Utmaningen är att upprätthålla servicenivån inom socialtjänsten och ge Norrbottens invånare den socialtjänst och välfärd som de har rätt till. I Norrbottens län har vi, och kommer att ha, stor brist på kompetens och medarbetare inom en snar framtid. I Sverige kommer det att saknas 160 000 utbildade medarbetare inom vård och omsorg år 2035. I Norrbotten kommer cirka 3 000 personer att saknas till jobb inom vård och omsorg.

Norrbottens län är Sveriges största län med en yta på nästan 100 000 kvadratkilometer, tre gånger större än Belgien, med en befolkning på cirka 250 000. Antalet invånare som är 80 år eller äldre beräknas öka med 44 procent på 10 år. Antalet invånare i arbetsför ålder kommer bara att öka med några få procent under samma tid. Det innebär att vi måste hitta nya sätt att göra det möjligt för våra medarbetare att ta hand om människan i fokus, genom digital och teknisk utveckling inom socialtjänsten.

En annan utmaning är den industriella utvecklingen i länet, till exempel H2 Green steel med investeringar på 1 070 miljarder kronor de kommande 20 åren, som är positiv för länet, men utmanande för kommunerna då dessa utvecklingssatsningar även behöver bemannas. Detta gör att våra kommunorganisationer inom socialtjänsten kommer att konkurrera med dessa företag när det gäller bemanning och kompetens inom vårt område.

För att upprätthålla dagens välfärdsnivå med samma personaltäthet behövs ytterligare 1 051 miljarder kronor i Norrbotten. 

Projektet genomförs gemensamt av länets 14 kommuner inom socialtjänsten i Norrbottens län. Norrbottens län ligger i nordligaste delen av Sverige med sina många landsbygder och glesbefolkade städer och byar som gränsar till Lappland och Norge i väster, Finland och Bottniska viken i öster och Västerbotten i söder. Det är också det enda länet i Sverige som gränsar till två av våra grannländer, Norge och Finland.

Samtliga 14 självstyrande kommuner i Norrbottens län är involverade i projektet;

Arjeplogs kommun, go live februari

Arvidsjaur kommun, go live mars

Bodens kommun, go live mars

Gällivare kommun, använder systemet

Haparanda  stad, go live maj

Jokkmokks kommun, go live maj

Kalix kommun, go live mars

Kiruna kommun, go live mars

Luleå kommun, go live mars

Pajala till kommun, go live maj

Piteå kommun, go live maj

Älvsbyn kommun, go live maj

Överkalix kommun, go live mars

Övertorneå kommun, go live maj

Alla jobbar nu intensivt med implementeringar och anpassningar så vi kan foga in oss i ett och samma system. 

Många olika yrkesprofiler har varit och är involverade i detta projekt.  Det involverar alla anställda inom socialtjänsten på något sätt i någon del av projektet. Den största gruppen kommer att vara involverad i slutet när EKO-systemet går i drift, med cirka 10 500 slutanvändare. I upphandlingsskedet har cirka 120 medarbetare från samtliga 14 kommuner varit involverade. Inom utvecklings- och implementeringsfasen är cirka 350 medarbetare involverade.

• Exempel på yrkesprofiler som ingår i projektet:
• Politiker
• Socialchefer
• Verksamhets- områdes- enhetschefer
• Legitimerad sjuksköterska
• Undersköterska
• Vårdbiträde 
• Sjukgymnast
• Arbetsterapeut
• Socialsekreterare/biståndshandläggare
• Administratörer
• Ekonomer
• IT-chefer och IT-administratörer

Målgruppen 

Norrbottningar i behov av en hållbar socialtjänst och välfärd.

Vi kommer också att utveckla anhörigas roll som ett nästa steg.

Totalt kan man säga att cirka 75 000 personer berörs, betydligt fler om släktingar också räknas.

Samverkan och samarbete

Projektet banar väg för samverkan och samarbete där vi tillsammans kan hjälpa varandra att upprätthålla en hållbar välfärd i Norrbotten. I vissa städer och samhällen har vi stora utmaningar med att upprätthålla kompetens och nyrekrytera personal. Vi kommer att utveckla ett gemensamt samarbete inom områden som är lämpliga som innebär att vi kan upprätthålla service tillsammans på plats och även på distans. Personal i socialtjänsten kommer att ha kunskap om hur verksamhetssystemet fungerar i andra kommuner  för att vi har samma system i hela länet. Det möjliggör att vi kan hjälpa varandra på ett helt nytt sätt och till exempel genom tillgång till journal m.m. till exempel en myndighets administration, förebyggande åtgärder och mycket mer. Vi har skapat en gemensam digitaliserad process med hjälp av Eko-systemet som öppnar upp för mellankommunal samverkan på ett nytt sätt.   

