Kan vi fortsätta förvänta oss att medarbetare vill åka på affärsresor?

Att kunna mötas digitalt förenklade vardagen inte minst genom minskade krav på affärsresor. Arbetsgivare såg bland annat vinster i minskade resekostnader. Att träffas fysiskt på möten och event har dock en tydlig fördel kring att etablera och utveckla kundrelationer. Att inte bara mötas digitalt utan faktiskt också i verkligheten är för många också en viktig faktor för välmående.  

Medarbetare förväntar sig nu att kunna vara flexibla och delta på event digitalt, men behöver också träffas fysiskt för när så passar dem och tillfället bäst. Dessa nya förväntningar sätter press på företag att kunna leverera ett flexibelt deltagande samt flera olika varianter på möten och event.

Omställningen till digitalt ifrågasatte nivån på affärsresandet 

Under pandemin fick alla snabbt slå om från en arbetssituation som ofta krävde fysisk närvaro på kontoret fem dagar i veckan, och ibland tidskrävande arbetsresor, till en nästan helt digital närvaro.  

Den plötsliga omställningen i arbetssituation påverkade så klart medarbetarnas liv och välmående. Många studier och undersökningarna har gjorts på ämnet, där flera resultat vittnar om samma sak: att arbeta på distans bidrar till ökad produktivitet och minskade stressnivåer hos medarbetarna.

En bidragande faktor till detta var det uteblivna pendlandet till kontoret och affärsresorna. Arbetstagarna har uppskattat den extra tiden för att bättre få ihop livspusslet. Detta har även förstärkts motvilligheten att resa i tjänsten.  

Fysiska event, mässor och konferenser är viktiga för företag för att kunna visa upp sina produkter och tjänster live för att kunna generera nya leads, bygga kundrelationer och avsluta affärer. Men de nya distansvanorna som anammats av arbetstagarna under pandemin har inneburit nya krav på arbetsgivarna och sättet att arbeta och mötas.  

En önskan om fler live-möten 

Många företag skriker efter live-event. Tre av fem marknadsförare säger att det är mycket viktigt, till och med avgörande, att återuppta live-event. Men när det visat sig vara möjligt att jobba effektivt på distans och tillgodogöra sig information utan att behöva delta fysiskt, är arbetstagarna mindre benägna att åka långa sträckor för att delta fysiskt.  

Enligt rapporten Digital tillgänglighet reste vi svenskar omkring 1,5 miljarder mil till och från möten. Det gör att Sverige ligger i världstoppen vad gäller utgifter för affärsresor. Om 30 % av mötena istället genomfördes digitalt, skulle det innebära ekonomiska vinster på ca 40 miljarder kronor för Sverige. Det skulle även kunna frigöra restid på 40 miljoner timmar som kan läggas på arbete eller fritid. 

Nya förväntningar från arbetstagarna 

Andra viktiga faktorer som talar för ett mer flexibelt arbetssätt är den förbättrade tillgängligheten som digitala event möjliggör och de miljömässiga aspekterna. Digitala event kan öka demokratiseringen och bidra till att jämna ut sociala skillnader i samhället genom att de fysiska avstånden blir oviktiga. Detta möjliggör för alla att ta del av information och delta i diskussioner, även om de inte kan förflytta sig till en plats på grund av funktionshinder, brist på tid eller ekonomiska medel.

De miljömässiga aspekterna visar främst på den stora minskning av koldioxidutsläpp som skulle möjliggöras av en omställning till digitala event. Rapporten Digital tillgänglighet visar även att en 30 % övergång till digitala event skulle innebära en minskning av koldioxidutsläppen med över 500 000 ton i Sverige.  

Dessa positiva effekter med flexibilitet och inkludering ses inte längre som en lyx, utan det är en självklarhet att det ska erbjudas av arbetsgivare. De företag som inte erbjuder dessa förmåner kommer få svårare att attrahera nya talanger. 

Helhetstänk på event krävs för att möta förväntningarna 

De ovan nämnda fördelarna och förväntningarna, är alla anledningar till att inte återgå till hur det var innan pandemin. Dock kommer digitala möten och event aldrig kunna erbjuda en perfekt ersättning för ett fysiskt möte; en upplevelse som bygger på samlade intryck från våra olika sinnen och som ger oss en närvarokänsla. En känsla viktig för att bygga relationer och skapa engagemang.

Hybrida möten och event är för medarbetarna en bra och flexibel lösning som innefattar flera mindre live-event med digitala komponenter. Det gör det möjligt för de anställda att träffas, delta i diskussioner och tillgodogöra sig information utan att behöva åka orimligt långt.

Dock kräver hybridlösningar mer från cheferna och organisatörerna. Det ställer höga krav på teknisk kompetens, organisationsförmåga och att kunna skapa en bra upplevelse för alla deltagare oavsett var de befinner sig. 

Multidimensionell lösning som inkluderar digitalt, live och hybrid 

Även om ett hybridevent är en bra lösning ur flera perspektiv, så är det inte en lösning för alla mötes- och eventbehov. Det är därför viktigt att kunna erbjuda en blandning av både digitala, fysiska och hybridmöten för att uppnå det övergripande syftet där de olika mötesformerna kompletterar varandra väl.

Anpassning av mötesformer beroende på sammanhang och målgrupp blir väsentligt för att kunna möta medarbetarnas krav och samtidigt kunna leverera värde på ett sömlöst sätt. Det krävs ett helhetsgrepp där varje event och möte är specialiserat och utformat utifrån företagets målsättning. 

Genom att implementera en multidimensionell strategi där varje event och möte har ett tydligt mål, kan man kontinuerligt skapa målfokuserade event och möten som möter kraven på flexibilitet, inkludering och socialt umgänge.