Dimensionerna för en lyckad event- och mötesstrategi

För att lyckas skapa engagerande event, även när världen vänds upp och ner, behöver du frångå att se på varje möte och event som en enskild händelse. Du behöver istället ta ett helhetsgrepp och betrakta hela er event-och mötesstrategi
som en föränderlig process. Vi kallar det en multidimensionell event-och mötesstrategi.

För att lyckas skapa engagerande event, även när världen vänds upp och ner, behöver du frångå att se på varje möte och event som en enskild händelse. Du behöver istället ta ett helhetsgrepp och betrakta hela er event-och mötesstrategi som en föränderlig process. Vi kallar det en multidimensionell event-och mötesstrategi.

Se över vad ni har för budget för varje event och bestäm tidigt vilken effekt du vill att eventet ska ha. Vill du generera leads? Förmedla ett budskap till din målgrupp? Med tydligt mål och konkret budget kan du sedan planera ett event för maximal ROI.

2. Utgå från deltagargruppens förväntningar

När du har dina mål och din budget bör din målgrupp vara tydlig. Målgruppen är dina tänkta eventdeltagare, det kan exempelvis vara anställda, partners eller utställare. När du skapar ett event för din målgrupp behöver du ha klart för dig vilka mål och förväntningar de har för ett event. Vad vill de få ut av att delta på ditt event? Det är målgruppens mål, förväntningar och förutsättningar som avgör innehållet och utformningen på ditt event.

3. Bestäm dina evenemangsdelar

När du satt dina mål, budget och vet vad målgruppen förväntar sig kan du börja planera för innehållet i eventet så att det levererar värde till målgruppen. I detta steg behöver du bestämma vilka evenemangsdelar ditt event ska bestå av. De kan till exempel vara dagordning med talare, moderatorer, breakout sessions, möjligheter till nätverkande eller en mässutställning. Eftersom du väljer evenemangsdelar relevanta för din specifika målgrupp skapar du förutsättningarna för ett högt engagemang.

4. Välj en relevant tidsfaktor

Tidsfaktorn avgör när och hur ofta evenemanget kommer att äga rum. Det kan vara ett engångsevenemang, kontinuerliga möten eller återkommande event, eller on demand. Precis som i punkten ovan, avgörs tidsfaktorn av målgruppens förväntningar och förutsättningar. Tidsfaktorn är en viktig dimension som behöver noggrann planering, framförallt om din målgrupp befinner sig i olika tidszoner.

5. Se över de digitala komponenterna

Bestäm och lista vilka digitala delar du behöver till ditt event. De digitala komponenterna innefattar den digitala plattformen för ditt event och det digitala innehållet till eventet. Det kan exempelvis vara livevideo, förinspelad video eller video-on-demand.

Digitala komponenter kan också vara funktioner som chattfunktion och biljettlösningar. Även om du planerar för ett fysiskt event så kanske du behöver vissa digitala lösningar för att ge dina eventdeltagare en smidig och bra upplevelse från att du skickar inbjudan.

6. Bestäm vilka delar kommer att vara fysiskt

Kanske ska du ha ett fysiskt-event där alla deltagare samlas på en och samma plats, eller kan det vara ett event med deltagare på flera olika platser som är sammanlänkande digitalt. Planera för att göra själva upplevelsen av eventet optimal för din målgrupp genom att alla delar av eventet är väl genomtänkta. Se till att hålla agendan relevant och intressant, samt planera in pauser där det behövs för att målgruppen ska kunna fokusera när det behövs.

Det kan vara lätt att tänka att live-komponenter endast är närvarande vid event där man träffas fysiskt, men så är inte fallet. Alla event, även videokonferenser, kommer att ha ett visst inslag av live-dimensionen. För oavsett vilken form ditt event har behöver du ta hänsyn till att eventupplevelsen för deltagarna alltid är live.