Att bemanna vårdverksamheter är en komplex uppgift där många faktorer måste vägas samman - bland annat personalens tillgänglighet och kompetens, verksamhetens uppdrag, och behovet av kontinuitet. Trots detta sker schemaläggning i många verksamheter fortfarande med hjälp av kalkylblad, eftersom Excel är ett välkänt och lättillgängligt verktyg. Samtidigt saknas ofta stöd för systematiska prioriteringar och konsekventa omplaneringar vid förändringar.

Detta bidrag beskriver ett schemastöd som bygger vidare på vårdens befintliga arbetssätt, i stället för att ersätta dem. Systemet utgår från Excel, där medarbetares kompetenser är specificerade. Med hjälp av deterministisk optimering skapas ett schema som tar hänsyn till både verksamhetens behov och fördefinierade prioriteringar. Tjänster kan viktas så att verksamhetskritiska funktioner alltid bemannas först, och personal kan prioriteras utifrån exempelvis kompetens och kontinuitet.

När någon blir sjuk eller förutsättningarna ändras justerar systemet schemat på ett kontrollerat och förutsägbart sätt. Förflyttningar minimeras och fokus ligger på att fortsatt täcka de viktigaste funktionerna. En central del i lösningen är den chatbaserade interaktionen: enhetschefer och planerare kan ”prata med schemat” och ge instruktioner i naturligt språk, som att göra justeringar för en viss period. Systemet tolkar instruktionen, uppdaterar Excel-källan och planerar om schemat.

Tiden för schemaplanering minskar, samtidigt som schemat blir mer konsekvent och transparent i hur prioriteringar görs.

Målet med föreläsningen är att ge en konkret förståelse för hur ett enkelt, kalkylbladsbaserat beslutsstöd kan ge stora effekter – utan att införa ett nytt komplext system eller förändra etablerade arbetssätt.