Eventhantering – vad är det?

Har du som jobbar i eventbranschen upplevt att omvärlden ibland inte riktigt förstår komplexiteten bakom att planera och utföra ett framgångsrikt event? Många tror att det handlar om att skicka ut några inbjudningar och köpa lite ballonger. Självklart är det inte så enkelt.

Eventhantering och eventplanering

Begreppet eventhantering är väldigt brett eftersom det är så många olika delar som ingår i processen. Något förenklat kan man förklara att begreppet innefattar allt som har att göra med planering, marknadsföring, hantering och utförandet av ett evenemang. Eventplanering är vanligt förekommande och kan tilldelas processen innan ett event, medan eventhantering är mer omfattande och beskrivande för arbetet från början, till slut.

Exakt vilka funktioner arrangören har inför och under ett evenemang, varierar i stort från fall till fall och arrangemangets omfattning. Vi har listat ett par punkter som är vanligt förekommande.

Exempel på eventarrangörens To Do-list

• Konceptualisering och eventplanering.
• Boka nödvändiga leverantörer såsom hotell, lokal och catering, men även personal.
• Skicka ut inbjudningar alternativt sälja biljetter.
• Ta emot anmälningar och samla in information om deltagarna.
• Ansvara för kommunikation med deltagare. Delge information samt av- och ombokningar.
• Hantera leverantörer, deltagare och evenemangets flöde på plats.
• Utvärdera evenemanget med hjälp av feedback från deltagare och andra intressenter.

Hur håller man alla bollar i luften?

Listan ovan är alltså bara några av de uppgifter som faller under eventhantering, men det är som du förstår en omfattande arbetsbörda för en person som jobbar med hantering av evenemang.

Traditionellt sett har man skött inbjudningar via fysiska brev eller e-post. Återkoppling och information har sedan samlats manuellt i fysiska listor eller digitala Excel-dokument. Det är många bollar att hålla i luften, vilket betyder att man ofta måste ha en helt team som jobbar med ett evenemang. Detta är en av anledningarna till att många företag, men även privatpersoner, använder eventföretag eller fest- och festfixare när ett viktigt evenemang ska planeras och genomföras.

Tekniken som hjälpmedel

Idag lever vi i en alltmer digital värld, vilket också märks inom eventvärlden. Digitala plattformar har underlättat stort när det kommer till eventhantering, eftersom processens alla delar är samlade på en plats och kan lösas via ett och samma system.

Genom ett plattform för eventhantering skickar du enkelt ut dina inbjudningar rätt tid på dagen för att få så bra svarsfrekvens som möjligt. Deltagarna har därefter möjlighet att svara i realtid och komma med kommentarer och frågor. Påminnelser och informationsflöde sker per automatik i ett system där du som hanterar eventet enkelt kan hitta vad du letar efter.

Dagens komplexa möten har satt press på utvecklarna och idag kan dessa digitala plattformar hantera i stort sett alla delar av processen när det kommer till eventhantering, och mer därtill. Tänk bara på den senaste tidens övergång från fysiska till digitala event, som även dessa måste kunna hanteras av samma eventhanteringssystem.

Modern eventhantering med InvitePeople

InvitePeople är en digital plattform där du kan hantera alla aspekter av ditt event som exempelvis biljettförsäljning, inbjudningar, betalning, innehåll och rapportering. Skapa event som inspirerar och engagerar dina deltagare. Allt detta via en och samma digitala plattform.

Plattformen passar både mindre och större företag, men även eventbyråer och internationella organisationer. Fysiska eller digitala events, såväl löpande som engångsföreteelser, går den alltid att anpassa utifrån varumärke och profil. Att allt är anpassat för mobil är en självklarhet.

Med säker och enkel login har besökarna tillgång till olika delar av evenemanget. Allt från mingel, chatt och Q&A:s, till personliga möten.

InvitePeople är inte bara en komplett digital plattform. Vårt fysiska Customer Success Team med erfarna projektledare finns också som stöd och säkerställer att ditt evenemang blir framgångsrikt.

En av styrkorna med InvitePeople är att jag känner mig trygg att släppa in våra kunder som administratörer på plattformen. De kan enkelt arbeta internt med att integrera alla inbjudningslistor, registrera deltagarna och forma layouten.
Per Virving, VD Scenteknik

