Digitala möten – så lyckas du engagera på distans

Framgångsrika möten

För att anordna framgångsrika digitala möten behöver du i regel inte göra mer avancerade förberedelser än vid dina fysiska möten. I själva verket ger platsoberoende möten deltagarna mer flexibilitet och frihet samtidigt som ditt företag sparar in på både resekostnader och dyrbar tid. För att lyckas engagera och inspirera på distans handlar det helt enkelt bara om att vara smart gällande vilket eller vilka verktyg du använder och hur du nyttjar dem på bästa sätt.

Vad är digitala möten?

Digitala möten sker online på digitala plattformar, men kan även utföras delvis fysiskt i så kallade hybridmöten. Oberoende av om dina deltagare befinner sig delvis på samma plats eller är helt utspridda, kan du enkelt planera ett genomgående engagerande och inspirerande möte med InvitePeople. Med digitala möten möjliggör du deltagande för kunder, intressenter och medarbetare – oavsett var de befinner sig.

Läs tips: Tre steg för att lyckas med digitala event

Vad behöver du vid ett digitalt möte?

Det finns flera olika typer av mötesformer och vad just du behöver för ett lyckat möte beror på vilket sorts möte du planerar att hålla. Om du ofta anordnar möten med flera personer närvarande på en och samma plats, kan det exempelvis vara en god idé att investera i en ljudpuck.

Hur många verktyg du behöver för att engagera beror alltså på, men i regel bör du införskaffa följande för att dina videomöten ska bli så bra som möjligt:

Webbkamera

Vid digitala möten är det bra om samtliga deltagare har en webbkamera tillgänglig. I ett videomöte där alla visar sin bild och ser varandra skapas bättre engagemang och närvaro. Eftersom vi vid videomöten går miste om en del av våra sinnen är det bra att alltid försöka vara tillgänglig med både bild och ljud.

I princip alla datorer har idag en inbygd webbkamera. Om du däremot saknar en webbkamera, eller söker något mer avancerat, finns det också portabla alternativ att hitta. Kom också ihåg att placera din kamera så att du visar hela ditt ansikte rakt framifrån och testa din utrustning innan mötet sätter igång.

Headset eller ljudpuck

Beroende på om du ska delta i ett digitalt möte där du är ensam i rummet, eller om du delar rum med flera andra personer, finns olika alternativ för att även ljudet ska bli så bra som möjligt. Sitter du i ett rum med 2-4 medverkande är ett tips att använda en ljudpuck. Blir ni fler än så och ska delta i ett digitalt mötesrum kan flera ljudpuckar vara en god idé.

Headset

Är det bara du som ska delta i mötet från ditt håll är ett bra headset ett verktyg som ger dig goda förutsättningar för ett möte med bra ljudkvalitet. Även om din dator har inbygd mikrofon och högtalare räcker detta sällan för att säkerställa bra ljud och undvika eko.

Ljudpuck

En ljudpuck är en kombinerad mikrofon och högtalare. Ska du delta i ett möte med flera personer i samma rum är ljudpucken ett verktyg som gör stor skillnad kvalitetsmässigt på samtalet. Placera ljudpucken på mitten av bordet, och den plockar då upp när olika personer talar runtom i rummet. Ett tips är att vid större möten använda flera ljudpuckar, då en sällan räcker. Kom också ihåg att ljudpucken kan vara känslig för bakgrundsljud. Försök därför hålla mötet i en så lugn miljö som möjligt.

Stor skärm

När många personer ska delta i samma möte, på samma plats, är det fördelaktigt att använda en större skärm för mötet. Använd ett konferensrum om det finns möjlighet till det, och försök i största möjliga mån se till att mötets alla deltagare även syns i bild.

Engagera och inspirera

Med InvitePeople är det enkelt att skapa engagemang med hjälp av ett enda verktyg. De medverkande i mötet kan direkt interagera med varandra genom en modererad chattfunktion, skicka ut frågor eller omröstningar och sedan dela resultaten direkt i mötet.

Vad skiljer InvitePeople från andra verktyg för videomöten?

InvitePeople är en komplett event- och mötesplattform. Vanliga videomötesverktyg likt Zoom, Teams och Google Hangout är videoverktyg med fokus på arbetsmöten samt möjligen enskilda webinar. InvitePeople har möjlighet att hantera allt som rör ditt event, exempelvis registrering, inbjudningar, websida men också alla typer av videosändningar och videomöten.

