Event Management
Effizientes Management für all Ihre Meetings und Veranstaltungen aus einer Hand
Sie ziehen alle Fäden, wir unterstützen Sie mit einem stabilen Gerüst: Die verschiedenen Schritte bei der Veranstaltungsplanung bedürfen oft mehrerer Hilfsmittel und Tools. Von der Registrierung über den Druck der Namensschilder bis hin zum Feedback einholen. Schnell schleichen sich Fehler und unnötig viele Arbeitsschritte ein, beim Verwalten, Erstellen und Verschieben von Daten von Software zu Software.
Mit InvitePeople bieten wir Ihnen ein Eventmanagement Tool, dass alle Veranstaltungsprozesse von A-Z abbildet. Damit sparen Sie Zeit, Kosten und Nerven. Verwalten und organisieren Sie mit uns Ihre Einladungen inkl. Registrierung und Zahlungsabwicklung, das Referentenhandling, Meetings (live und digital), Teilnehmendenlisten, Programmplanung inkl. Abstractmanagement, Feedback und Analysen uvm.
Einfach, effizient und sicher.
Teilnehmenden Management
Stellen Sie Ihre Gäste in den Mittelpunkt
Alles dreht sich um Ihre Gäste und deswegen sollten Sie diese auch genau kennen. Wer benötigt eine Hotelübernachtung, welche möglichen Allergien liegen, vor, welche Shuttle Zeit ist am passendsten? Fragen Sie bei Ihren Teilnehmenden alle Informationen ab, die für Ihre Planung und Organisation wichtig sind. Dabei haben Sie die Möglichkeit an unterschiedliche Zielgruppen, unterschiedliche Abfragen zu stellen. Gerade bei hybriden Veranstaltungen sowie im Rahmen des Referenten- und Ausstellerhandlings macht dies Sinn.
Sie kennen Ihre Gäste jetzt und wollen, dass es den Teilnehmenden untereinander auch so geht?
Fragen Sie persönliche Daten wie Interessen, Social Media Kanäle u.ä. ab und machen die Antworten über einen speziellen Suchfilter und Hashtags sichtbar. So können sich die Teilnehmenden gezielt vernetzen.
Alle abgefragten Informationen können Sie jederzeit in Echtzeit einsehen, filtern und auswerten. Reagieren Sie so zum Beispiel rechtzeitig, wenn ein Programmpunkt besonders beliebt ist und Räumlichkeiten erweitert werden müssen.
Durch das Einteilen der einzelnen Teilnehmenden in Zielgruppen, wird Ihre Analyse dabei noch genauer.
Mit InvitePeople bieten wir Ihnen die volle Kontrolle über das Teilnehmenden Management: Von der Einladung bis zur Nachbereitung.
Virtueller Veranstaltungsort
Schaffen Sie ein digitales Netzwerkzentrum für Ihre Veranstaltung
Nutzen Sie die Macht des digitalen Raums: Immer verfügbar, groß genug für alle und individuell gestaltbar.
Mit InvitePeople bieten Sie Ihren Gästen ein digitales Erlebnis, welches Ihre Marke, Ihre Philosophie und Ihr Profil widerspiegelt. Rund um die Uhr und schon weit vor dem eigentlichen Veranstaltungstermin sowie darüber hinaus.
Die Reise Ihrer Teilnehmenden beginnt auf unserer Registrierungsseite, auf der Sie ausgewählte Informationen bereits vorab verfügbar machen und die entsprechenden Tickets mit den dazugehörigen Registrierungsabfragen anbieten können.
Anschließend schaffen Sie mit und auf unserer Plattform einen Raum, in dem Ihre Gäste sich austauschen, verabreden und informieren können. Stellen Sie Teaser Videos, Anreiseinformationen oder detaillierte Programminformationen zur Verfügung. Schalten Sie erste Umfragen oder lassen Fragen und Wünsche einreichen.
Damit das Handling attraktiv und einfach ist, funktioniert unsere Veranstaltungsplattform auf Handys wie eine Veranstaltungsapp.
Video-Tools
Wir lieben Video!
