Drei Schritte zum Erfolg mit virtuellen Veranstaltungen

1. planen, planen, planen

Nur weil die Veranstaltung virtuell ist, bedeutet das nicht, dass weniger geplant werden muss. Zugegeben, virtuelle Veranstaltungen lassen sich schneller realisieren als physische. Eine gute Planung ist jedoch auch bei digitalen und hybriden Events der Schlüssel zum erfolgreichen Ergebnis. Was sollten Sie also in der Planungsphase beachten?

Visualisieren Sie Ihre Veranstaltung

Denken Sie zu Beginn des Planungsprozesses frei. Organisieren Sie ein Brainstorming mit Ihren KollegInnen, die Ihr Publikum am besten kennen. Machen Sie sich dabei Notizen und skizzieren Sie, wie diese Ideen in Ihre Veranstaltung integriert werden könnten. Recherchieren Sie dann, welche Plattform und Funktionen erforderlich sind, um Ihre Träume zu verwirklichen. Fühlen Sie sich nicht durch die Technologie eingeschränkt – nutzen Sie deren Möglichkeiten.

Vergessen Sie nicht den Zweck

Achten Sie bei der Planung darauf, dass der Zweck und das Ziel Ihrer Veranstaltung Hand in Hand mit Ihrer Vision einhergehen. Was wollen Sie und Ihr Unternehmen mit der Veranstaltung erreichen? Vielleicht wollen Sie nicht nur eine inspirierende Erfahrung für Ihre TeilnehmerInnen, sondern auch für Sie wichtige Daten herausfinden? Vielleicht wollen Sie aber auch Ihr Netzwerk stärken und neue, heiße Leads generieren?

Wenn es Ihr Ziel ist Daten zu sammeln, dann sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die dafür nötigen Instrumente verfügen. Vielleicht möchten Sie die Daten sogar mit Ihrem CRM-System verknüpfen können? Veranstaltungen, ob virtuell oder physisch, sind immer ein guter Anlass, Daten der Teilnehmer zu sammeln für Entwicklung. Nutzen Sie dies! Sobald Sie das Ziel vor Augen haben, werden Sie sich auf die wesentlichen Funktionen konzentrieren, die es Ihnen ermöglichen werden, Ihr Ziel zu erreichen.

Was braucht Ihr Zielpublikum?

Es ist sehr leicht, in die Falle zu tappen – nämlich von ”innen” nach ”außen” zu planen und nur an die eigenen Bedürfnisse als Veranstalter zu denken. Aber vergessen Sie nicht das Zielpublikum! Was will es sehen? Was will es von der Veranstaltung haben? Wie machen Sie Ihre Veranstaltung interessant, zugänglich und so ansprechend wie möglich? Denken Sie daran, wer Ihre Zielgruppe ist und welche Bedürfnisse diese hat, dann werden auch die TeilnehmerInnen mit dem Ergebnis zufrieden sein.

2. üben, üben, üben

Auch virtuelle Veranstaltungen erfordern Übung. Wir würden sogar behaupten, dass sie mehr Übung erfordern als ein physisches Ereignis. Tatsächlich muss der Regieplan während einer digitalen oder hybriden Veranstaltung extrem klar und reibungslos sein. Stellen Sie sich das Ganze wie eine Fernsehproduktion vor, bei der es auf jedes Detail ankommt. Wenn RednerInnen die Bühne betreten und verlassen, hat das Publikum mehr Geduld, als wenn dies auf digitalem Wege geschieht. Die digitalen TeilnehmerInnen verlieren manchmal die Konzentration und beginnen, sich mit anderen Dingen zu beschäftigen. Vermeiden Sie also Pannen, indem Sie einen detaillierten Regieplan Ihrer Veranstaltung erstellen, den Sie im Voraus einüben. Testen Sie alle Funktionen! Und verlangen Sie von Ihren RednerInnen, dass sie ihre Präsentationen testen, bevor sie live gehen. Sie können ihnen auch Tipps geben, wie sie einen effektiven digitalen Vortrag halten können, um die Aufmerksamkeit der ZuhörerInnen aufrechtzuerhalten. Schließlich ist es ein großer Unterschied, ob man einen Vortrag vor einem großen Publikum hält, das physisch vor einem sitzt, oder ob man vor einem Bildschirm sitzt, sodass man das Gefühl bekommt, kaum jemand würde zuhören.

Wie wir alle wissen, kann jedes Element einer Veranstaltung schief gehen. Egal, ob das Event an einem physischen Ort oder digital stattfindet. Wenn Sie einen möglichst detaillierten Plan haben, den Sie aus verschiedenen Blickwinkeln überprüft haben, werden Sie sich am Tag der Veranstaltung sicherer fühlen. Als ”Spinne im Netz” der Veranstaltung stellen Sie sicher, dass Sie während der Durchführung nicht auf eine bestimmte Rolle festgelegt sind und dass Sie alle unterstützen können, falls Probleme auftreten. Nur wenn Sie gründliche Vorarbeit leisten, werden Sie Ihre Veranstaltung mehr genießen können – und sehen, was die TeilnehmerInnen sehen.

3. testen, testen, testen

Eine virtuelle Veranstaltung ist mit viel Technik verbunden. Das kann von Ton, Licht und Bildern bis hin zu Diashows und anderen Präsentationen reichen. Bei einer physischen Veranstaltung möchten Sie vermeiden, dass Ihre TeilnehmerInnen mit technischen Problemen konfrontiert werden. Und bei einer virtuellen Veranstaltung ist das wichtiger denn je. Wenn Online-TeilnehmerInnen frustriert sind, werden sie sich bald wieder ausloggen.

Mit anderen Worten: Eine virtuelle Veranstaltung birgt ein höheres Risiko für technische Pannen und weniger geduldige TeilnehmerInnen. Indem Sie alle Technologien im Vorfeld testen, können Sie das gesamte Nutzererlebnis positiv beeinflussen.

Planen Sie auch technische Pannen ein, damit Sie Zeit haben, sie zu beheben. Sie können Ihre Plattform auch von Fokusgruppen testen lassen, bevor sie online geht. Dann können Sie sehen, ob es so funktioniert, wie Sie es geplant haben, ob alles benutzerfreundlich, anklickbar und leicht verständlich ist.

Jetzt ist es an der Zeit, loszulegen

Mit diesen drei Schritten sind Sie bereits auf dem besten Weg zu einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung. Wenn Sie planen, üben und testen, wird Ihre Veranstaltung so reibungslos wie möglich verlaufen. Und was am wichtigsten ist: Sie haben schnelle Lösungen, wenn Probleme auftreten.