Plattformen integrerar med flera andra molntjänster och gör det enkelt att utbyta information mellan dina system, antingen via import/epost, API, webhooks eller molntjänster som Zapier. Vid interna restriktioner kring videoverktyg kan MS Teams alternativt Zoom inkluderas för videosamtal.

Exempel på funktioner med InvitePeople

Upplevelse och kontroll

Till skillnad från andra tjänster för videomöten är det med InvitePeople möjligt att även planera, dela och analysera era möten. Utifrån den information plattformen erbjuder kan du få en djupare inblick i var, när och hur mötena tar plats.

Innan mötet

För dig som administratör underlättar det att enkelt och effektivt kunna planera och schemalägga kommande möten med så få medel som möjligt. Hos oss har du möjlighet att göra detta direkt via plattformen, eller göra förberedelserna utanför verktyget för att sedan importera informationen. De medverkande får ett meddelande skickat till sin e-postadress med en lista över kommande möten, samt en kalenderinbjudan inför varje möte med de uppgifter som behövs för att logga in.

Användarna kan dessutom boka möten med varandra. Du som administratör kan bestämma både digitala och fysiska mötesplatser i förväg, för att sedan låta deltagarna avgöra vilken plats som passar dem bäst. Du kan själv välja om du vill hålla mötet i vår egen videomötesmodul, alternativt via Teams eller Zoom.

Under mötet

Du kan under pågående möte se hur många personer som deltar, vid vilken tidpunkt de anslöt till mötet och när de lämnade. Om någon deltagare upplever problem under mötet kan du direkt felsöka genom att kontrollera webbläsarens status och därefter prata med personen för att lösa problemet.

För att ge deltagarna en interaktiv upplevelse kan du skicka ut minienkäter eller frågor i chatten under mötet. Det är dessutom möjligt att skicka ut deltagarna i så kallade breakouts.

Efter mötet

När ni har avslutat ert möte får du tillgång till utökad information om vilka som pratade med varandra, hur många som deltog och vilka olika sidor som visades. Tekniken som vi använder gör det möjligt för dig att lära dig mer och få en djupare inblick i företagets kommunikation. Du kan snabbt och smidigt följa upp och återkoppla till deltagarna direkt i plattformen. Läs mer om vilken statistik du får tillgång till, samt hur du tolkar den här.

Vanliga frågor och svar om digitala möten

Hur gör man ett digitalt möte?

Precis som vid ett fysiskt möte krävs planering. Förbered ett effektivt och engagerande möte med hjälp av en agenda och låt deltagarna ta del av dina förväntningar, samt vad ni kommer att gå igenom. Det är också bra att tydliggöra när det kommer finnas plats för diskussion, alternativt vem som har ordet och när.

Vidare är det viktigt för många att kunna se och visa vad man pratar om och vill lära ut. Det är därför en god idé att säkerställa att deltagarna har den utrustning som krävs för ett effektivt och engagerande möte. Ovan kan du läsa mer om hur du skapar effektiva digitala möten.

Vad behövs för digitala möten?

Oavsett vilken typ av möte du planerar att hålla finns det vissa hjälpmedel som säkerställer effektiviteten och kvaliteten på ditt möte. Om du anordnar ett hybridmöte är det exempelvis bra att använda en så kallad ljudpuck. En ljudpuck är en kombinerad mikrofon och högtalare som placeras på bordet framför deltagarna för att alla närvarande ska höra och höras bra. Du kan läsa mer om ljudpuckar och headset ovan.

Hur påverkas vi av digitala möten?

När fysiska möten ersätts av digitala finns det vissa aspekter som kan vara bra att ta hänsyn till. Eftersom ni inte träffas fysiskt är det viktigt att ni lär er att skapa och utveckla kommunikationen med varandra i den mån det går.

I ett digitalt mötesrum, där enbart syn och hörsel används, går man miste om upplevelsen av delad närvaro. Ett bra sätt är då att ändå försöka skapa djupare kontakt med varandra under videomöten genom att etablera ögonkontakt. På så sätt är det ändå möjligt att skapa en känsla av närvaro och djupare förståelse för den man talar med.

Vad är ett hybridmöte?

Ett möte med användare som ansluter både fysiskt och digitalt är ett så kallat hybridmöte. Det innebär helt enkelt att vissa deltagare medverkar fysiskt, samtidigt som andra deltar via en digital plattform. Ett hybridmöte kan vara en bra lösning om du vill samla fler från olika städer eller länder i samma mötesrum, utan att spendera tid och pengar på resor. Med andra ord sker hybridmöten både fysiskt och digitalt.

Läs tips: 14 fördelar med digitala event du bör känna till.