Osäkerhet kring effektivitet flyttar eventplanering in-house

Osäkert läge för företagsevent 

Den plötsliga omställningen från fysiskt till digitalt ställde krav på snabb problemlösning för att leverera värde och skapa engagemang genom digitala event. Omställningen visade oss flera fördelar med att digitalisera event, men fler företag upplever nu baksidorna med enbart virtuellt deltagande.   

Några av fördelarna med digitala event är lägre kostnader i form av lokalhyra, resor och catering för företag. Det ger också möjligheten att nå en bredare publik, eftersom fler kan delta även om de inte har möjlighet att resa. På så sätt bidrar digitala event till demokratisering och inkludering. Digitala event är lätta att anpassa efter behov, samt är bättre ur ett miljöperspektiv eftersom deltagare inte behöver resa långa sträckor för att delta. 

Digitala event inte är relationsbyggande i samma grad som på-plats-event. Företag behöver kunna visa upp sina produkter och tjänster live för att kunna generera nya leads, bygga kundrelationer och avsluta affärer. Det kräver också mer från arrangören för att lyckas uppnå samma form av engagemang i digitala event som i fysiska event. Under pandemin blev begreppet ”digital event fatigue” allt vanligare. I början av pandemin loggade alla in och deltog virtuellt i möten och event, men över tid sjönk det virtuella engagemanget från 70 % till 35-40 %. 

I en undersökning bland marknadsförare säger 64 % att de endast är ”måttligt effektiva” eller ”inte effektiva” när det gäller att genomföra virtuella event som ger värde för organisationen. 

Det råder därför en osäkerhet hos företag kring hur de ska förhålla sig kring event och möten. Företag behöver fysiska event, men de nya kraven från arbetstagarna och nya omvärldsförutsättningar gör det omöjligt att gå tillbaka till hur det var innan. 

Framgångsfaktorer för framtiden för företagsevent 

Pandemin förde med sig en hel del nyttiga lärdomar inom eventhantering. Några exempel på framgångsrika lösningsåtgärder och lärdomar är: 

• Felsökning före eventet. Organisatörer måste förutse och ta itu med de tekniska svårigheter som kan dyka upp vid online-evenemang. 
• Optimera användningen av plattformen. Även om det finns verktyg och plattformar som både möjliggör och förskönar online-evenemang, ligger framgången för ett event främst i att använda dem på ett sätt som passar målgruppen. 
• Uppmuntra engagemang. Mötesledare måste göra sitt bästa för att göra online-event mer interaktiva, snarare än att sitta och lyssna på bildspelsföreläsningar. 
• Förinspelade evenemang. Vissa eventansvariga lägger till produktionsvärde och gör det lättare för fler människor att delta genom att förinspela sina evenemang. 
• Datainsamling. Användning av digitala plattformar gör det mycket enklare och mer exakt att mäta evenemangets resultat i realtid. 
• Anpassningsbarhet. Fördelen med datainsamling vid digitala event gör det också möjligt att göra justeringar i realtid av ett evenemangs upplägg. 

Fler organisationer går mot ett helhetstänk kring eventhantering 

För att gå framåt från det osäkra läget är det viktigt att implementera lärdomarna för att kunna skapa nya, bättre och mer effektiva event som även möter de nya kraven från deltagarna. För att göra detta är det fördelaktigt att flytta eventhanteringen in-house för bättre kontroll och mindre utgifter till externa aktörer. In-house kan ni sätta en gemensam strategi för att skapa fler mindre event, i former som passar sammanhanget. Ni behöver skapa event som har tydlig relevans för målgruppen och är utformat utifrån företagets målsättning.   

Vi märker hur marknaden nu börjar gå mot en mer övergripande syn på eventhantering driven av affärsbehov. Där finns en tydlig övergripande strategi, effektiva processer och teknik samt bättre intern expertis. Det är en så kallad multidimensionell event- och mötesstrategi, där marknadsavdelningar samarbetar med varandra och utformar en tydlig och omfattande strategi som matchar olika event med rätt mål.