Hybridevent – Fysiskt och digitalt deltagande samtidigt

Evenemang med både fysiskt och digitalt deltagande har under de senaste åren blivit det nya normala, där kombinationen av fysiskt och digitalt deltagande innebär nya förhållningssätt och krav på verktyg. InvitePeople är en komplett event- och mötesplattform som gör det enkelt att genom ett enda verktyg arrangera alla typer av evenemang på ett sömlöst och säkert sätt med engagerande och inspirerande innehåll för alla – både på plats och på distans samtidigt.

Vad är ett hybridevent?

Något förenklat innebär ett hybridevent att deltagarna kan välja mellan att delta på plats eller virtuellt med hjälp av en digital plattform. Efter att pandemin bröt ut 2020 har evenemang i hybrid form under det senaste året blivit ett det nya normala, där det är viktigt med en bra upplevelse för både deltagare på plats och de som deltar digitalt.

Med rätt verktyg är det möjligt att nå en bredare publik och optimera hela upplevelsen från planering, till genomförande för att skapa maximalt värde i alla led. Oberoende av vilken typ av event du ska arrangera, kan du enkelt planera genomgående engagerande och inspirerande möten med InvitePeople.

Med digitala lösningar möjliggör du deltagande för kunder, intressenter och medarbetare – var de än befinner sig.

Biljetthantering

Anpassa din hantering av biljetter utifrån vad som passar dig och ditt företag. Det finns flera olika sätt att formge biljetter utefter antal, rabatter eller olika grupper av deltagare.

Fler leads

Generera leads med hjälp av lösningar som är lätta och säkra att använda. Samla leads på fysiska event med InvitePeoples lead scanning-app och på online event med den digitala lead scanning-tjänsten.

Videomöten

Möten kan bokas genom mötesförfrågningar mellan deltagare, genererade speed meetings eller seminarieprogrammet i form av diskussioner eller runda bordssamtal. Videomöten sker direkt i webbläsaren med webbkamera och skärmdelning.

Statistik och analys

Att kunna ta del av insikter är viktigt och kommer hjälpa dig att genomföra ännu bättre evenemang nästa gång. Via plattformen kan du göra analyser och uppföljningar, samt skicka enkäter till deltagare för att ta pulsen på hur evenemanget togs emot.

Att tänka på vid ett hybridevent

Kort och gott kan de som vill delta digitalt göra det, medan de som vill delta fysiskt kan göra det också. Till skillnad från ett helt digitalt event, där allt är anpassat efter den virtuella världen, behöver du tänka lite annorlunda när du planerar för ett hybridevent.

För att skapa rätt förutsättningar för ditt hybridevent behöver du tänka tvådimensionellt: hur du skapar ett lyckat event för fysiska deltagare, men även hur du skapar ett lyckat event för de som deltar online samt hur dessa kan kopplas ihop på bästa sätt.

Läs mer: Undvik dessa 9 misstag med ditt nästa hybrid event

Olika typer av event som du kan använda InvitePeople för

• Hybridkonferenser
• Hybridmässor
• Kongresser
• Online-, hybrid- eller fysiska workshops
• Online- eller hybridseminar
• Livestreams och Keynote-presentationer
• Kampanjevenemang och mycket mer

Inför eventet

Bra planering är A och O för ett lyckat event, där du med InvitePeople kan skapa en sömlös upplevelse från början, till slut. Eftersom ett hybridevent skiljer sig från ett traditionellt event är det viktigt att anpassa upplägget därefter.

Med InvitePeople kan du designa och formge en egen evenemangshemsida för ditt event där deltagarna kan skapa profiler, registrera sig och ta del av automatiskt publicerade scheman. Via hemsidan skickar du enkelt inbjudningar och interagerar med deltagarna genom SMS eller e-post. Att se till att deltagarna är väl förberedda skapar en bättre förutsättning för ett lyckat event.

Läs mer: Tre steg för att lyckas med digitala event

Engagera deltagarna under eventet

Vår plattform fokuserar på att skapa en bättre digital upplevelse för deltagare och arrangörer. Via vår mobilanpassade webbplats och app kan du hantera alla aspekter av ditt event, både på plats och online. I realtid kan du också se se hur många personer som deltar online, när de ansluter samt när de lämnar.

I en modererad evenemangstråd kan deltagarna som är med på distans chatta med varandra, ställa frågor och skapa omröstningar, vilket bidrar till en mer interaktiv upplevelse.

