Undvik dessa 9 misstag med ditt nästa hybrid event

1. Ett oklart mål med eventet

Det är lätt att rusa rakt in i planeringen och glömma bort detaljer som behövs för att uppnå era mål. Syftet med eventet är en viktig faktor. Utan tydliga målsättningar riskerar ni att få ett event med kvalitativa brister i både innehåll och upplägg. Dessutom kan ni inte sätta upp nyckeltal och KPI:er för en kvantitativ uppföljning av eventet. Ha ett klart syfte med eventet, så undviker du misstaget att lägga tid och resurser på saker som inte ger er ett mätbart resultat.

2. Intern agenda för eventet överskuggar deltagarnas behov

Det som skiljer framgångsrika event från mediokra är att de framgångsrika eventen har haft stenkoll på vad målgruppen vill ha. Fokusera på era besökare i första hand – att både de fysiska och digitala nått sina mål när eventet är klart – och era egna behov i andra hand. Det lättaste sättet att få besvikna deltagare är att inte sätta deras behov i centrum.

När du känner din målgrupp har du lagt grunden för ett event med succé-potential.

3. Bristande detaljplanering

Ett fysiskt event kräver mycket planering, men ett hybridevent kräver ännu mer. Gör ett väldigt detaljerat körschema inför eventet, se till att ha tid att gå igenom allting och öva innan ni går live.

Dina digitala deltagare kommer att uppleva det som ett stort störningsmoment om de exempelvis måste vänta 30 sekunder på att något ska ske på skärmen. En väntetid som dina deltagare på plats inte störs av i samma utsträckning. Så för att behålla online-deltagarnas fokus bör du skapa ett körschema som är lika detaljerat som för en tv-produktion. Var gärna övertydlig i din planering, exempelvis med texter, pilar och pausplattor, för att det ska gå smidigt och sömlöst.

4. Teknik som inte testats tillräckligt

Hybrida event förutsätter mycket teknik. De tekniska systemen ska samverka och vissa fall hanteras av ovana deltagare. Därför är det viktigt att du testkör alla moment så långt det går innan Låt gärna en ovan användare testa funktioner som ska hanteras av deltagare.

Tänker ni till exempel erbjuda era deltagare externa datorer på plats, för möten med online-deltagare, så att de slipper ha med egen dator? Smart, men det finns flera fallgropar.

Risken är stor att deltagarna inte kommer åt rätt programvara eller sina inloggningar via en extern dator. Många minns inte sina lösenord till exempelvis sin mejl, Teams eller Zoom där de digitala mötena ska hållas. Ge dem en hjärtinfarkt mindre, och låt dem slippa upptäcka det här problemet två minuter innan mötet. Testa all teknik och se över användarvänligheten innan eventet för att förebygga missöden. Och se till att ha tekniksupport i beredskap under hela eventet.

5. Online-deltagarnas upplevelse förbises

Har du som plan att filma det fysiska eventet rätt upp och ner och streama till de digitala deltagarna? Tänk ett varv till. Ett sådant upplägg är dessvärre inte tillräckligt bra för ett attraktivt hybridevent.

Idag är vi vana vid snabba klipp, klick och kickar. Precis som på film kan en bra produktion göra stor skillnad. Se till så att ljussättningen, kameravinklarna och tekniken ni använder ger en kvalitativ upplevelse. Tänk alltid interaktivitet, deltagarna som sitter online ska kunna delta och kommunicera med deltagarna som är på plats. Lyft frågor som ställs både online och fysiskt i era seminarier, det bidrar till en gemenskap mellan alla deltagare.

6. Oengagerande innehåll och långrandiga talare

Då online-deltagarna sitter vid en skärm har de lättare att tappa fokus. För att behålla deras engagemang måste du skapa engagerande innehåll.

En timmes långa seminarier fungerar inte digitalt. Låt föreläsningarna vara max 20 minuter långa. Varva dem med interaktiva aktiviteter som frågestunder och gruppsamtal. Erbjud online-deltagarna unikt material som ger dem mervärde. Målsättningen är att ditt hybridevent är lika roligt online som på plats.

Tips, läs också: 14 fördelar med digitala event du bör känna till.

7. Workshops utan struktur

Gör inte misstaget att släppa ut era hybriddeltagare på ostrukturerade workshops. På många virtuella eventplattformar finns funktionen att skicka ut deltagare i break out-rooms. Många känner sig obekväma med att interagera på det här viset. Var tydlig med vad som förväntas av deltagarna och varför det är viktigt för både dem och eventet att de deltar.

Som worskhop-ledare bör du ha fokus på båda grupperna, både de som deltar fysiskt och online. Olika moment fungerar olika bra beroende på deltagarnas forum. Ge handfasta instruktion och tydliga tidsramar. Du kan även locka med tävlingar och vinster för att få folk att stanna och våga interagera.

8. Inget utrymme för livet utanför eventet

För att underlätta för deltagarna behöver de se att pauser finns inplanerade i schemat så att de vetnär det är dags att sträcka på benen och när det finns tid att komma i kapp med jobb och mejlande. Om de vet att det finns dedikerad tid för pauser kommer de inte behöva snegla på sin inkorg under programmets gång.

9. Splittrad upplevelse för deltagare, online och på plats

Deltagare online får en helt annan upplevelse än de som är fysiskt på plats. Men framförallt kan information skilja sig åt. Säkerställ därför att båda grupperna får tillgång och ser samma information.. Dessutom är det ett plus om deltagare på plats kan hänga med i chatten som sker online. Det ger ditt hybridevent en bättre helhet.

Sammanfattninsvis, se till så att alla deltagare känner att de får samma mervärde av konferensen oavsett om de är med digitalt eller fysiskt.