Mit Video wird Ihr digitales Event zum Leben erweckt und das in vielfachen Formen und Varianten. Streaming, Videokonferenzen, bereits aufgezeichnete Videos, parallele Streams, Breakout Sessions, Desktop Streaming, Studio Streaming und auch auf Ihrem Mobilgerät. Unabhängig davon, wie Sie planen Video in Ihr Event einzubauen, InvitePeople ist das Tool für Ihre Vision.
InvitePeople funktioniert nahtlos mit allen Arten von Video und Streaming. Traditionelle Videokonferenzen über Zoom, Microsoft Teams oder unserem internen Tool. Videostreaming kann von u.a. Youtube, Vimeo, Streamio, Ihrem Studio, oder unserer Plattform eingebunden werden. Geplante Übertragungen können live oder vorab aufgezeichnet sein.
Kommunikation so einfach und durchdacht wie nie
Machen Sie mit uns bereits den ersten Schritt: Laden Sie Ihre Gäste zu Ihrer Veranstaltung ein und verfolgen Sie in Echtzeit die Zu- und Absagen.
Sie möchten Ihre registrierten Gäste über kurzfristige Programmänderungen, Busshuttle Zeiten oder prominente Keynote Speaker informieren? Mit unserem integrierten E-Mail und SMS-Editor können Sie einzelne Personen, alle Gäste oder ausgewählte Zielgruppen erreichen.
Die aktuellen Informationen werden direkt auf die mobilen Endgeräte der Teilnehmenden gesendet. Praktisch, denn von dort aus können diese auch einzelne Programmpunkte buchen, Zeitpläne einsehen, sich mit anderen Gästen austauschen uvm.
Die intelligenten Funktionen der Event-Software von InvitePeople machen es einfach, unvergessliche, dynamische und individuelle Veranstaltungen für Ihre Teilnehmenden zu organisieren.
Content Management
Veranstaltungsplanung leicht gemacht
Auf unserer Plattform können Sie Ihr gesamtes Veranstaltungsprogramm einfach und strukturiert planen.
Hinterlegen Sie bei der modernen Programm-, Referenten- und Ausstellerübersicht Texte, Bilder, Videos und Dateien. Definieren Sie einschlägige Kategorien und Suchparameter. Legen Sie Raumkapazitäten fest. Kombinieren Sie digitale und physische Programmpunkte und erstellen Sie Zugangsberechtigungen, die mit den entsprechenden Ticketarten verknüpft sind.
Delegieren Sie, wenn gewünscht, das Erstellen der einzelnen Programmpunkte direkt an die beteiligten ReferentInnen oder andere Mitwirkende.
Nutzen Sie bei Bedarf unser integriertes Abstract Management System, um Themenvorschläge einzuholen und zu bewerten.
Meeting Management
Meetingplanung 2.0
Ihre Veranstaltung lebt vom Dialog und persönlichem Austausch? Mit InvitePeople befördern Sie beides auf ein neues Level.
Legen Sie leicht, auffindbare Treffpunkte wie die Lobby oder das Restaurant, feste Meetingräume mit vorgegebenen Zeitslots, Ausstellerstände sowie virtuelle Räume fest, die von Ihren Gästen zur Terminvereinbarung ausgewählt werden können. Dabei werden die Kalender der Teilnehmenden miteinander abgeglichen, um freie Meetingzeitfenster zu finden.
Planen Sie über die Plattform vordefinierte Meetings oder importieren Sie Meetingdaten, die Sie bereits mit einem anderen Tool generiert haben.
Für Cooperate Access Veranstaltungen, stellen wir Ihnen außerdem eine Matchmaking Funktion zur Verfügung, mit deren Hilfe Investoren einzelne Unternehmen ranken können.
Terminerinnerungen können (automatisch) per E-Mail, SMS oder Push Nachrichten versendet werden.
Bieten Sie Ihren Gästen die Möglichkeit sich ein eigenes Veranstaltungsprogramm zusammenzustellen und legen dabei Kapazitäten sowie Einschränkungen für Doppelbuchungen fest.
Bleiben Sie flexibel: Passen Sie Programmpunkte sowie vereinbarte Meetings spontan an und informieren Ihre Gäste darüber.