Funktioner för eventhantering

• Eventhemsida
  En hemsida för ditt event, med undersidor och landningssidor, behöver du för marknadsföring av eventet. Du kan skapa en enhetlig upplevelse som stärker varumärket och ger deltagarna en professionell upplevelse. Eventsidor kan enkelt anpassas med vår grafiska editor. För ytterligare möjligheter kan HTML och CSS användas. Sajten är responsiv för olika skärmstorlekar, samt SEO-optimerad.
• Social media
  Oavsett om du planerar en fysiskt eller digital konferens kan alla deltagare dela eventet och tipsa om programmet på Facebook, LinkedIn och Twitter. Du får ökad synlighet med en anpassad ikon för delning på sociala medier.
• Biljetthantering och registrering
  Det går att skapa oändligt många olika biljettyper, begränsa antal och vilka tider de är tillgängliga. Vill du erbjuda rabatter eller specialbiljetter till exempelvis föreläsare, utställare eller gäster, går det enkelt att göra egna registreringssidor för dessa och anpassa såväl information som priser och antal.
• Reservera platser
  Är det begränsat antal deltagare på programpunkterna, ställer du enkelt in antal platser och låter besökarna boka sittplatser direkt i plattformen. Det finns även möjlighet att lägga in kartor över arenor, hörsalar eller bord för en exakt platsbokning, samt låta utställare boka montrar för mässor.
• Print-on-demand incheckning
  Låt deltagarna ta emot sina biljetter innan ditt event via e-post. Du kan även välja att skicka ut biljetter strax innan ditt event för att de snabbt och smidig ska kunna checka in och delta på ditt event. Deltagarna kan skriva ut sina biljetter själva innan eller på plats med hjälp av att använda någon av våra funktioner för självbetjäning på plattformen. Du kan enkelt ta emot och samla in deltagarnas biljetter för scanning med vår scanning-app. Detta gör det möjligt för dig att även på efterhand kunna hantera och kontrollera vilka som var närvarande på eventet, för att sedan kunna marknadsföra liknande event till intresserade deltagare. Du som arrangör kan själv välja om besökare behöver en fysisk biljett eller en om de endast behöver checka in med en digital biljett.
• Kommunicera med SMS och e-post
  Förutom bekräftelsemail, kan du enkelt skicka mail till deltagarna med personligt innehåll där allt från länkar för inloggning, till bokade programpunkter går att skicka till alla deltagare eller individuellt till utvalda deltagare. Det går att tidsinställa utskick och att skapa utkast, samt kopiera tidigare utskick för att enkelt kunna skicka samma eller liknande information i flera omgångar.
• Pushnotiser
  Deltagare på möten online och digitala event blir kontaktade med hjälp av pushnotiser när de är inloggade. Du ställer själv in hur långt innan ett möte eller en bokad programpunkt som deltagarna ska få notiser. Du kan också välja att skicka ut notiser via email eller sms.
• Enkäter och uppföljning
  Följ upp dina deltagare med enkäter direkt i plattformen och låt dem återkoppla om både eventet som helhet och programpunkterna de deltagit på.

Säker teknik

• Individuella inbjudningslänkar och tvåfaktorsinloggning (2FA).
• Utvecklad i linje med GDPR och regler för personuppgifter.
• All trafik krypteras via SSL eller VPN-tunnel.
• Videosändning via RTMP(S) alternativt WebRTC.
• Alla inloggningsförsök loggas med IP-adress.

Statistik

Följ hur det går med bokningar, deltagarnas aktiviteter, möten, tittarsiffror och mycket annat i realtid direkt i plattformen. Såväl före och under eventet, som efter avslutat event, kan du exportera ett stort antal statistikrapporter från plattformen för att få ännu mer detaljerad information om evenemanget.

Mallar för event

Behöver du planera flera liknande event eller möten? Inga problem! Du kan enkelt skapa egna mallar för dina event och spara dem för framtiden. Med hjälp av vårt verktyg för mallar kan du också välja förbestämda mallar som redan finns färdiga i vårt system. Beroende på vilken typ av event du planerar, kan du skapa unika mallar eller endast finslipa och kopiera dina tidigare.

Övervaka alla dina event

Följ bokningar och deltagarnas kommunikation, samt aktiviteter i realtid för varje evenemang. När du använder vårt system kan du snabbt och enkelt samla in komplett information om dina besökare, vilket är värdefullt för framtida marknadsföring. Du kan efter ditt event använda plattformen för marknadsföring, planering och kommunikation med eventets alla besökare.

Integreringar

InvitePeople integrerar med ett antal andra molntjänster. Du kan exempelvis använda Zapier för att skapa automatiseringar. Väljer du att implementera SSO (Single sign-on) kan besökare logga in med sitt konto hos Google, Microsoft, Facebook och LinkedIn. Vi kan utbyta data med eventappar och på-plats-lösningar automatiskt, med exempelvis MeetApp.

Exportera och importera data

Oavsett om du älskar, eller bara står ut med, Excel har vi goda nyheter för dig som vill lägga in mycket information på en gång. Du kan importera deltagare, programpunkter, företag och möten med hjälp av våra Excel-mallar i bara några få klick i plattformen. Ännu enklare är det att exportera listor och statistik – allt ifrån standardlistor, till avancerade urval. Exporterar du deltagaruppgifter behöver du inte ens hämta listan, utan kan direkt gå till funktionen för utskick och skicka information till de deltagare som du har valt ut. Smart va? Givetvis kan du alltid se både tidigare importer och exporter som har gjorts.

REST API

Hämta data från InvitePeople genom vårt REST API.

