Framtidens möten är oberoende av tid och rum

Pandemin har skakat om hur vi ser på möten och inget är sig likt. Digitala möten är lika självklart som det är uttjatat, människor vill träffas fysiskt men vill inte spendera för mycket tid på resor. Företagen kapar sina resebudgetar och koldioxidutsläppen behöver minska.

Det räcker inte längre med att göra digitala versioner av fysiska möten, eller att återgå till endast fysiska mötesformer. Deltagarna har mycket högre krav än så.

För att möta framtidens behov så behöver möten expandera till något utöver det vi känner till idag. I ett allt mer flexibelt arbetsliv behöver inte alla möten längre vara knutna till en geografisk plats eller särskild tid.

Nästa generations möten tar sig förbi digitala varianter, hybrida möten och fysiska träffar. Det är möten som sätter syftet främst, är mer miljömässigt hållbara och inspirerar till ett mer aktivt deltagande.

Continuous meetings – möten som är oberoende av tid

Continuous meetings är möten som inte är avgränsade till en given tidpunkt. Det är möten som pågår över tid, i olika former. Istället för att hålla en internutbildning under ett begränsat antal dagar, så delas innehållet upp i olika former. Det kan vara återkommande webinar, en fysisk kickoff och en digital utbildning. Det ökar engagemanget och flexibiliteten eftersom deltagarna kan vara med på sina villkor och inte behöver avsätta hela arbetsdagar för en utbildning.

Eftersom det är fler möten under en given tidsperiod så öppnar det upp fler möjligheter för pedagogiska upplägg vid exempelvis utbildningar. Continuous meetings är mycket mer än en timmes kalenderbokning – det är ett nytt, kreativt sätt att mötas på.

Continuous meetings går att skapa runt en fysisk mässa, som ett exempel. Före mässan går monterpersonalen en digital säljutbildning och mässdeltagarna kan boka in digitala möten med varandra. Det gör att deltagarna kan ta egna initiativ och skapa digitala möten runt det fysiska.

På så sätt skapas möten som pågår mycket länge och i olika former, med det fysiska mötet som bas, säger Mattias Strauss, operativ chef på InvitePeople.

Läs mer om hur Management Events utvecklade sin affärsmodell med Continuous meetings.

Digitala hubbar begränsas inte av geografisk plats

Med hjälp av lokala hubbar och digitala verktyg så går det att länka samman team från olika platser. Det möjliggör för teamen på olika kontor eller regioner att mötas fysiskt men samtidigt träffa andra kollegor digitalt. Istället för att samla alla medarbetare på en plats, så reser de till några få samlingsplatser. Då kan medarbetarna knyta kontakter med sina närmsta kollegor, samtidigt som de kan möta andra via digitala forum.

Att minska resandet gör stor skillnad för miljön eftersom ett fysiskt möte släpper ut 94% mer koldioxid än ett digitalt möte. Ett minskat resande gör alltså skillnad för både miljön och ekonomin.

Hållbarhet är en av många viktiga aspekter. 2017 stod business-resandet till konferenser med fler än 50 deltagare för nästan 10 % av hela det globala koldioxidutsläppet, säger Mattias.

När företag ökar andelen digitala och hybrida möten så minskar de sitt koldioxidutsläpp, jämfört med om de skulle haft samma antal fysiska möten. Det gör att både företagen och eventarrangörerna kan bidra till en mer hållbar värld, genom att hitta nya, kreativa mötesformer. På så sätt kan de göra skillnad för miljön men vara en del av företagets hållbarhetsarbete.

När möten blir mindre beroende av tid och rum finns det möjlighet att öka deltagandet och skapa mer engagemang. Digitala mötesformer öppnar upp för ett större deltagande och en annan flexibilitet. Det ställer även högre krav på de som håller mötet, att skapa engagerande innehåll och högt deltagande. Med flexibla mötesformer kan tid och rum bli mindre viktigt, samtidigt som företagen kan erbjuda sina medarbetare kreativa sätt att mötas på. Framtidens möten är så mycket mer än en timmes möte.