Ihre Marke im Fokus
Die Teilnehmenden haben heute höhere Erwartungen am digitalen Veranstaltungserlebnis. Sie erwarten eine Erfahrung, die sich professionell anfühlt und im Einklang mit Ihrer Marke steht.
Indem Sie Ihrem Veranstaltungsteam die Flexibilität und Kontrolle über das gesamte digitale Veranstaltungserlebnis geben, können Sie Veranstaltungen und Meetings schaffen, die Ihre Marke stärken und weiterentwickeln.
Verbindung zu Ihrem CRM
Machen Sie das Beste aus Ihren Veranstaltungsdaten. InvitePeople kann in Ihr CRM-System integriert werden, sodass Sie Veranstaltungsdaten für Ihre Omnichannel-Marketing- und Vertriebsprozesse nutzen können. Verbessern Sie Ihre Kundenbeziehungen und fördern Sie gezielte Interaktionen auf Basis wertvoller Einblicke.
Datenschutz und sichere Technologien
Wir arbeiten vollständig DSGVO konform. Alle Daten werden innerhalb der EU gesammelt und gespeichert. Die Kommunikation erfolgt über SSL oder ein VPN. Die Teilnehmenden verwenden individuelle Einladungslinks, mit der Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzuzufügen. Die Videoübertragung erfolgt über RTMP (S) oder WebRTC.
Ausstellermanagement
Bieten Sie Ihren Partnern, Sponsoren und Ausstellern eine Bühne
Ihre Aussteller sind Ihnen wichtig? Dann zeigen Sie es Ihnen mit InvitePeople.
Wir ermöglichen Ihren Ausstellern, Sponsoren und Partnern, sich bekannt zu machen, gezielte, relevante Kontakte zu knüpfen und Dienstleistungen sowie Produkte zu verkaufen. Vor, während und nach der Veranstaltung.
Erstellen Sie mit wenigen Klicks eine virtuelle Ausstellung und laden Sie die Aussteller, wenn gewünscht, dazu ein, ihre Stände selbst ansprechend zu gestalten.
Dabei bieten wir einige Optionen zur Monetarisierung, wie die Unterteilung in bestimmte Kategorien (z.B. Gold, Silber, Bronze), das Platzieren von Werbung, die Nutzung unser Lead Scanning App und einiges mehr.
Bei Präsenzveranstaltungen dienen die virtuellen Stände als eine Erweiterung zu den Ständen vor Ort, da die BesucherInnen über die vielfältigen Such- und Filterwerkzeuge gezielt nach interessanten Ausstellern stöbern und unkompliziert Termine buchen sowie Nachrichten austauschen können.
Ihre Aussteller werden unser Meetingtool ebenfalls lieben, denn sie haben damit nicht nur ihre eigenen Termine im Blick, sondern auch die der KollegInnen. Kundengespräche können vorterminiert, Zeitslots geblockt und Doppelbuchungen, dank unseres Warnsystems, ausgeschlossen werden.
Wenn Ihre Aussteller bis hierhin noch nicht happy sind, werden Sie es spätestens mit dem Einsatz unserer Lead Scanning App vor Ort sein. Nie war Leads sammeln so einfach. Ein kurzer Scan des QR-Codes, den die Teilnehmenden per SMS, E-Mail oder auf dem Namensschild erhalten haben und schon ist der Lead erstellt und kann ins CRM-System übertragen werden. Die Aussteller können ihre eigenen Abfragen innerhalb der App erstellen und lassen so dass Zeitalter von Visitenkarten sammeln und Notizzettel schreiben hinter sich.
Interaktionstools
Fördern und fordern Sie Ihre Gäste
Ihre Veranstaltung, egal ob Messe, Seminar oder Kongress, lebt von der Aktivität und Teilnahme Ihrer Gäste. Deswegen bieten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um die aktive Beteiligung zu steigern und attraktiv zu gestalten – egal ob für digitale, hybride oder Präsenzveranstaltungen.
Fördern Sie den Austausch der Teilnehmenden in themenspezifischen oder allgemeinen Chats. Erstellen Sie Umfragen, Quizzes oder Formulare und teilen die Ergebnisse im Chat.
