14 Vorteile digitaler Veranstaltungen, die Sie kennen sollten

1. Lernen Sie Ihre TeilnehmerInnen kennen

Auf einer digitalen Plattform können Sie und Ihre Aussteller sehr einfach Daten sammeln und alle BesucherInnen und TeilnehmerInnen bereits vor der Veranstaltung kennenlernen. Sie können sehen, welche Programmpunkte die TeilnehmerInnen besuchen und was sie besonders anspricht. Sie werden auch sehen, was den TeilnehmerInnen nicht gefallen hat und welche Workshops sie vorab verlassen haben. Außerdem haben die TeilnehmerInnen die Möglichkeit, ihre Kontaktdaten für interessante Aussteller zu hinterlassen und mit anderen TeilnehmerInnen zu interagieren. All dies sind wertvolle Informationen für Sie als Organisator.

Neben allen Daten, die Sie über Ihre Veranstaltungsplattform erhalten, können Sie auch ganz einfach den ”Puls” Ihrer TeilnehmerInnen messen. Seien Sie nicht schüchtern, sondern trauen Sie sich während der Veranstaltung Fragen zu stellen. So erhalten Sie wertvolles Feedback, das Sie für Ihre nächste Veranstaltung nutzen können. Kurze Umfragen geben Ihnen rasch Aufschluss darüber, was Ihre TeilnehmerInnen mögen und was nicht. Es ist besser, dies während der Veranstaltung zu tun, da die Rücklaufquote höher ist als beim Versand von Umfragen im Nachhinein.

Ein Tipp deshalb: Nicht mehr als drei Fragen auf einmal stellen, und zwar während der Veranstaltung.

2. Sammeln Sie mehr Leads

Natürlich geben Ihnen die gesammelten Daten viele Erkenntnisse darüber, wie die TeilnehmerInnen die Veranstaltung erlebt haben und welche Bedürfnisse sie in Zukunft haben. Anschließend können Sie die Informationen problemlos in Ihr CRM-System übertragen, sofern Sie über eine virtuelle Plattform verfügen, die dies ermöglicht. So erhalten Sie ein gutes Bild davon, wo sich Ihre TeilnehmerInnen in der ”Customer Journey” befinden.

3. Nutzen Sie größere technische Möglichkeiten bei virtuellen Sitzungen

Bieten Sie Ihren TeilnehmerInnen intelligente und unterhaltsame Erlebnisse, die bei physischen Veranstaltungen nicht möglich sind. Unterhalten Sie sie mit lustigen Wettbewerben und schaffen Sie Networking-Möglichkeiten mit interaktiven Funktionen. Die Technologie schränkt Sie nicht ein, sie eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten. Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht zu viele Funktionen auswählen. Informieren Sie sich über all die spannenden Möglichkeiten. Gehen Sie von dem Zweck Ihrer Veranstaltung und den Bedürfnissen Ihrer Teilnehmer aus.

4. Gewinnen Sie mehr fachkundige Redner

Einzigartige und bekannte Gastredner können ein echter Anziehungspunkt für Ihre Veranstaltung sein.

5. Nutzen Sie die Chance auf niedrigere Kosten durch die Digitalisierung von Veranstaltungen

Mit einer digitalen Veranstaltung können Sie viel Geld sparen. Sie ersparen sich Reise- und Hotelkosten für die TeilnehmerInnen und können wahrscheinlich auch die Kosten für Personal und den Veranstaltungsort streichen – um nur einige Beispiele zu nennen. Wenn Sie alle TeilnehmerInnen und Inhalte auf derselben Plattform zusammenführen, ist Ihr ROI (Return on Investment) höher. Das gesparte Geld können Sie unter anderem für gezieltes digitales Marketing ausgeben.

Hybride Veranstaltungen hingegen können kostspielig sein, da Sie sowohl die vor Ort Kosten als auch die Produktionskosten für die virtuellen Elemente einplanen müssen. Hier müssen Sie entscheiden, worin Sie investieren wollen, damit Sie nicht für unnötige Funktionen bezahlen.

6. Nutzen Sie größere Flexibilität und Skalierbarkeit mit virtuellen Veranstaltungen

Da Sie keinen großen Veranstaltungsort mit dem ganzen Drumherum einer physischen Veranstaltung mieten müssen, ist Ihre virtuelle Veranstaltung flexibler. Sie können beliebig viele TeilnehmerInnen aus der ganzen Welt einladen und die Tagesordnung spontan ändern. Die Zeit, die Sie im Vergleich zur Buchung einer physischen Veranstaltung sparen, können Sie für die Suche nach einer intelligenten virtuellen Veranstaltungsplattform und einem gut ausgestatteten Produktionsstudio verwenden. Denken Sie daran, Anbieter zu wählen, die Sie von der Planungsphase bis zur Inbetriebnahme unterstützen können.

