Tre steg för att lyckas med digitala event

1. Planera, planera, planera

Bara för att eventet är virtuellt, innebär det inte mindre planering. Visserligen kan digitala möten och event gå fortare att producera än ett fysiskt. Men bra planering är A och O för ett lyckat resultat. Så vad ska du tänka på i planeringsskedet?

Våga visualisera ditt event

Tänk fritt i början av planeringen. Brainstorma med dina kollegor som känner er målgrupp bäst. Ta med era anteckningar och börja skissa på hur de här idéerna skulle kunna integreras i ert event. Undersök sedan vilken plattform och vilka funktioner som krävs för att drömmarna ska bli verklighet. Känn dig inte begränsad av tekniken – ta vara på möjligheterna.

Glöm inte syftet

Se till att syftet och målet med eventet går hand i hand med er vision i er planering. Vad vill du och er verksamhet få ut av eventet? Förutom en inspirerande upplevelse till era deltagare, kanske ni vill ha ut viss data? Kanske ni vill stärka ert nätverk och få fram nya, heta leads?

Om ert syfte är att samla viss data, så se till att ni har verktygen för att samla in dem. Kanske du till och med vill kunna koppla informationen till ert CRM-system? Events, virtuella som fysiska, är en stark grogrund för utveckling. Ta vara på den! När du har syftet med i beräkningen kommer du fokusera på de vitala funktioner som gör att ni når ert mål.

Vad behöver eran målgrupp?

Det är enkelt att gå i fällan och planera inifrån och ut och bara tänka på era behov. Men glöm inte bort målgruppen! Vad vill de se? Vad kommer de få ut av eventet? Hur blir ert event intressant, lättillgängligt och så engagerande som möjligt?

Tänk igenom vilka som är er målgrupp är och vad deras behov är, så kommer även deltagarna att bli nöjda med resultatet.

2. Öva, öva, öva

Även digitala möten och event kräver övning. Vi skulle faktiskt våga påstå att de kräver mer övning än ett fysiskt event. Körschema under ett digitalt eller hybrid-event behöver nämligen vara extremt tydligt och friktionsfritt. Föreställ det som en TV-produktion, där varje detalj har en betydelse. När talare går på och av en scen har den fysiska publiken mer tålamod än när det sker digitalt.

De digitala deltagarna tappar fokus och börjar syssla med annat om det inte sker på några sekunder. Så förhindra missöden genom ett detaljerat körschema som ni övar på innan. Testa alla funktioner. Och kräv av era föreläsare att de testar sina presentationer innan de går live. Ni kan även ge dem tips på hur en effektiv digital föreläsning kan gå till för att upprätthålla engagemang. Det är nämligen en stor skillnad mellan att hålla en föreläsning med en stor publik som du kan se och att hålla det vid en skärm där du knappt upplever att någon lyssnar.

Som vi alla vet så kan alla beståndsdelar under ett evenemang gå fel, oavsett om de utspelar sig på en fysisk plats eller som ett digitalt event. En så detaljerad plan som möjligt som du gått igenom från olika håll gör att du kan känna dig tryggare på eventdagen. Som spindeln i nätet för eventet ser du till så att du inte är upplåst på någon specifik roll under genomförandet utan att du kan hjälpa alla om frågor skulle uppstå. Har du gjort ett grundligt förarbete så kan du själv njuta mer av ditt event och se vad deltagarna ser.

3. Testa, testa, testa

Ett virtuellt event innebär att en hel del teknik är inblandad. Det kan vara alltifrån ljud, ljus och bild till bildspel och andra presentationer. Under ett fysiskt event så vill du undvika att dina deltagare upplever tekniskt strul. Och på ett digitalt event är det viktigare än någonsin. Om en online-deltagare blir frustrerad finns det en stor risk att den personen loggar ut och gör något annat.

Ett virtuellt event innebär med andra ord större risk för fler tekniska missöden och deltagare som har mindre tålamod. Genom att testa all teknik innan, så kan du påverka hela användarupplevelsen.

Ta höjd för tekniska missar i planeringen, så du har tid att lösa dem. Ni kan även låta fokusgrupper testa er plattform innan den går live. Då ser ni om den fungerar som ni vill, om allting är användarvänligt, klickbart och lättförståeligt.

Nu är det bara att börja

Med dessa tre steg har ni redan kommit en bra bit för ett lyckat virtuellt event. Genom att planera, öva och testa så kommer eventet att gå så smidigt som det bara går. Och framförallt kommer du ha snabba lösningar när det uppstår problem.