Direktsändning

Direktsänd online- eller hybridevent i plattformen med hjälp av en studio. Oavsett om sändningen sker från en professionell TV-studio, videokonferenssystemet på kontoret eller hemifrån är det enkelt att sända live. Vi erbjuder en mängd lösningar som passar de flesta användningsområden. Sändning kan ske via RTMP(S) eller direkt via webbläsaren (WebRTC). Streamad direktsändning spelas automatiskt in och går sedan enkelt att trimma, så att du efteråt kan publicera respektive programpunkt för deltagarna att titta på efteråt i plattformen eller för export till din egen webbplats.

Videouppladdning

Förinspelade filmer laddas enkelt upp i plattformen och knyts till programpunkten. Du kan välja att ställa in filmer som förinspelad live, som startar när programpunkten startar och ger deltagarna en livekänsla, eller som video-on-demand där deltagarna själva bestämmer när de vill titta.

Innehållshantering

Oavsett om du ska ha en fysisk eller digital konferens, är det möjligt att delegera skapandet av innehåll för ditt event. Bjud in innehållsansvariga, till exempel föreläsare, att själva lägga in information om sina programpunkt. Såväl administratörer som innehållsansvariga kan ändra texter och bilder, samt diskutera med varandra tills admin låser informationen inför publicering.

Mötesbokningar

Låt deltagare, föreläsare och utställare boka möten med varandra. Med vår kalenderfunktion kan du förbestämma ett antal mötesplatser, såväl digitala som fysiska, och sedan låta deltagarna själva välja vilket som passar bäst. Digitala möten går att hålla i vår egen videomötesmodul, alternativt MS Teams eller Zoom vid interna restriktioner kring videoverktyg

Videomöten

Ska du hålla ett enklare event, kan du köra live i vår videomötesmodul. Deltagarna deltar utan att synas, medan föreläsarna har möjlighet att dela ljud och bild. I chatten kan deltagarna ställa frågor eller svara på minienkäter. Det går också att öka interaktiviteten genom att skicka ut deltagarna i förindelade eller slumpade breakouts där alla kan dela ljud och bild. Givetvis går det fint att skifta mellan flera breakouts och föreläsningar i samma programpunkt.

Speed meetings

Skapa data som grund för mötesbokning. Låt deltagare och/eller företag ranka vilka de helst vill träffa, både för fysiska och digitala matchmaking-event. I digitala event sker möten i automatiska videokonferenser.

Lead-skanning

Låt utställare, kunder, sponsorer och partners samla leads på ditt event. Statistik på leads finns att se i realtid och att hämta efter avslutat event.

Utställarhantering

Bygg en utställning med olika företagsprofiler och produktkategorier, lägg upp huvudsponsorer och andra utställarkategorier, erbjud lead-scanning på såväl fysiska som digitala utställningar och bjud in företagsrepresentanter att bygga upp sina digitala montrar. Efter eventet finns ett antal statistikrapporter för både utställare och arrangörer. För fysiska mässor kan InvitePeoples plattform även hantera utställarbrickor.

Chatt

Knyt olika chattar till olika programspår och undersidor, låt deltagarna chatta med varandra och ställa frågor till föreläsarna och arrangören. Skapa minienkäter som deltagarna får svara på och dela resultatet direkt i chatten eller som en del av en föreläsning. Låt deltagarna gilla varandras meddelanden och skicka egna gilla-symboler i chattarna.

Socialt nätverk

Vill du erbjuda deltagarna att nätverka med varandra, är vår plattform som klippt och skuren för det. Publicera deltagarlistan och låt dina deltagare presentera sig själva, skicka meddelanden och boka möten med varandra. Det går även att använda våra breakout-rooms som öppna mingelrum om du vill erbjuda ännu mer digitalt nätverkande.

Gamification

Genom att låta deltagarna ge poäng för olika prestationer, skapar du aktivitet och interaktion såväl före som under eventet. Detta kan också vara ett bra sätt att uppmuntra deltagare att exempelvis delta på viktiga programpunkter, svara på enkäter samt besöka utställningen och specifika utställare.

På-plats

InvitePeople erbjuder en fullständig på-plats-lösning med skrivare, datorer och kiosklösning med förenklad registrering för deltagare och/eller personal på plats. Vi erbjuder scanners, iZettle för kortbetalningar och givetvis vår kunniga supportpersonal.

Namnbrickor

Skräddarsy namnbrickor och biljetter med till exempel egen logga och den registreringsinformation du vill ska synas. Låt deltagarna skriva ut hemma eller på plats.

Skanning på plats

Scanna deltagarnas biljetter eller namnbrickor för att få koll på närvaro eller för att kontrollera mot platsbokningen.

Support och onboarding

Anpassad onboarding med en dedikerad Customer Success Manager ingår. Utifrån ditt event och dina behov kan ytterligare utbildning och konsulthjälp inkluderas.

Vår tekniska support övervakar event i realtid och finns till hands vid eventuella driftstörningar. Vid planering av eventet kan vårt utvecklingsteam göra individuella anpassningar av plattformen.