Digitale Transformation virtueller Events: eine Investition in die Zukunft

Doch wie ist die Einstellung der Event-Branche zu neuen digitalen Veranstaltungsformaten? Werden virtuelle Events auch künftig bestehen bleiben, selbst wenn die Beschränkungen durch die Pandemie überwunden sein sollten? LinkedIn hat dazu eine große Umfrage durchgeführt, und 200 Eventagenturen haben geantwortet. Die Ergebnisse zeigen:

• Es wird erwartet, dass 45 % der B2B-Veranstaltungen nach der Pandemie vollständig virtuell bleiben.
• 72 % der Teilnehmenden wollen weiterhin in virtuelle Events investieren.
• 77 % der Befragten interessieren sich für Hybridlösungen für den zukünftigen Einsatz.

Die gestiegene Popularität virtueller Events hat ihren Grund: Immer mehr Unternehmen erkennen, welch wertvolle Investition sie für Veranstalter, Sponsoren und Partner darstellen – ebenso wie für Aussteller und TeilnehmerInnen. Ganz zu schweigen von dem Wert, den virtuelle Events auch für die Umwelt haben. Wie können auch Sie an diesem virtuellen Erfolg teilhaben?

TeilnehmerInnen – Virtuelle Events können Ihre Ressourcen und die der Umwelt schonen

Digitale und hybride Events sind flexibler als physische Events. Jeder kann an virtuellen Events teilnehmen. Auch Menschen, die wenig Zeit haben oder keine Möglichkeit haben zu reisen. Die TeilnehmerInnen vermeiden Transport- und Übernachtungskosten. Sie sparen zudem Arbeitszeit, indem sie bewusst auf das Reisen verzichten. Eine physische Veranstaltung kann bis zu zwei Arbeitstage dauern, derselbe Inhalt kann jedoch online präsentiert und komprimiert werden sowie als Video on Demand zu verschiedenen Zeitslots zur Verfügung gestellt werden.

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel:

200 Personen eines Unternehmens nehmen an einer eintägigen physischen Veranstaltung mit Übernachtung teil. Benötigt werden:

• Zwei Werktage inklusive Reisezeit. Der durchschnittliche Preis für ein Hotelzimmer in Berlin beträgt etwa 108€ pro Nacht. Dazu kommen weitere 100€ Verpflegungskosten sowie Reisekosten. Daraus ergeben sich Gesamtkosten von 61.600 €.
• 200 x 15 Stunden = 3000 Stunden. Wenn wir einen internen Aufwand von 100€ pro Stunde ansetzen, beträgt der Berechnungsaufwand für den Zeitaufwand fast 300.000 €.
• Darüber hinaus fallen zusätzliche Kosten für Veranstaltungsorganisation und Projektleitung. an.
• Hinzu kommen noch Risiken für Produktionsausfall und Umsatzeinbußen.

Nehmen allerdings diese 200 Personen einen Tag lang an einer virtuellen Veranstaltung teil, sieht die Rechnung schon ganz anders aus:

• Keine Übernachtung und keine Reisekosten.
• Kein Arbeitszeitausfall durch Reisen, 200 x 7,5 = 1500 Stunden. Bei den gleichen internen Kosten von 100 € pro Stunde werden die geschätzten Kosten für die Arbeitszeit 150.000 € betragen. Plus die Halbierung aller zusätzlichen Dienstleistungen im Zusammenhang mit Kundenservice und Support.
• Das Risiko von Einnahmeausfällen und möglichen Produktionsausfall wird halbiert.

Die obigen vereinfachten Beispiele führen zu Kosteneinsparungen von ca. 60.000 € – bei produktiver Nutzung der Arbeitszeit von ca. 150.000 €.

Und wir dürfen nicht vergessen: Weniger Geschäftsreisen spielen ebenfalls eine bedeutende Rolle für die Umwelt. Nachhaltigkeit ist ein wichtiger Aspekt digitaler Begegnungsformen, da sie dazu beitragen, den Kohlendioxidausstoß zu reduzieren.

