Sie in absehbarer Zukunft konfrontiert werden könnten. Möchten Sie sowohl digitale als auch physische Veranstaltungen abwickeln und verwalten?

Lesetipps: Checkliste bei der Wahl einer Veranstaltungsplattform.

10. Bewerten Sie Ihre Veranstaltung und lernen Sie für die Zukunft

Wie bewerten Ihre TeilnehmerInnen die Veranstaltung? Haben sie etwas verpasst? Was fanden sie lohnend? Nutzen Sie die Gelegenheit, um von den TeilnehmerInnen zu lernen, indem Sie sie fragen. Es ist einfach, automatisierte Fragen an diese zu senden. Denken Sie nur daran, nicht zu viele Fragen zu senden, vorzugsweise nicht mehr als drei auf einmal. Fragen Sie gerne während der Veranstaltung nach, dann haben Sie eine bessere Chance eine gute Antwort zu erhalten.