Det är viktigt att ge deltagarna på distans samma möjligheter att interagera och bidra med åsikter som personer på plats. På så vis har alla samma utgångsläge och deltagare på distans kan känna sig mer inkluderade.

Läs mer: Digitala möten – så lyckas du engagera på distans

Event med möjlighet att nå en större målgrupp

Den påskyndade utvecklingen av digitala möteslösningar har gjort att hybrida och digitala event har blivit den nya standarden. Fördelarna är många, men framför allt finns möjligheten att locka fler besökare och nå en större målgrupp, utan begränsningar.

En plattform utan begränsningar

Plattformens smarta funktioner hjälper dig med alla delar av dina event. Nedan finner du några av funktionerna som förenklar processen.

• Evenemangshemsida
  Designa och utforma ditt events hemsida för en mer personlig touch. Här kan du publicera agendan för ditt evenemang ihop med seminarieprogram och utställarlistor. Hemsidan är det bästa verktyget för att dela med dig av viktig information till deltagarna, såsom plats, tid och registrering.
• Registrering
  Låt InvitePeople sköta registrering av moderatorer, besökare, föreläsare, press och andra digitala deltagare.
• För deltagare på plats
  InvitePeople erbjuder även en komplett på-plats-lösning för registrering, incheckning, betalningar, entré- och seminariescanning, print-on-demand-namnbrickor och lead scanning.
• Pushnotiser
  För att se till att personerna som deltar online inte missar något kan du som moderator skicka notifikationer med hjälp av pushnotiser. På så sätt uppdateras de digitala deltagarna om vad som händer i evenemanget, även om de inte deltar fysiskt.
• Sociala medier
  Oavsett om eventet är fysiskt eller digitalt kan alla deltagare dela evenemanget på sociala plattformar som LinkedIn, Twitter eller Facebook. Genom att skapa mer trafik online för evenemangen har du möjlighet att nå en större publik på framtida event.
• Socialt nätverk för deltagarna
  Bjud in deltagarna till evenemangets sociala nätverk. Genom att låta besökarna se vilka som ska delta, skicka meddelanden och boka möten med varandra utökar du engagemanget både före och efter ditt evenemang. På plats sätter du enkelt upp valbara mötesplatser och digitalt sker mötena i break-out rooms.
• Integreringar
  För en smidig övergång till den virtuella mötesvärlden kan du enkelt koppla ihop vår plattform med andra tjänster. Använd Google, Microsoft eller Facebook för en enkel inloggningsprocess.

Är du intresserad av fler funktioner? Läs mer om alla våra funktioner.

Vanliga frågor och svar om hybridevent

• Vad skiljer InvitePeople från andra verktyg för videomöten?
  InvitePeople är en komplett event- och mötesplattform som integrerar med flera andra molntjänster och gör det enkelt att utbyta information mellan dina system, antingen via import/e-post, API, webhooks eller molntjänster som Zapier. Vid interna restriktioner kring videoverktyg kan MS Teams alternativt Zoom inkluderas för kvalitativa videomöten.
• Hur många kan delta på ett hybridevent?
  Vill du arrangera ett hybridevent är du endast begränsad av de fysiska deltagarplatserna och lokalerna du ska använda. När det handlar om digitala deltagare finns inga begränsningar gällande hur många som kan delta, vilket innebär att du kan nå folk över hela världen samtidigt som du sparar både tid och pengar i jämförelse med ett traditionellt helt fysiskt event.
• Vilka är fördelarna med ett hybridevent?
  Det finns många fördelar med att arrangera ett hybridevent. Några av de största är:
  – Arrangörer har nått en mycket större målgrupp och fler besökare, utan att behöva ha en specifik lokal i åtanke.
  – Många deltagare har uppskattat att man inte behöver resa till eventet, vilket är besparande i form av tid, pengar och företagets klimatavtryck.
  – Hybridevent gör det enklare för föreläsare, partners och sponsorer att interagera med deltagare och varandra.

Vi hjälper dig att arrangera ditt nästa hybridevent

Med InvitePeople kan du planera och hantera event, konferenser eller möten med ett enda verktyg. För att dina besökare ska kunna interagera med varandra direkt i mötet eller utöka sitt kontaktnät efter den digitala konferensen, får de även möjlighet att kommunicera med varandra i vårt sociala nätverk.