Tecken på att din strategi för event och möten inte fungerar

En framgångsrik eventverksamhet bör inte endast fokusera på att skapa störst upplevelser eller välja den mest färgsprakande underhållningen. En lyckad eventverksamhet skapar värde för bolaget i form av leads, ökad varumärkeskännedom, en starkare kultur eller de mål som finns uppsatta. Det handlar inte bara om att ordna ett event, utan att se till att ordna rätt event som dessutom följs upp och utvärderas, för att kunna förbättras. Men vilka tecken finns på att verksamheten inte fungerar eller kostar mer än vad den smakar? Här är tre tydliga varningstecken.

Effekten är svår att bevisa

Ni har en eventverksamhet som ordnar event utan att sätta upp mål eller följa upp. Utan uppföljning mot konkreta mål så blir det svårt att bevisa vilken effekt eventet har och ännu svårare att förstå hur eventverksamheten kan förbättras. Det finns många sätt att följa upp eventet och mycket data att samla in, därför är det viktigt att välja KPI:er och strategi med omsorg. Se till att det finns en struktur för hur datan samlas in och analyseras.

Hitta en process som gör det enkelt att samla in data både före, under och efter eventet. Med rätt eventplattform så fungerar den som ett stöd i datainsamlingen genom att automatisera och strukturera datan på ett effektivt sätt. Det underlättar arbetet och skapar en säkrare miljö för datan som samlats in. Efter eventet är det viktigt att den data som samlats in analyseras och att det som behöver lämnas internt vidare gör det, exempelvis leads eller feedback.

Det kan bero på …

Det finns ingen struktur för hur data samlas in och inga mål att mäta mot. De leads som genereras under eventet förs inte in på ett korrekt sätt i CRM-systemet, vilket gör det svårt för säljavdelningen att följa upp. Se till att marknad och sälj samarbetar så att den data som samlas in kommer till nytta.

Intresset har minskat

Intresse och deltagandet på era event har minskat, men ni vet inte varför. Det är viktigt att eventverksamheten är en integrerad del av verksamheten så att de event som görs hänger ihop med bolagets mål och vision. Annars blir det lätt upplevelser som syns och hörs, men kanske inte skapar värde för bolaget. Om det är en extern byrå som ordnar event är det viktigt att de förstår bolagets värderingar och skapar event därefter. Undvik att endast satsa på att skapa de största upplevelserna – hitta istället den typ av event som faktiskt passar er. Ett event behöver inte vara avgränsat till ett visst klockslag eller plats, med hjälp av continuous meetings så kan ni skapa värde över tid, utan att trötta ut målgruppen.

Det kan bero på …

Eventverksamheten hanteras som en separat del där fokus ligger på att skapa upplevelser, snarare än att utgå från bolagets mål och därefter skapa relevanta upplevelser för rätt målgrupp. Se till att de som ordnar event förstår syfte och mål, så att det skapas event som ligger i linje med bolagets värderingar, mål och vision.

Den är begränsad

Eventverksamheten kräver för mycket av medarbetarna. Det finns inga tydliga processer eller system som gör event till en självklar och integrerad del av verksamheten. Event kräver mycket av medarbetarna och om det tar för mycket tid från kärnverksamheten, kan det skapa bristande kvalitet inom andra områden. Eventverksamheten hanteras ad hoc vilket gör att den inte går att skala upp eller integreras med andra områden. För att skapa en hållbar eventverksamhet så behöver processerna samlas och medarbetarna behöver ha goda förutsättningar för att lyckas. Med hjälp av uppföljning så går det att mäta hur verksamheten kring eventet fungerade och vad som kan förbättras till nästa gång. Den data och de insikter som uppkommer behöver hanteras så att de kan förbättra kommande event. Även här är mätningen ett viktigt verktyg.

Det kan bero på …

Det saknas processer som förenklar för medarbetarna. Genom att avsätta tillräckligt mycket tid för eventverksamheten så får medarbetarna rätt förutsättningarna för att lyckas. Med hjälp av en tydlig process blir det enklare att kopiera processen till andra område.

Skapa förutsättningar för att lyckas

Sätt en strategi för eventverksamheten så att den ger värde till bolaget. Strategin ska inte bara hantera vilka event som ska göras och varför, utan även hur de ska utföras. Hur mycket tid ska avsättas för eventverksamheten? Hur ska den integreras med den övriga marknadsföringen och hur relaterar den till bolagets övergripande mål?

Se till så att eventverksamheten har en tydlig process så att den går att skala upp. Utöver strategi så är det viktigt att skapa rätt förutsättningar för att lyckas. Digitala verktyg som underlättar registrering, datainsamling och analys, blir en allt mer självklar del av dagens event.

Tänk kreativt med de resurser som finns och hitta nya sätt att ordna event med hjälp av tekniken. Idag behöver event inte innebära en händelse vid en särskild tidpunkt, hitta istället lösningar som erbjuder en större flexibilitet för både deltagarna och de som ska ordna event.