Fyra grundpelare för ett lyckat mässdeltagande

Syfte och förberedelse

Börja med att definiera syftet med ert mässbesök. Varför vill ni ställa ut på mässa? Genom att definiera ett tydligt syfte och mål som relaterar till det, så har ni en bra grund för att utforma ert deltagande. Er anledning att ställa ut kan vara att bygga varumärke, träffa nya kunder, lansera en ny produkt eller sälja något på plats.

Ta tid på er för att definiera syftet och se till så att det är förankrat i företagets övergripande vision. Dessutom är det bra att definiera några mål som relaterar till mässdeltagandet. Målen ska vara mätbara så att ni efter mässan kan följa upp och utvärdera er insats. Se till så att både syfte och mål stämmer överens med verksamhetens övergripande mål och är förankrat i ert marknadsföringsarbete.

När ni har definierat ert syfte är det dags att ta beslut om vilken mässa som är en bra matchning med det ni vill uppnå. Ta reda på vilka mässor som finns och som matchar er verksamhet. Välj mässa med en tydlig förankring i era mål och målgrupp, den största mässan är kanske inte mest relevant för just er verksamhet? Ta reda på var er målgrupp befinner sig och fråga gärna mässarrangören om vilka som besöker mässan och vad de gör för att locka dit just er målgrupp.

TIPS: Komplettera mässan med digitala element. Läs och inspireras av hur Formex kombinerat mässan med digital sändningar.

Marknadsför att ni ställer ut

Skapa en marknadsföringskampanj kring ert mässdeltagande och integrera det i ert befintliga marknadsföringsarbete. Vad vill ni kommunicera på mässan och hur ska budskapet se ut? Skapa ett formspråk som sticker ut och ett budskap som tydligt kommunicerar det ni vill. Marknadsföringsmaterialet behöver ha en röd tråd från annonsering till mässmonter.

Kommunicera med målgruppen om ert mässdeltagande. Vill ni träffa befintliga kunder på mässan eller nå ut till en ny publik? Kommunicera med era följare i sociala medier och berätta för dem om var ni ställer ut. Vill ni nå en större publik, så använd annonsering för att nå nya kundgrupper. Det kan finnas möjlighet att dela ut rabatterade entrébiljetter till era kunder, kontakta mässarrangören för att höra vilka möjligheter som finns. Använd även mässarrangörens digitala plattform för att sätta upp en digital monter, denna kan ni med fördel använda som landningssida för era annonser.

Leverera på mässan

När mässdagen är kommen så är det dags att leverera. Se till så att alla som jobbar på mässan vet vad som ska kommuniceras och att de har mycket energi inför dagen. Oavsett om mässan sker fysiskt, digitalt eller i en hybrid variant så är medarbetarnas insats otroligt viktig. Nu är det dags att göra affärer och träffa nya kunder. Se till så att alla är rätt klädda, att allt material är på plats, tekniken är redo och att ni som team har en strategi för dagen. Byt av varandra med korta pauser under dagen så att teamet orkar hela dagen. Ta gärna en runda på mässan för att se vad konkurrenterna gör. Vilken monter lockar besökare och varför?

På mässan representerar ni företaget och är ansiktet utåt. Se till så att besökarna får något bra med sig, oavsett om de är intresserade av att lägga en order eller inte. Om besökarna får ett gott intryck av er som företag så sprider de gärna ordet och plötsligt har rätt person hört gott om er. Skicka med besökarna något mer än bara säljmaterial. Utbilda dem, dela med er av kunskap och skapa ett intryck som består.

Följ upp

När mässan är slut, montern är nedmonterad och ni är tillbaka på kontoret, är det lätt att springa på med nästa projekt. Se till att ni redan före mässan har avsatt tid för att följa upp ert mässdeltagande. Ni har förhoppningsvis med er många leads hem och nu är det dags att följa upp. Gör det ni lovat – hör av er och följ upp med de besökare ni träffat. Följ även upp i era kanaler, berätta om ert mässdeltagande och hur bra det blev genom att skicka ett nyhetsbrev eller skriva ett blogginlägg?

Utvärdera mässdeltagandet tillsammans med teamet. Vad gick bra och vad kunde gått bättre? Kände deltagarna till er och fanns det någon igenkänning från den marknadsföring ni gjort? Fungerade den tekniska lösningen om ni var på en digital mässa? Vilka frågor hade besökarna och kunde ni besvara dem? Se till att utvärdera hela processen, allt från hur montern fungerade till om budskapet verkade gå fram. Följ upp syfte och mål. Nådde ni era uppsatta mål och syfte?

Kort checklista för mässdeltagande

Beslut om att ställa ut

• Undersök vilken mässa er målgrupp besöker.
• Gå igenom varför ni ska ställa ut, vad målet är.
• Bestäm vilken mässa som bäst passar och boka plats.

Hur kan ni nå besökarna innan?

• Egna nyhetsbrevet.
• Egen webbsida.
• Sociala medier.
• Annonsering.
• Andra kanaler.
• Vad kan ni erbjuda besökarna redan innan mässan: teasers, rabatter, tävlingar?
• Finns möjlighet att ge rabatterad entré eller fri entré för besökare?
• Synlighet i mässans digitala kanaler, vad ingår och vad kan ni köpa till?
• Finns det andra sätt än montern att synas på plats på mässan?
• Genom en event-app kan ni kommunicera med deltagare före, under och efter eventet.

Förbered ert deltagande

• Kommunicera målet med ert mässdeltagande i hela organisationen.
• Planera er monter med samma uttryck som marknadskampanjer så besökarna känner igen er.
• Förbered monterpersonalen extra med kunskap och verktyg för att möta besökarna.
• Boka och beställ material som besökarna kan få med sig.
• Planera vad ni ska göra och bjuda på för att locka besökarna till er monter.
• Hur ska ni samla in leads?

Genomförande

• Ge besökaren inte bara säljmaterial med sig tillbaka till kontoret utan även ny kunskap.
• Planera in många, korta pauser för personalen på plats så att alla är pigga och fräscha
• Boka mat och fika för personalen.
• Låt er monterpersonal kolla hur andra utställare gör, vad som lockar besökare.

Uppföljning

• Avsätt tid för att följa upp alla leads som utlovat.
• Boka utvärderingsmöte och gå igenom vad som gick bra, vad som kunde varit bättre och framför allt om ni nådde era mål.