Några tips när du sätter upp registrering för ditt event

Att ställa rätt frågor i första skedet sparar mycket tid och ger dig en mycket bättre chans att få in informationen. Att be om kompletteringar blir ofta tidskrävande och risken är att du inte får in allt. Så att investera lite tid och tanke kring vad för information du behöver få in i registreringen är väl värt.

Samtidigt vill du naturligtvis inte göra ett registreringsformulär som är så långt att deltagarna kroknar halvvägs. Du behöver också vara restriktiv med vad du frågar om och motivera varför respektive fråga behöver vara med i registreringen. Finns ett tydligt syfte med informationen eller är frågan med bara för att ”det kan vara bra att ha”?

Genom att följa våra enkla tips nedan har du förutsättningarna för en registrering som blir effektiv och smidig för både deltagarna och dig.  Och har du fler tips? Hör gärna av dig till oss, så fyller vi på!

Mat och dryck

Förutom att veta hur många som kommer, kanske du även ska beställa fika och lunch. Vilka vill eller ska ha detta? Ska någon av deltagarna ha specialkost och i så fall vilken? Glöm inte kolla med matleverantören vilken typ av specialkost de kan erbjuda, så att du anger rätt valmöjligheter redan från början. Är ditt event under flera dagar, men alla deltar inte alla dagar? Då är bra att veta hur många luncher och fika som behövs respektive dag; det minskar både kostnader och matsvinn.

Tolkning och tillgänglighetsanpassning

Kommer ni att erbjuda tolkning, så kan det antagligen vara bra att veta hur många som vill ha sådan, så att ni inte behöver beställa mer utrustning och resurser än nödvändigt. Finns det deltagare som har andra specialbehov, till exempel tillgänglighetsanpassning eller kommer med en ledsagare? Allt sådant kan du lägga in som registreringsfält för deltagarna att fylla i eller kryssa för i samband med registreringen.

Information utifrån deltagartyp

Om du behöver kommunicera med deltagarna om olika saker, kan det även vara smart att dela upp i olika biljettkategorier, så att det blir enklare att särskilja dem när det är dags att skicka ut information. Föreläsare kan t.ex. behöva annan information än deltagare. I vår registreringslösning kan du även anpassa fälten till olika kategorier: föreläsare kan behöva ange teknikbehov, medan deltagare istället behöver ange vilka föreläsningar de vill delta på. Studenter anger studieort istället för yrkestillhörighet. Och så vidare.

Leveranser och kommunikation

Vill du skicka sms till deltagarna, behöver de fylla i ett mobilnummer. Ska du skicka brev eller kanske annat material, glöm inte att fråga om post- och leveransadress.

Namnskyltar

Om ni ska använda er av namnskyltar, vilken typ av information ska dessa visa? Förutom namn kanske titel och företag även ska vara med. Att fråga om detta direkt spar ofta mycket tid och säkerställer ofta att namn t ex blir korrekt stavade.

För utskrift på plats erbjuder vi onsite-lösningar. Namnskyltar kan på någon sekund skrivas ut i entrén genom att scanna QR-kod från besökarens digitala biljett. Ett mycket smidigt alternativ till det klassiska upplägget att låta deltagare hitta sin utlagda namnskylt i en lite stimmig evententré, där dessutom andra kan se vilka som inte hämtat ut namnskylt. Direkt registrering kan öppnas upp via eventsite och/eller terminaler på plats, med utskriftslösning även här.

Kringaktiviteter och programpunkter

Finns det någon aktivitet som kräver föranmälan; kanske ett mingel på kvällen, eller en workshop med begränsat antal platser? Eller har du ett stort kongressprogram med många parallella programpunkter? Då kan det vara smart att få ett preliminärt besked redan från början, så att du vet om du behöver flytta oväntat populära programpunkter till större sal eller kanske dubblera dem.

Geografisk spridning

Har du digitala delar i ditt event, med deltagare som befinner sig i olika tidszoner, rekommenderar vi att deltagarens tidszon anges. I vår plattform kan deltagaren sedan välja att se alla tider i den tidszon de angett eller i eventets tidszon.

Utvärdering och uppföljning

Förutom utvärdering och kommunikation med deltagarna, kan du efter ditt event behöva ta fram statistik för den interna uppföljningen och utvärderingen. Om du redan innan vet vilken statistik som behöver rapporteras, blir det enklare att ställa rätt – och lagom många – frågor i registreringen.

Ett tips är att använda sig av fördefinierade svarsalternativ. Att sammanställa fritextsvar tar betydligt längre tid än att sammanställa hur många som valt fördefinierade svar. Med InvitePeople finns snabbstatistik med grafik där du enkelt ser hur många som valt olika svarsalternativ i registreringen. För detaljerade rapporter kan du exportera ut information i Excel-format, som du själv sedan kan formatera och databas-behandla.

Kopplingar till andra system

Ska du göra en import till ert CRM-system kan det vara bra att veta om det krävs några speciella nycklar för att knyta ihop registrerade deltagare med kunder i ert CRM, och se till att dessa finns med i registreringen.

Och till slut, vad gör ni OM ni behöver få in kompletterande information?

Med InvitePeoples lösning kan du givetvis låta deltagarna ändra och komplettera sina val även efter registrering – ibland kan det vara svårt att bestämma sig långt innan. Du bestämmer själv vilka fält som deltagarna kan ändra, och vilka bara du som admin får ändra.

Nyfiken på hur registrering för ditt nästa event kan förenklas med InvitePeople?
Boka ett kort videomöte med en av våra eventexperter!