7. Erreichen Sie ein größeres potenzielles Publikum mit einer virtuellen Veranstaltung

Einer der größten Vorteile digitaler Veranstaltungen besteht darin, dass sie Teilnehmer aus der ganzen Welt gleichzeitig ansprechen können. Eine digitale Veranstaltung kann so groß oder so klein sein, wie Sie wollen. Sie sind nicht an einen Veranstaltungsort gebunden und haben nicht die gleichen Unkosten wie bei einer physischen Veranstaltung. Außerdem können viel mehr Gäste teilnehmen. Da sie nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden sind, müssen sie nicht mehr reisen oder Zeit für ihre Arbeit oder ihr Privatleben aufwenden, um dorthin zu gelangen. Das bedeutet auch geringere Kosten für die TeilnehmerInnen.

8. Verringern Sie die Auswirkungen auf das Klima durch virtuelle Veranstaltungen

Die positiven Auswirkungen des Trends zu digitalen Veranstaltungen auf die Umwelt können gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Heutzutage sollten alle Unternehmen zu weniger Umweltemissionen beitragen, und wir tun dies, indem wir weniger reisen. Digitale Veranstaltungen bedeuten, dass Sie und Ihre TeilnehmerInnen weder fliegen noch mit dem Schiff, dem Zug oder dem Auto anreisen müssen. Ihr Kohlenstoffdioxid-Fußabdruck für die Reisen wird gleich Null sein. Außerdem müssen Sie sich als Organisatoren nicht mit dem Sortieren und der Vermüllung befassen, zu der eine physische Veranstaltung beiträgt.

9. Verbringen Sie als OrganisatorIn mehr Zeit auf digitalen Veranstaltungen

Ob Sie es glauben oder nicht: Viele OrganisatorInnen finden, dass sie mehr Zeit haben, sich mit der Veranstaltung zu beschäftigen, wenn sie digital ist. Als OrganisatorIn können Sie als ModeratorIn dabei sein, mit den TeilnehmerInnen interagieren und sich einen guten Überblick über das Geschehen verschaffen. Darüber hinaus können Sie sich während der Veranstaltung an den Diskussionen in den sozialen Medien beteiligen. Wenn Sie die gesamte Technik vorher getestet haben, wird Ihre digitale Veranstaltung wirklich reibungslos verlaufen.

10. Ermöglichen Sie den TeilnehmerInnen, sich alle Seminare anzusehen – wann immer sie wollen

Bei einer physischen Veranstaltung ist es physisch unmöglich, mehrere Seminare gleichzeitig zu besuchen. Sie müssen sich einfach entscheiden. Bei einer digitalen Veranstaltung kann jedoch alles auf der Plattform gespeichert werden, so dass die TeilnehmerInnen auf das gesamte Material zugreifen können, das sie tatsächlich sehen wollen.

11. Lassen Sie die Veranstaltung länger dauern

Ein physischer Event endet nach ein paar Tagen, aber ein digitales Event kann so lange leben und so lange auf der Plattform bleiben, wie Sie es möchten. Dies bietet auch Sponsoren und Ausstellern eine größere Chance, mehr Menschen über einen längeren Zeitraum zu erreichen.

12. Machen Sie sich um das Wetter keine Sorgen mehr

Das Wetter muss Sie nicht mehr kümmern. Bei einer digitalen Veranstaltung spielt es keine Rolle. Ihre Veranstaltung muss nicht wegen eines Unwetters abgesagt werden, und die TeilnehmerInnen können sich nicht verspäten, wenn das Wetter den Verkehr beeinträchtigt. Wenn es sich um ein globales Ereignis handelt, wird das Wetter überall anders sein. Sie werden davon nicht betroffen sein.

13. Profitieren Sie von Informationen, die in Echtzeit ausgetauscht werden

Zugegebenermaßen können die RednerInnen während einer virtuellen Veranstaltung nicht alle Teilnehmer sehen. Dennoch bietet die Durchführung digitaler Seminare große Vorteile. So können Ihre RednerInnen beispielsweise wichtige Informationen in Form von PowerPoint-Präsentationen oder Artikeln in Echtzeit mit den TeilnehmerInnen teilen. Diese Informationen sind für die TeilnehmerInnen sehr wertvoll und Sie können diese anschließend mit ihrem gesamten Unternehmen teilen. Die DozentInnen können die TeilnehmerInnen auch dazu ermutigen, während ihrer Live-Seminare an Wettbewerben teilzunehmen, abzustimmen und Fragen zu stellen. Aktivitäten können direkt während der Präsentation gezeigt werden. Wenden Sie sich frühzeitig an ein professionelles Studio, um sicherzustellen, dass die Interaktivität, die Sie zeigen möchten, auch übertragen wird. Es lohnt sich dies zu planen, um das Engagement der TeilnehmerInnen zu erhöhen.

14. Virtuelle Veranstaltungen sind für die Teilnehmer sicherer

Wie wir während der Pandemie gesehen haben, birgt die Ansammlung vieler Menschen unter einem Dach Gesundheitsrisiken. Obwohl weltweit immer mehr Beschränkungen aufgehoben werden, geht eine digitale Veranstaltung den sicheren Weg.