Så blev Mänskliga Rättighetsdagarna ett tillgänglighetsanpassat digitalt event

Under 21 år har Mänskliga Rättighetsdagarna varit arenan dit forskare, myndigheter och ideella föreningar kommer för att utbyta frågor, idéer och kunskap kring mänskliga rättigheter. I och med det förändrade läget hamnade arrangörerna inför ett vägval.

Å ena sidan ville vi vänta och se hur pandemin skulle utvecklas, å andra sidan insåg vi att det förmodligen skulle krävas en digital lösning om vi ville fortsätta hålla i konferensen, berättar Malin Slätis, projektledare för Mänskliga Rättighetsdagarna.

De ställde in den fysiska konferensen och valde att göra en snabb digital transformation som skulle fungera till nästa evenemang. Trots den stora omställningen tummade de inte på kraven. Den digitala konferensen behövde vara så användarvänlig och tillgänglig som möjligt.

Eftersom vi jobbar med mänskliga rättigheter så är det viktigt att alla ska kunna ta del av programmet. Vi har blivit bra på tillgänglighet i fysiska miljöer men det digitala var något helt nytt för oss, berättar Malin.

En användarvänlig lösning

Mänskliga Rättighetsdagarna valde att fördjupa sitt samarbete med InvitePeople och använda deras eventplattform. Redan år 2012 inledde de sitt första samarbete och sedan dess har de tillsammans utvecklat funktioner för registrering och hur seminarier och agenda presenteras på eventsidan.

Det var tryggt att fortsätta jobba med InvitePeople. De förstår våra utmaningar som ideell organisation och kunde snabbt skapa en lösning som passade oss.

Den virtuella konferensen kunde erbjuda deltagarna seminarier, live-streams och interaktionsmöjligheter med break-out rooms, chattar och videosamtal. Mänskliga Rättighetsdagarna tog fram en bild för att plattformen skulle påminna om de fysiska mötesdagarna där deltagarna kunde klicka sig in i olika rum för att ta del av aktiviteter och föreläsningar. Utställare hade dessutom möjlighet att visa upp sina produkter i digitala montrar.

Utställarna kunde enkelt lägga in material och anpassa färger i montern efter deras grafiska profil helt själva. Det var de väldigt nöjda med.

Tillgänglighetsanpassning för digitala besökare

För att upptäcka eventuella brister i tillgängligheten så fick en testpanel från Funktionsrätt Sverige prova den digitala plattformen innan eventet startade.

På så vis kunde vi synliggöra vilka brister som fanns. Det gick inte att justera allt efter feedbacken på grund av tidsbrist och tekniska begränsningar, men en hel del gick att ordna och vi fick inte in några klagomål när evenemanget väl var igång.

Utvecklingskostnaderna för tillgänglighetsanpassningarna delades med InvitePeople. Med en ökande efterfrågan för denna typ av utveckling och funktionalitet möjliggörs digitala event för fler grupper. Något som är av vikt då intresset för digitala event ökar i allmänhet.

Det betyder mycket för oss som ideell föreningar då vi inte har så stora resurser att röra oss med. InvitePeople anpassade sig efter våra förutsättningar på ett väldigt flexibelt sätt och det kändes bra att vi också kunde bidra till att göra deras plattform ännu mer tillgänglighetsanpassad.

Snabb digital transformation från fysiska event

Det tog bara fyra månader för Mänskliga Rättighetsdagarna att göra sin digitala transformation från live event. När den virtuella konferensen startade rullade det tekniska på bättre än förväntat. Deltagarna kunde ta del av innehållet oavsett vilken enhet de använde och eventet flöt på smidigt.

Vi hade cirka 130 seminarier under tre dagar. Dessutom var det över 100 olika aktörer som stod som avsändare för program och utställningar, alla med olika förutsättningar och resurser. Så det var viktigt att alla kunde följa med i omställningen till det digitala arrangemanget.

Aktörerna kan dessutom uppdatera sin egen programtext och profil enkelt själva genom en inloggning på plattformen.

Den funktionen har vi haft i några år nu. Den sparar oss massor med administrativ tid, då aktörerna själva kan uppdatera sina texter utan vår hjälp. Med plattformen kan vi verkligen nyttja de positiva effekterna av digitaliseringen.

”Investeringen ger oss många möjligheter inför framtida konferenser”

Idag känner sig Malin och hennes kollegor trygga med att de har ett digitalt alternativ för sina kommande konferenser. Nästa event är i december och beroende på hur restriktionerna ser ut kan de anpassa konferensen.

Även om vi har ett fysiskt event kan vi erbjuda digitala delar till deltagare som inte kan resa så långt. Det finns många utmaningar med att genomföra digitala events men satsningen har gett oss många nya möjligheter att nå ut till nya målgrupper.

Mänskliga Rättighetsdagarna har nu de verktygen de behöver för att arbeta med både fysiska och digitala events. Eller kombinera de båda i form av hybridkonferenser.

Vi är så nöjda med den support, trygghet och tillgänglighet som InvitePeople har gett oss. De hjälpte oss att ställa om snabbt. Nu är vi redo för framtidens utmaningar.