Mit anderen Worten: eine Transformation hin zu digitalen und hybriden Veranstaltungen, bei denen der größere Anteil digitale TeilnehmerInnen sind, würde Ihrem Unternehmen große finanzielle Vorteile bringen – und sie würde ihnen helfen, Ihren allgemeinen CO2 -Fußabdruck zu reduzieren.

Kann Ihnen eine virtuelle Veranstaltung den gleichen Wert bieten?

Können virtuelle Meetings Ihnen die gleichen Möglichkeiten zum Netzwerken, Austauschen und zu Einzelgesprächen bieten wie ein physisches Meeting? Diese Frage wird häufig gestellt, wenn es um das Ergebnis und den Wert einer virtuellen Veranstaltung geht.

Natürlich sind wir in den letzten Jahren erfahrener mit digitalen Medien geworden. Darüber hinaus haben sich die von uns heute eingesetzten digitalen Tools nicht zuletzt aufgrund des gestiegenen Bedarfs an fortschrittlicheren Dienstleistungen weiterentwickelt. So können digitale Meeting-Plattformen den TeilnehmerInnen mit traditionellen Webinaren und Video-Meeting-Formaten Mischfunktionen und Networking- Möglichkeiten bieten.

Darüber hinaus bestehen auf virtuellen Eventplattformen verschiedene Funktionen, die Ihnen smarte Lösungen für unterschiedliche Veranstaltungsarten bieten können. Sie können Funktionen wie Chatrooms, Breakout-Räume und Videoanrufe auswählen. Auf diese Weise können alle TeilnehmerInnen auch während laufender Vorlesungen, Seminare und Workshops problemlos miteinander kommunizieren.

Ein weiteres wichtiges Feature für virtuelle Konferenzen, bei denen Investoren und Unternehmer eine wichtige Rolle spielen: Individuelle Treffen mit anderen TeilnehmerInnen können gebucht werden, noch bevor die Live-Veranstaltung beginnt. Mit anderen Worten: Virtuelle Veranstaltungen bieten viele erweiterte Networking-Möglichkeiten und sind von hohem Wert.

Sponsoren und Aussteller – Nutzen Sie die digitalen Vorteile

Wie können Sponsoren und Aussteller von virtuellen Events profitieren? Nun, ihr Marketing kann eine größere Reichweite und größere Genauigkeit erhalten.

Auf der virtuellen Plattform sind sie nicht mehr auf die richtige Person angewiesen, um ihren Stand zu betreten. Interessante TeilnehmerInnen können herausgefiltert und Aussteller direkt kontaktiert werden. Eine digitale Lösung gibt ihnen einen Überblick darüber, was welchen Unternehmen die Teilnehmenden kommen.  Die TeilnehmerInnen können sich ganz einfach einen Überblick über alle Aussteller und deren Angebote verschaffen. Dies erleichtert sowohl den TeilnehmernInnen als auch den Ausstellern die Identifizierung von interessanten Kontakten.

Ein virtuelles Event ermöglicht es zudem Sponsoren und Ausstellern, sich und ihre Produkte über einen viel längeren Zeitraum als bei einer physischen Veranstaltung zu präsentieren. Auf einer virtuellen Plattform können sie ihre Inhalte speichern und auch nach dem Live-Event weiterhin zeigen. Die Veranstalter können beispielsweise auch interessante Seminare und Webinare auf einer virtuellen Plattform teilen, um die Veranstaltung weiterhin am Leben zu erhalten und BesucherInnen für einen längeren Zeitraum zu gewinnen.

Virtuelle Events – eine langfristige Lösung für alle Parteien

Ob Teilnehmende oder Veranstalter, Co-Sponsor oder Aussteller – virtuelle Events tragen zu mehr Einsparungen bei. Sie reduzieren die Kosten für Reise, Räumlichkeiten und Produktion. Gleichzeitig ist das Format des Meetings genauer, flexibler und effizienter.

Legen Sie los – wir helfen Ihnen bei dem, was Sie brauchen

Die Transformation von physischen Events hin zu virtuellen oder hybriden Events umfasst viele wichtige Schritte. Welche Technik, Verwaltung, Planung und Präsentation wird benötigt?
Buchen Sie ein Video-Meeting mit einem unserer Event-Experten und machen Sie den ersten Schritt zu einem fantastischen Event für Ihre Teilnehmer.