Starten Sie Gewinnspiele mit verschiedenen Aufgaben und Erfolgen. Legen Sie dabei die Wertigkeit und Wiederholungen selbst fest. Die Teilnehmenden können zum Beispiel Punkte dafür erhalten, wenn Sie Meetings buchen, Nachrichten versenden, Termine mit Ausstellern vereinbaren, Umfragen beantworten uvm.
Eine Rangliste motiviert die Ehrgeizigen sich die obersten Plätze und damit ggf. einen attraktiven Preis zu sichern.
Vor Ort Management
Wir performen auch vor Ort
Wir können mehr als nur digital und unterstützen Sie auch vor Ort.
Zum Beispiel mit unserem Registrierungs- und Check-In System, Zahlungsabwicklung, Einlassscanning, Namensschilder oder Lead Scanning.
Versenden Sie Zugangstickets, mit oder ohne QR-Code, direkt mit der Bestätigungsmail oder separat per E-Mail und SMS.
Erstellen Sie in unserem Tool für jede vorliegende Ticketkategorie Namensschilder.
Diese können von den Teilnehmenden entweder zu Hause oder vor Ort über unsere Self-Service-Terminals, innerhalb weniger Sekunden, gedruckt werden.
Bei der Registrierung vor Ort, kann die Zahlung direkt abgewickelt oder Rechnungen erstellt werden. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung einer Kiosklösung für den Self-Check-in der Teilnehmenden.
Um die genauen Anwesenheitszeiten zu dokumentieren sowie den Überblick über Sitzplatz Kapazitäten zu behalten, können die Gäste über unsere Check-In App an den einzelnen Räumen gescannt und damit eingecheckt werden.
Aussteller können mit Hilfe unserer Lead Scanning App potenzielle Neukunden scannen und die entstanden Leads anschließend in das eigene CRM- System übertragen.
Umfragen können per Smartphone beantwortet werden und die Ergebnisse mit dem Publikum geteilt werden.
Customer Success
Wir stehen an Ihrer Seite
Von Anfang an dabei: Wir stellen jedem Kunden einen persönlichen Customer Success Manager an die Seite. Dieser führt Sie durchs Onboarding und hilft Ihnen auch danach bei aufkommenden Fragen jederzeit weiter.
Je nach Größe, Art und Bedarf Ihrer Veranstaltung bieten wir Ihnen weiterführende Schulungs- und Beratungsdienste an.
Unser technischer Support überwacht das Veranstaltungsgeschehen in Echtzeit und hilft bei auftretenden Problemen schnell und kompetent weiter.
Zudem kann unser Inhouse Entwicklungsteam während der Veranstaltungsplanung individuelle Anpassungen an der Plattform vornehmen.
Checken Sie Ihre Teilnehmer reibungslos bei Ihrer Veranstaltung ein
Unsere Lösungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Gäste bei ihrer Ankunft ganz einfach einzuchecken. Hinterlassen Sie bei Ihren Teilnehmern einen positiven ersten Eindruck und vermeiden Sie Warteschlangen. Sie erhalten in Echtzeit Statistiken darüber, wer eingecheckt ist.
Statistiken und Berichte
Behalten Sie in Echtzeit den Überblick über Ihre Veranstaltung, z.B.
- Anmeldungen und Ticketverkäufe
- SeitenbesucherInnen
- Anwesenheitsberichte für Seminare / Workshops
- Anwesenheitsberichte für laufende Meetings
- Live Stream Statistiken
- Überblick über Meetingbuchungen
- Umfragen
Nutzen Sie diese und weitere Auswertungen, um Ihre kommenden Veranstaltungen zu optimieren. Mit Hilfe unserer detaillierten Berichte, können Sie z.B. einsehen, welche Programmpunkte am meisten besucht worden sind, wann der Live-Stream seinen Peak hatte oder welcher Zeitraum am gefragtesten ist zum Abhalten von Meetings.
Mit unserem integrierten Feedback Tool, stellen Sie Ihren Gästen außerdem genau die Fragen, die Sie interessieren. Dabei können Sie, bei Bedarf zwischen unterschiedlichen Zielgruppen differenzieren.
Alle Statistiken und Berichte lassen sich als Datei herunterladen.