Denna gemensamma resa har bara börjat.

 En grundläggande funktion för ett effektivt samarbete över organisationsgränser är att vi har gemensamma arbets- och serviceprocesser som skapar värde för dem vi finns till för. Att vi sedan har digitaliserat dessa processer tillsammans med hjälp av personal och IT säkerställer samsyn för alla 14 kommuner och därmed banar vi väg för en hållbar socialtjänst i Norrbottens län.

14 självstyrande kommuner i Norrbotten har gått samman i ett och samma IT-system för att skapa förutsättningar för ett utökat samarbete där vi i framtiden kan dela resurser och hjälpa varandra att utföra uppgifter. Arbetet med det gemensamma verksamhetssystemet (Eko-systemet) leds gemensamt av de 14 förvaltningscheferna och drivs via Norrbottens e-nämnd. Utöver detta har vi idag etablerat nätverk över kommungränserna för samverkan mellan de olika yrkeskategorierna inom socialtjänsten.

Det finns central projektledning och förvaltare i en stab som leder och driver det nu pågående införandet av Eko-systemet och stöttar de 14 kommunerna i sin införandeprocess. Det gemensamma systemet innebär även ett gemensamt IT-stöd för Eko-systemet för alla kommuner. Ett gemensamt alternativ som förutom att skapa mellankommunal samverkan även men som också som gör det möjligt att dela resurser och processer. Istället för att göra samma sak 14 gånger, gör vi det en gång och lyfter in det i Eko-systemet. 

Vad är det som gör vårt projekt unikt? Andra län/grupper av kommuner i Sverige har provat detta tidigare, men inte på samma sätt och har inte heller kommit lika långt som Norrbotten med att åstadkomma detta sätt att förbereda för mellankommunal samverkan.

Ekonomi

Projektet finansieras av de 14 kommunerna själva. Kommunerna har slutit en överenskommelse om en gemensam kostnadsmodell som definierar varje kommuns kostnad. Kostnadsmodellen baseras delvis på folkmängd.

Underlag visar på att kostnaden kommer att minska med cirka 59 procent för alla 14 kommuner tillsammans.

Delaktiga i processen

Hela projektet har genomförts av medarbetare med olika expertkompetens från de 14 kommuner där även chefer från verksamheterna varit involverade.

Där har en löpande utvärdering skett med hjälp av riskanalyser.

Ledare på olika nivåer har deltagit under hela projektarbetet och arbetet har vägletts av styrgruppen som består av socialtjänstchefer i respektive kommun. De politiska nämnderna i respektive kommun, som styr socialförvaltningarnas arbete, har regelbundet informerats om hur projektet fortskrider.

Från projektets start har Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) följt utvecklingen av projektet och det arbete som bedrivits, främst på grund av att inget annat län har lyckats genomföra ett liknande projekt.

Själva projektet har från start bedrivits som en medverkansdesign och deltagande design, vilket innebär att många av personalen från hela länet har varit med när vi har genomfört kraven inför upphandlingen. Nu under utvecklings- och implementeringsfasen bidrar även personalen under hela processen.

Vägen till det gemensamma Eko-systemet

Hela resan från 2017 fram till nu har varit väldigt lärorik och vi tror att vår kunskap kan bidra till myndigheter runt omkring. Det viktigaste i den här upplevelsen är att vi samverkar och arbetar tillsammans. Det är fundamentet i det här projektet. Utan gemensamma ansträngningar, ambitioner och viljestyrka skulle detta inte vara möjligt. I det avseendet tycker vi att Norrbottens kommuner är ett lysande exempel på framtidens hållbara sätt att samarbeta. Projektet handlar inte i sig om IT-system utan om att genom samverkan och EKO-systemet skapar vi nya arbetssätt.

Nu är hälften av kommunerna snart inne i systemet och innan sommaren har samtliga gått live.

Vi funderar redan nu på flera gemensamma insatser vi kan etablera i länet så som rådgivning inom kommunal hälso- och sjukvård, myndighetsutövning, samverkan runt LVU för att nämna några. Vi vet att vi tillsammans blir starka och skapar förutsättningar för framtidens socialtjänst, vård och omsorg.

Vi hoppas vi får komma till Vitalis och berätta om resan och framtiden som ett lärande exempel hur man kan gå samman och spara pengar utan att tumma på kvalitet.