Digital transformation av event, en investering för framtiden

Hur ser eventbranschen på nya digitala event? Är de här för att stanna även efter pandemins restriktioner?
Enligt en stor Linkedinundersökning, där 200 eventbyråer varit delaktiga, kan vi se att:

• 45% av B2B-event väntas förbli helt virtuella efter pandemin.
• 72% förväntas vilja fortsätta satsa på virtuella event.
• 77% är intresserade av hybrida lösningar i framtiden.

Anledningen till den ökande populariteten är att allt fler företag har insett vilken värdefull investering det virtuella eventet är för såväl arrangörer, sponsorer och partners som utställare och deltagare. För att inte tala om att lösningen kan vara värdefull för miljön. Så hur kan du ta del av framgången?

Deltagare – Så kan ni spara på era och miljöns resurser

Digitala och hybrida event är mer flexibla än fysiska event. Här kan många delta, även de som har ont om tid eller inte har möjlighet att resa. Det innebär med andra ord att de slipper resekostnader och sparar arbetstid – och privat tid – som skulle gått åt till transport och övernattning. Ofta kan ett fysiskt event som tar två arbetsdagar komprimeras till en effektivare heldag när det är ett digitalt event. I längden kan detta spara miljonbelopp.

Här är ett förenklat räkneexempel

Om 200 personer från samma företag ska delta i ett fysiskt event som pågår en dag med övernattning:

• Två arbetsdagar inklusive resan. Det genomsnittliga priset för ett hotellrum i Stockholm ligger på ca 1100 kr per natt. Lägg till ytterligare 1000 kr för mat och dryck, samt samma belopp för genomsnittlig reskostnad. Det ger en kostnad om dryga 600 tkr.
• 200 x 15 timmar = 3 000 timmar. Om vi sätter en internkostnad på 1000 kronor per timme så är beräkningskostnad för tidsåtgång 3 miljoner.
• Till det tillkommer kostnaden för eventuell vikarietjänst för kundtjänst och support.
• Även kostnader för produktionsbortfall alternativt intäktsbortfall tillkommer.

Om 200 personer från samma företag istället ska delta i ett digitalt event som pågår en dag krävs:

• Ingen övernattnings- eller resekostnad.
• Ingen förlorad arbetstid pga resor, 200 x 7,5 = 1500 timmar. Med samma internkostnad om 1000 kronor per timme så blir den beräknade kostanden för arbetstid 1,5 miljoner.
• Halvering av eventuella extra tjänster kring kundtjänst och support.
• Risken för intäktsbortfall halveras. Likaså halveras ett eventuellt produktionsbortfall.

Ovan förenklade exempel ger sänkta utgifter om 600 000 kr och en bättre produktionsutnyttjande av arbetstid om 1 500 000 kr.

Vi ska inte heller glömma att minskade arbetsresor spelar en betydande roll för miljön. Hållbarhet är en viktig aspekt av digitala mötesformer, då de bidrar till att minska koldioxidutsläppen.

Skulle vi för vårt räkneexempel anta att de 200 deltagarna åker 20 mil tur och retur med två personer i mellanstor bil innebär det utsläpp om nära 4 ton, enligt utsläppsrätt.se.

Med andra ord så kommer en transformation mot digitala och hybrida event, där den större andelen är digitala deltagare, medföra både ekonomiska vinster för företaget och hjälpa dem att minska deras generella klimatavtryck.

Kan vi skapa samma värden med ett digitalt event?

Erbjuder digitala möten samma möjligheter till att nätverka, mingla och ha enskilda samtal, som fysiska? Det är en vanlig fråga när det gäller värdet av digitala event.

Att vi blivit mer erfarna och vana att umgås digitalt de senaste åren råder det naturligtvis ingen tvekan om. Dessutom har verktygen utvecklats, inte minst tack vare det ökade behovet av mer avancerade tjänster. Så digitala mötesplattformar kan erbjuda deltagarna funktioner för mingel och nätverkande i samband med traditionella webinar och videomötesformat.

Dessutom finns det funktioner i digitala eventplattformar som kan ge smarta lösningar för olika typer av event. Till exempel sådant som smarta chattrum, breakout-rum och möjlighet till videosamtal. På det viset kan alla deltagare med enkelhet interagera och kommunicera med varandra under pågående program. En annan viktig nyckelfunktion för digitala konferenser, med till exempel investerare och entreprenörer, är att de kan boka in enskilda mötet med andra deltagare, redan innan eventet är i gång. Det finns med andra ord stora värden i digitala events, och enkla funktioner som till och med kan underlätta nätverkandet.

Arrangörer – Så kan ni satsa långsiktigt och spara miljonbelopp

Att producera och arrangera fysiska event i större skala innebär stora direkta kostnader. Med digitala event har de gamla förhållningsreglerna ritats om. Digitala event är ett kostnadseffektivt alternativ som dessutom kan engagera och nå deltagare världen över utan att de behöver delta på plats. Smart för alla.

Genom att satsa digitalt minskar arrangörerna de stora utgifterna för lokal, personal och utrustning. Dessutom sparas utgifter för deltagarnas mat, boende och resor. Det som skulle ha kostat miljontals kronor kan nu komprimeras till lägre utgifter eftersom digitala format innebär att ni samlar deltagare, innehåll och support på en och samma plattform. Även med hybrida event finns stora möjligheter att sänka eller balansera kostnaderna, eftersom fler kan delta digitalt.

Sponsorer och utställare – Så kan ni utnyttja de digitala fördelarna

Hur kan virtuella events ha en positiv effekt för sponsorer och utställare? Jo, genom större träffsäkerhet i marknadsföringen och en bredare räckvidd.

På den virtuella plattformen är de inte längre beroende av att rätt person kommer in i montern. Intressanta deltagare kan filtreras ut och utställare kan direkt ta kontakt med dem. En digital lösning ger er en överblick över vilka bolag som deltagarna kommer från. Deltagare kan enkelt få en överblick av utställare och deras erbjudande. Därmed effektiviseras både utställares och deltagares medverkan genom att identifiera vilka kontakter som kan vara av värde.

Ett digitalt event innebär även att sponsorer och utställare kan synas under betydligt längre tid än under ett fysiskt event. På den virtuella plattformen har de möjlighet att ha kvar sitt material långt efter att live-eventet är över. Arrangören kan även dela exempelvis intressanta seminarium och webinars för att hålla eventet levande och locka besökare under en längre tid.

Virtuella events – en långsiktig lösning för alla parter

Oavsett om du är deltagare, arrangör, sponsor eller utställare kommer virtuella events bidra till långsiktiga besparingar. Ni minskar kostnader för resor, lokaler och produktioner, samtidigt som mötesformen kan bli mer träffsäker, flexibel och effektiv.

Kom igång – vi hjälper dig med det du behöver

En transformation till helt digitala event eller till en hybrid variant med både fysiska och digitala moment involverar många delar. Vilka krav ställs kring teknik, administration, planering och presentation för att skapa det event ni eftersträvar? Boka ett videomöte med en av våra eventexperter för att ta ett första steg på en roadmap till ert nästa fantastiska event.