Checkliste bei der Auswahl einer digitalen Veranstaltungsplattform

1. Eine virtuelle Plattform mit Funktionen, die Ihren Herausforderungen entsprechen

Bei der Suche nach einer für Sie am besten geeigneten Plattform müssen Sie zunächst Ihre Anforderungen kennen und formulieren. Setzen Sie sich mit Ihren KollegInnen zusammen und organisieren Sie ein Brainstorming. Schreiben Sie die Herausforderungen auf, die Ihre virtuelle Plattform für Sie lösen soll. Einige Themen, die Sie besprechen könnten, sind:

• Welches Ziel hat die Veranstaltung?
• An welche Art von Veranstaltung denken Sie: Kick-off, Konferenz, Messe, digitales Meeting oder etwas völlig anderes?
• Wie viele TeilnehmerInnen sollen einbezogen werden? Wenn es sich um eine hybride Veranstaltung handelt, denken Sie sowohl an die physische Veranstaltung als auch an die, die online erfolgen soll.
• Was genau muss die Technologie in Bezug auf Registrierung, Buchung, Kommunikation, Integration mit anderen Systemen und Software, Live-Übertragungen, Interaktion, Meetings und anderen Teilen der Veranstaltung lösen?
• Welche Art von Ausrüstung benötigen Sie?
• Benötigen Sie für Ihre gestreamten Vorlesungen sowohl einen physischen Raum als auch ein externes Studio? Wie sollen beide miteinander verknüpft werden?
• Benötigen Sie Hilfe von Technikern oder anderem exterenen Personal?

Erst wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, wissen Sie, welche Art von virtueller Plattform Sie benötigen. Vielleicht brauchen Sie etwas mehr als „Teams“ und „Zoom“? Vielleicht möchten Ihre TeilnehmerInnen bei Seminaren die Möglichkeit nutzen, miteinander zu chatten und eventuell brauchen sie einen Ort zur Vernetzung bei Ihrer Veranstaltung? Ganz gleich, welche Herausforderungen Sie haben, es gibt geeignete Plattformen auf dem Markt, die Ihren Anforderungen gerecht werden.

2. Eine virtuelle Plattform, die Ihre Visionen erfüllen kann

Viele Unternehmen befürchten, dass die technischen Aspekte virtueller Events sie einschränken. Denken Sie darüber nach – mit dem richtigen Anbieter kann es tatsächlich auch umgekehrt sein.

Trauen Sie sich zu träumen! Die von Ihnen gewählte Plattform sollte in der Lage sein, Ihre Visionen zu erfüllen und zu konkretisieren. Recherchieren Sie eine virtuelle Plattform, die alle benötigten Funktionen realisieren kann. Dies kann von der Möglichkeit einer Netzwerkveranstaltung, über die Registrierung vor Ort und die digitale Registrierung bis hin zu Meeting-Buchung und Gamification reichen. Das System, an dem Sie interessiert sind, sollte Ihren Bedürfnissen entsprechen.

3. Eine virtuelle Plattform mit vielfältigen Lösungen

Wir wissen, dass es auf den ersten Blick verlockend erscheinen mag, beispielsweise „Teams“ als Plattform für Ihre virtuelle und hybride Veranstaltung zu nutzen. Es ist üblich, dass Unternehmen eine Lizenz dafür erworben haben und „Teams“ allen TeilnehmerInnen vertraut ist. Wenn Sie sich dafür entscheiden, benötigen Sie jedoch andere Anbieter, beispielsweise für die Registrierung und Präsentation von Programmpunkten.

Wir empfehlen daher, dass die von Ihnen gewählte virtuelle Plattform Ihnen mehrere Funktionen für Ihre geplante Veranstaltung bieten kann. Mehrere Anbieter zu haben oder eine eigene Website als Sammelpunkt für Informationen zu nutzen, erfordert mehr Arbeit Ihrerseits. Aufgrund einer Vielzahl von zusätzlichen Schnittstellen, laufen Sie Gefahr, dass vielfältigere technische Probleme auftreten.

Wenn Sie alles an einem virtuellen Ort / Plattform zusammengefasst haben, gehen Sie sicher, dass die Veranstaltung für Ihre Teilnehmer zum einen bedienungsfreundlicher ist und vor allem reibungslos ablaufen kann.

Lesetipps: Welche Funktionen bietet InvitePeople für meine Veranstaltungen?

4. Ein Anbieter mit schneller Unterstützung

Es gibt viele virtuelle Plattformen zur Auswahl. Während der Pandemie ist dieser Markt außergewöhnlich schnell gewachsen. Wie Sie vielleicht schon gesehen haben, gibt es viele gute Angebote aus den USA. Diese Plattformen können auch in Deutschland verwendet werden. Denken Sie jedoch bitte auch daran, dass die Unterstützung ein wichtiger Teil der Erfahrung ist, und stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Anbieter auch als Ansprechpartner für Sie da sein kann. Die ist sehr viel einfacher, wenn Sie sich in der gleichen Zeitzone befinden.

Da bei einer virtuellen Veranstaltung immer viel Technik im Spiel ist, wäre es gut, wenn Ihr Anbieter Sie von der Planung bis zum Aufbau der Veranstaltung frühzeitig unterstützt und Ihnen auch bei Problemen direkt helfen kann. Größere virtuelle Veranstaltungsplattformen besitzen viele Funktionen und verschiedene Leistungen, bieten jedoch nicht immer die persönliche und direkte Unterstützung, die Sie möglicherweise benötigen. Wägen Sie die Vor- und Nachteile ab, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen.

5. Ein starkes Team am Steuer

So gut eine virtuelle Plattform auch erscheinen mag, sie allein ist nicht stark genug. Ein wichtiger Erfolgsfaktor sind die Menschen hinter der Veranstaltung. Sie als Veranstalter sollten nicht alles tun müssen, Sie brauchen Menschen und ExpertInnen an Ihrer Seite, die Probleme lösen können. Stellen Sie sicher, dass ein starkes Team zusammenfindet.

Das Team kann aus verschiedenen MitarbeiterInnen Ihres Unternehmens bestehen. Dies könnte ein Event Manager sein, der Sie bei der virtuellen Plattform unterstützt, zusätzliche ExpertInnen einer Produktionsfirma oder MitarbeiterInnen, die den physischen Teil Ihrer hybriden Veranstaltung Live vor Ort betreuen. Alles natürlich basierend auf Ihren Bedürfnissen und Ressourcen. Nur wenn diese ExpertInnen zusammenarbeiten, haben Sie ein leistungsstarkes Team, das die meisten Herausforderungen lösen kann.

Blicken Sie und Ihr Team von Anfang an in dieselbe Richtung und stellen Sie dabei sicher, dass alle die Rollen der anderen Beteiligten im Team verstehen. Dadurch vermeiden Sie Missverständnisse und bauen auf den Stärken des Teams auf.