Vänd utmaningar till fördelar, tio fallgropar med virtuella event

1. Spontana mingel är ovanliga vid virtuella event

Det är svårt att få till ett spontant mingel när man inte har en kaffemaskin att samlas kring. Även om virtuella event kan erbjuda nätverksmöjligheter så går det inte att nå upp till mingelmöjligheterna som det fysiska eventet erbjuder.

Med det sagt kan du med rätt förutsättningar ändå skapa ett virtuellt event som kan bli en samlingsplats dit folk kommer för att bolla idéer och mötas. Du kan arrangera virtuella möjligheter till mingel med hjälp av digitala workshops, tävlingar och live-seminarier där deltagare kan live-chatta med varandra och föreläsaren.

Dessutom kan du utnyttja överblicken som ett virtuellt event erbjuder dig och deltagarna. På ett virtuellt event kan alla nämligen snabbt få en överblick över vilka nyckelpersoner som kommer att delta, och med ett klick kan de förboka videosamtal med just de personerna. Det ger alla en större chans att boka in möten med precis rätt nyckelpersoner och kända experter som de annars inte haft möjlighet att prata med one to one.

2. Distraherade deltagare vid det virtuella eventet

Ett event som pågår vid en skärm innebär att deltagarna lätt blir distraherade. Istället för att fokusera på seminariet som pågår kommer vissa svarar på mejl eller göra lite extra jobb under tiden. Kanske passar de på att sköta hushållssysslor om de ändå är hemma, slänger in en tvätt eller sätter på en diskmaskin. Som arrangör är det svårt att veta om dina deltagare närvarar till 100%.

Som arrangör har du därför ett större krav på dig att behålla deltagarnas fokus. Men det finns några smarta knep för att få det att fungera. Era sessioner och seminarier bör exempelvis inte vara längre än 20 minuter när de sker digitalt. Tipsa även dina föreläsare om att locka tittarna med olika typer av innehåll som kommer att tilltala både experter och nybörjare i publiken. Och låt dem vara interaktiv med deltagarna genom funktioner där föreläsarna kan ställa direkta frågor som deltagarna kan svara och rösta på i en live-chatt. Ni kan även locka fram engagemang hos publiken med gamification-funktioner där de får möjlighet att tävla, samla poäng och vinna priser. Ett annat smart knep är att planera in tid i schemat för deltagarna att hinna svara på mejl och ta paus, så att de vet att den tiden finns till förfogande senare.

3. Förebygg tekniska störningar vid virtuella events

Lets face it, ett virtuellt event är helt beroende av att tekniken fungerar. Vid ett fysiskt event har deltagarna ett visst tålamod om saker strular. Vid ett virtuellt event kommer deltagarna att fokusera på något annat eller helt enkelt logga ut om det uppstår tekniska problem.

Det är många delar som ska fungera; alltifrån registrering och platsbokningtill sändningar och interaktivitet. Det bästa du kan göra för att förebygga tekniska problem är att säkerställa att ni har en stabil teknisk plattform och att ni går igenom all delar av körschemat innan eventet går live. Gör gärna upp en plan B för hur ni ska agera om något händer – och testa även denna plan.

4. Förlorad wow-faktor när deltagarna inte är fysiskt på plats

Det ligger spänning, förväntan och upprymdhet i luften. Att kliva in på en stor mässa eller en internationell konferens är speciellt. Att logga in på ett digitalt event ger inte samma typ av känsla, utan ställer högre krav på er marknadsföring för att bygga upp den känslan och förväntningarna. Det innebär att du även har ett ökat krav på att agendan och utförandet lever upp till förväntningarna som du lovat.

5. Inget spännande resemål i samband med eventet

Det är något alldeles speciellt med att få resa till ett annat land eller lära känna en ny stad. Ett fysiskt event bjuder på många sådana oförglömliga upplevelser, som ett digitalt event inte kan ge på samma sätt. Fundera på hur på hur erat virtuella event kan skapa en god stämning och en unik upplevelse med exempelvis roliga funktioner, smart layout och spännande gästföreläsare.

TIPS! 14 fördelar med virtuella event.

6. Missar fysisk interaktion

Vi är människor, och kroppspråket är en viktig del av vår kommunikation. Att inte få se varandra när man interagerar är en stor nackdel. Föreläsare får inte ut samma publikkänsla av att se ett antal viewers på en skärm, som de gör när de möter hundratals personer från en scen.

Men det går att skapa en viss typ av livekänsla under virtuella events. Använd dig exempelvis av digitala förmingel innan föreläsaren är på plats och en livechat under föreläsningen. Då får alla deltagarna samt dina föreläsare en känsla av att många är där och närvarar samtidigt.

7. Möjligheter till extraintäkter förändras med virtuella event

Förutsättningarna med att ha försäljningsintäkter på plats försvinner dessvärre när du genomför eventet virtuellt. Exempelvis möjligheten till försäljning av mat och dryck. Detta är en utmaning och kräver ett nytänk.

En lösning är att locka deltagarna med unika erbjudanden och speciella produkter som de bara kan köpa under en begränsad tid före det virtuella eventet. Den typen av kommunikation bidrar dessutom till att bygga förväntningar inför att eventet går live.

8. Utställare behöver tänka nytt när mässan blir digital

En fysisk mässa som erbjuder rader av spännande montrar är ofta en spännande upplevelse i sig. Under ett digitalt event kan du erbjuda digitala montrar, men ni går miste om den fysiska interaktionen som uppstår mellan deltagare och utställare. Här gäller det att bli kreativ och anpassa innehåll efter tekniska förutsättningar. Sätt upp en tydlig målbild för vad ett monterbesök ska ge och testa upplevelsen i förväg.

Det finns också fördelar med digitala montrar. De kan ge dina besökare en unik och personifierad digital upplevelse, som dessutom kan leva längre än ett fysiskt event.

9. Färre spontana möten

Vi vet alla hur det är med digitala möten. Så fort klockan slagit 10 och mötet har börjat är alla redan på plats. Att komma någon minut för sent märks direkt. Detsamma gäller när mötet tar slut. Om det står att mötet slutar kl 12.00 så kommer de flesta logga ut exakt kl 12.00. Det gör att spontana snack och brainstorming efter ett seminare uteblir. Se därför till att schemalägga tid till nätverkande under ditt event. Du kan korta ner era sessioner och blanda in mingel både före, under och efter sessionerna.

10. Förvirring med tidzoner

Om du håller i ett globalt event så finns det en stor risk att ditt innehåll och körschema inte går att anpassa till alla tidzoner. Det krävs mycket tid och planering för att skapa ett schema med bra material som passar de flesta deltagare, så att de slipper gå upp mitt i natten.

En lösning är att ha dubbla, eller ibland tredubbla scheman, som är anpassade för olika tidszoner. Du kan även ha kvar inspelade live-sessioner på din virtuella plattform, som alla kan ta del av när de vill. För en live-känsla kan några av dem göras tillgängliga vid fasta klockslag.