14 fördelar med digitala event du bör känna till

1. Lära känna sina deltagare

På en digital plattform kan du och dina utställare enkelt samla in data och lära känna alla besökare och deltagare innan eventet. Ni kan se vilka programpunkter deltagarna besöker och vad som engagerar dem. Du kommer även att se vad deltagarna inte uppskattade och vilka workshops de lämnade. Det finns dessutom möjlighet för deltagarna att lämna sin kontaktuppgifter till intressanta utställare, och skapa interaktivitet med andra deltagare. Allt detta är värdefull information för dig som arrangör.

Utöver all den data du får in genom din eventplattform, kan du dessutom enkelt ta pulsen på dina deltagare. Var inte blyg, våga ställ några få frågor under events gång. Det kommer att ge dig värdefull feedback som du kan använda till nästa event. Korta enkäter ger dig snabb information om vad dina deltagare gillar och inte gillar. Gör med fördel detta under pågående event då svarsfrekvensen blir högre då än vid utskick av undersökningar i efterhand. Så ett tips är att inte ställa mer än högst tre frågor i taget, och att göra det medan eventet pågår.

2. Virtuella event för att generera mer leads

All data som du har samlat in ger dig naturligtvis massor med insikter om hur deltagarna upplevde eventet och vad de har för behov i framtiden. Efteråt kan du enkelt föra över informationen till ditt CRM-system, om du har en eventplattform som tillåter det. Då får du en bra bild av var dina deltagare befinner dig i kundresan.

3. Större tekniska möjligheter med virtuella möten

If you can dream it, you can do it. Erbjud dina deltagare smarta och roliga upplevelser som inte skulle ha varit möjliga med fysiska event. Underhåll dem med roliga tävlingar och skapa nätverksmöjligheter med interaktiva funktioner. Du är inte begränsad av tekniken, den ger dig nya möjligheter. Tänk bara på att inte välja för många funktioner. Kill your darlings, våga ta rensa bland alla spännande möjligheter så att det blir tydligare för deltagaren. Utgå från syftet med ditt event och vad dina deltagare har för behov.

4. Locka fler expertföreläsare när eventet är online

Vanligtvis har kända gästföreläsare ett fullspäckat schema. Men när de kan föreläsa från vilken plats de än befinner sig i världen har de större möjlighet att föreläsa på just ditt. Unika och kända gästföreläsare kan bli riktiga dragplåster till ditt event.

5. Möjlighet till lägre kostnader när event blir digitala

Ett digitalt event gör att du kan spara in på miljonbelopp. Du slipper utgifter för de medverkandes resor och hotellrum, och kan troligen dra ner på kostnader förpersonal och lokal – för att nämna några delar. När du samlar alla deltagare och allt innehåll i samma plattform blir erat ROI (Return on Investment) högre. Pengarna du sparar kan du bland annat lägga på pricksäker, digital marknadsföring.

Hybrida event kan däremot vara kostsamt, då du behöver budgetera för både de fyiska kostnaderna samt produktionskostnader som hör till de virtuella delarna. Här krävs det att du vet vad du vill satsa på så du inte betalar för onödiga funktioner.

6. Större flexibilitet och bättre skalbarhet med digital möten

Eftersom du inte behöver hyra en stor lokal med allt som hör till ett fysiskt event, så blir ditt digitala möte mer flexibelt. Du kan bjuda in hur många deltagare som helst från hela världen och göra spontana ändringar i agendan. Den tid som du sparar jämfört med att boka upp ett fysiskt event kan du lägga på att finna en smart virtuell eventplattform och en välutrustad produktionsstudio. Tänk på att välja leverantörer som kan ge er support hela vägen, från planeringsstadiet till att ni går live.

7. Större potentiell målgrupp med ett virtuellt event

Ett av de största plusen med digitala event är att de kan engagera deltagare från hela världen. Ett digitalt evenemang kan göras hur stort och hur litet du vill. Du är inte begränsad till en lokal och till samma omkostnader som under ett fysiskt event. Dessutom kan många fler deltagare komma. Eftersom du inte längre begränsar dem till en viss fysisk plats behöver de inte längre resa eller ta av sin arbets- eller privata tid för att ta sig dit. Det innebär även lägre kostnader för deltagaren.

8. Minska klimatpåverkan genom virtuella event

Det går inte att understryka nog hur positiv inverkan den digitala eventtrenden har på miljön. Idag ska alla företag bidra till färre miljöutsläpp och det gör vi genom att resa i mindre utsträckning. Digitala event innebär att ni och alla era deltagare slipper flyga, åka båt, tåg eller bil. Era koldioxidutsläpp blir lika med 0. Dessutom slipper ni som arrangörer hantera all sortering och allt skräp som ett fysiskt event faktiskt bidrar till.

LÄSTIPS: Tre steg för att lyckas med virtuella event.

9. Mer tid att delta som arrangör med digitala event

Tro det eller ej, men många arrangörer upplever att de får med tid till att engagera sig i eventet när det sker digitalt. Som arrangör kan du finnas med som moderator, interagera med deltagarna och samtidigt få en bra överblick över allt som pågår. Dessutom kan du vara med i diskussionerna i sociala medier under tiden. Om du har testadt all teknik innan, kommer ditt digitala event att gå riktigt smidigt.

10. Låt deltagare se alla seminarier – när de själva vill

På ett fysiskt event är det fysiskt omöjligt att se fler seminarier samtidigt. Man får helt enkelt välja. Men under ett digitalt event kan allting sparas på plattformen så att deltagarna får tillgång till allt material de faktiskt vill se, när de vill se det.

11. Få eventet att leva längre

Ett fysiskt event tar slut efter några dagar, men ett digitalt event kan leva länge och finnas kvar på plattformen så länge som ni önskar. Det gör att sponsorer och utställare får en större möjlighet till att nå ut till fler under en längre period.

12. Väder är inte längre en faktor som påverkar ditt event

Nu behöver du inte oroa dig för vädret. Under ett digitalt event, spelar vädret ingen roll. Ditt event kommer inte behöva ställas in på grund av stormar och deltagare behöver bli försenade om vädret påverkar trafiken. Om eventet är globalt så kommer det vara olika väder överallt, och det påverkar er inte.

13. Information delas i realtid vid virtuella event

Visserligen kan föreläsarna inte se alla deltagare som lyssnar, personligen, under ett virtuellt event. Men det finns ändå stora fördelar med att hålla i digitala seminarier. Era föreläsare kan exempelvis välja att dela viktig information genom PowerPoints eller artiklar i realtid med deltagarna medan seminariet pågår. Den informationen blir värdefull för deltagarna och är något de kan dela med hela sin verksamhet i efterhand. Föreläsarna kan även uppmuntra deltagarna till att tävla, rösta och ställa frågor under sina live-seminarier. Aktiviteter som kan visas direkt under presentationen. Ta i tidigt skede kontakt med en proffesionell studio för att säkerställa sändning av den interaktivitet ni vill visa ut.Det är värt det för att öka engagemanget hos deltagare.

14. Virtuella event är säkrare för deltagare

Som vi har sett under pandemin så finns det hälsorisker med att samla många personer under ett och samma tak. Även om allt fler restriktioner försvinner runt om i världen är ett digitalt event att ta det säkra före det osäkra.